Geïntegreerde factuurverwerking binnen Dynamics 365 voor Big Bazar

Betere en snellere goedkeuring

Het proces om facturen goed te keuren riep frustraties op bij de goedkeurders binnen Big Bazar. Het systeem gaf te weinig ondersteuning en toelichting om facturen met de juiste informatie goed te keuren. Evert Zaal, Manager ICT, ging daarom voor Big Bazar op zoek naar een andere, meer complete factuurverwerkingsoplossing. “Ik kende ISPnext al van de jaarlijkse Dynamics Experience evenementen. Het telefoontje voor verdere kennismaking bij ons op kantoor was snel gemaakt. Na het eerste contact ging het snel. Wij waren overtuigd van de meerwaarde en voordelen van de geïntegreerde oplossing van ISPnext met AP Automation. De technologie sloot bovendien volledig aan op ons ERP-pakket Dynamics 365 Finance & Operations”

Het goedkeuringsproces was door het handmatige proces erg tijdrovend. ”Na goede research en het vergelijken van pakketten hebben wij gekozen voor ISPnext. De voornaamste reden hiervoor is hun expertise op e-facturatie gebied. Het is core business bij ISPnext, geen bijzaak.”

Een toenmalig zusterbedrijf van Big Bazar werkte al naar tevredenheid met de software van ISPnext. Voor Big Bazar een extra reden om met het volste vertrouwen over te stappen.

Direct aan de slag

Big Bazar is als een van de eerste klanten in het voorjaar van 2020 overgestapt op de cloud-based oplossing voor factuurverwerking, AP Automation. Big Bazar verwerkt daarmee +/- 10.000 facturen per jaar, volledig automatisch. Celine Boevé, Financial Accountant bij Big Bazar vertelt: ”Ik heb de gehele implementatie van ISPnext bij Big Bazar mogen begeleiden. Omdat wij als een van de eersten overstapten op deze nieuwe software hebben we de nodige bugs eruit weten te halen, maar wel met als gevolg dat we nu werken met software die goed is afgestemd op onze wensen en vereisten. We hebben ervoor gekozen om het dagelijks beheer van de AP Automation software grotendeels bij de Finance afdeling te houden. Het testen van updates, aanpassen van goedkeurings-workflows en het oplossen van incidentele fouten wordt door onze eigen afdeling opgepakt. Dankzij de directe communicatie met ISPnext wordt onze IT afdeling ontlast en wij sneller geholpen!”

Betrokken en gewaardeerd

Op de financiële afdeling is de efficiency duidelijk merkbaar. Celine vertelt: “De tijd van het handmatig verwerken van facturen is voorbij. Waar we voorheen elk detail van de factuur handmatig moesten overtypen wordt nu vrijwel alles automatisch herkend door de software van ISPnext. AP Automation dwingt een correcte verwerking van je facturen af. Dit zorgt voor een hogere kwaliteit van input in ons ERP systeem. Dit scheelt veel tijd én we zien geen menselijke fouten meer in de verwerking. Een duidelijke efficientieslag in de factuurverwerking voor ons waardoor onze crediteurenadministratie tijd overhoudt voor andere belangrijke taken. ”

Evert besluit: “We voelden ons direct gewaardeerd en serieus genomen door de nauwe betrokkenheid van de directie en projectmanager. Ook na livegang zijn we in contact gebleven wat de persoonlijke binding van ISPnext als partner perfect weergeeft!”

Over Big Bazar

Bij Big Bazar geloven ze dat het leven altijd leuker kan. Daarom liggen alle winkels vol verrassende producten om van elk moment iets bijzonders te maken. Sinds de start in 2007 zijn er 125 winkels in heel Nederland en inmiddels ook in België bijgekomen. Zo kan Big Bazar voor steeds meer mensen het leven nóg leuker, vrolijker en uitbundiger te maken.