Na de fusie van vier gemeenten in 2016 kampte Gooise Meren met versnipperd contractbeheer. Met ISPnext Contract Management bracht de gemeente structuur, eigenaarschap en grip terug op alle leverancierscontracten.
Twee derde van de leverancierscontracten was niet in beeld na de fusie, verspreid over persoonlijke schijven en mailboxen van oud-medewerkers.
Stapsgewijze implementatie van ISPnext Contract Management: risicoclassificatie, contracteigenaarschap en actief beheer per contract.
Centraal overzicht van alle contracten, geen onverwachte verlengingen meer en betere grip op inkoopkwaliteit en duurzaamheid.
Van versnippering naar centraal overzicht
Toen Richard Roosjen begon met het in kaart brengen van alle gemeentelijke contracten, stuitte hij op een gefragmenteerd landschap. Informatie stond verspreid over persoonlijke netwerkschijven en mailboxen van voormalige medewerkers. Hierdoor ontbrak grip op uitgaven en was kritische informatie voor audits en rapportages niet beschikbaar.
-
Contracten niet in beeld na fusie
Na de samenvoeging van Bussum, Muiden, Muiderberg en Naarden in 2016 was tweederde van de leverancierscontracten niet centraal vastgelegd. Overzicht en controle waren onmogelijk zonder één centrale contractenregistratie.
-
Stilzwijgende verlengingen
Zonder inzicht in contracttermijnen vonden regelmatig stilzwijgende verlengingen plaats. De gemeente betaalde zelfs jarenlang voor onderhoud van gasflessen die al lang niet meer in gebruik waren, een direct gevolg van gebrek aan contractbewaking.
-
Geen eigenaarschap per contract
Contracten hadden geen duidelijke verantwoordelijke eigenaar. Daardoor werd actief contractbeheer niet opgepakt en bleven risico's rondom looptijden, prestaties en duurzaamheidsvoorwaarden onzichtbaar.
-
Onvoldoende grip op zorgcontracten
Ook bij inkoopcontracten in het sociale domein ontbrak overzicht over uitgaven en contractuele verplichtingen, een risico voor een gemeente die verantwoording moet afleggen over publieke middelen.
''Als je de contracttermijn niet in beeld hebt, vindt vaak stilzwijgend verlenging plaats.''
Stapsgewijs naar beter contractbeheer en meer duurzaamheid
Gooise Meren koos voor een stapsgewijze implementatie van ISPnext Contract Management. Niet alles tegelijk, maar opgebouwd vanuit de praktijk: eerst grip op de basis, daarna doorgroeien naar actief leveranciersmanagement en duurzaamheidsmonitoring.
-
Risicoclassificatie van contracten
Alle leverancierscontracten zijn gecategoriseerd op risiconiveau. Zo weet de gemeente welke contracten actief beheer vragen en welke routinematig kunnen worden afgehandeld.
-
Contracteigenaarschap per contract
Per contract is een vaste proceseigenaar aangewezen die verantwoordelijk is voor bewaking van looptijd, prestaties en verlenging of opzegging. Dit elimineert stilzwijgende verlengingen.
-
Actief contractbeheer
ISPnext signaleert automatisch naderende verlengings- of opzeggingstermijnen. Contracteigenaren ontvangen tijdig een melding en kunnen bewust beslissen over continuering of beëindiging.
-
Duurzaamheidsvoorwaarden monitoren
Gooise Meren integreert duurzaamheidseisen in contracten en bewaakt naleving via ISPnext. Afwijkingen worden vroeg gesignaleerd, wat leidt tot betere inkoopkwaliteit en bijdraagt aan gemeentelijke duurzaamheidsdoelen.
-
Kennisdeling met buurgemeenten
De opgedane kennis en aanpak worden gedeeld met buurgemeenten. Gooise Meren fungeert zo als best practice voor professioneel contractbeheer in de regio.
Grip op contracten, grip op de toekomst
Gooise Meren heeft grip terug op het volledige contractenportfolio. Stilzwijgende verlengingen zijn verleden tijd, inkoopkwaliteit verbetert continu en de gemeente is klaar voor verdere professionalisering van leveranciersmanagement.
Wat het Gooise Meren oplevert
- Centraal overzicht van alle leverancierscontracten, geen versnippering meer
- Geen stilzwijgende verlengingen door automatische signalering van contracttermijnen
- Per contract een vaste eigenaar die verantwoordelijkheid draagt voor actief beheer
- Duurzaamheidsvoorwaarden ingebouwd in contracten en actief gemonitord
- Betere inkoopkwaliteit en grip op uitgaven in het sociale domein
Veelgestelde vragen over Contract Management voor gemeenten
Gemeente Gooise Meren is in 2016 ontstaan uit de fusie van de gemeenten Bussum, Muiden, Muiderberg en Naarden. De gemeente telt circa 58.000 inwoners en is gelegen in de provincie Noord-Holland.
Bij stilzwijgende verlenging loopt een contract automatisch door zonder bewuste keuze. Dit leidt tot onnodige kosten (zoals onderhoud van niet-gebruikte apparatuur), gemiste inkoopkansen en verminderd leveranciersmanagement. Voor gemeenten is dit ook een risico voor publieke verantwoording.
ISPnext maakt het mogelijk om per contract een verantwoordelijke eigenaar aan te wijzen. Deze eigenaar ontvangt automatische signaleringen over naderende verlengings- of opzeggingstermijnen, prestatiereviews en duurzaamheidsverplichtingen.
Duurzaamheidseisen kunnen als contractvoorwaarden worden vastgelegd in ISPnext. Het systeem bewaakt naleving en signaleert afwijkingen, zodat gemeenten actief kunnen sturen op maatschappelijk verantwoord inkopen.
Ja. ISPnext helpt gefuseerde gemeenten om versnipperde contractinformatie te centraliseren, eigenaarschap te herstellen en een uniforme werkwijze voor contractbeheer te implementeren, ongeacht het aantal voormalige organisaties.
Naast Contract Management biedt ISPnext ook Leveranciersmanagement (beoordeling en opvolging van leveranciers), Spend Analytics (inzicht in uitgaven) en AP Automation (factuurverwerking). Gemeenten kunnen starten met één oplossing en doorgroeien naar een volledig platform.
Ontdek wat ISPnext voor jouw organisatie kan betekenen
Download gratis: 5 stappen naar grip op contractbeheer voor publieke organisaties.
