Toekomstbestendig contractbeheer bij gemeente Gooise Meren

Toen Richard Roosjen enkele jaren geleden startte met het in kaart brengen van alle contracten binnen de gemeente, trof hij een gefragmenteerd landschap aan. "Van twee derde van onze leveranciers waren de contracten niet inzichtelijk," vertelt hij. "Veel informatie stond op persoonlijke netwerkschijven of in mailboxen van oud-medewerkers."

Deze situatie is herkenbaar voor Maarten Anbeek, Sales Director Benelux bij ISPnext. "Zonder overzicht en inzicht kun je geen controle hebben over uitgaven. Cruciale informatie voor audits of rapportages blijft dan onvindbaar."

De inventarisatie bracht concrete verbeterpunten aan het licht. Zo bleek er nog steeds betaald te worden voor onderhoud aan gasflessen die al jaren niet meer in gebruik waren. Stilzwijgende verlengingen, ontbrekende verantwoordelijkheden en versnipperde contractdata bleken de norm. Ook bij zorgcontracten ontbrak het vaak aan grip. "De aandacht ligt daar op de cliënt, niet op de uitgaven," aldus Roosjen.

Dankzij de inzet van Contract Management van ISPnext beschikt Gooise Meren inmiddels over één centrale omgeving waarin alle contracten zijn opgeslagen. Risico’s zijn duidelijker in beeld, en contractverlengingen of beëindigingen worden beter gemonitord.

De aanpak van Gooise Meren is pragmatisch en overzichtelijk. Contracten zijn ingedeeld in risicoklassen, en elk contract heeft een verantwoordelijke medewerker die het actief beheert. Deze gestructureerde aanpak leidt tot zichtbare resultaten. Zo wordt inmiddels ook gelet op duurzaamheidsvoorwaarden in contracten: een rotonde die duurzaam gebouwd zou worden, bleek dat in werkelijkheid niet te zijn. Dankzij actief beheer wordt dit nu tijdig herkend.

De samenwerking met ISPnext wordt als toegankelijk en oplossingsgericht ervaren. Daarnaast deelt de gemeente actief kennis met omliggende gemeenten, wat het leereffect versterkt.

Gooise Meren wil de komende periode nog meer waarde halen uit het centrale platform. De ambitie is helder: minimaal 95% van alle contracten tijdig verlengen of beëindigen, het gebruik van raamcontracten stimuleren, en de kwaliteit van aanbestedingen nauwlettender volgen. Binnen de complexe structuur van een fusiegemeente ligt hier nog veel potentie.

Gemeente Gooise Meren ontstond in 2016 uit een fusie tussen Bussum, Muiden, Muiderberg en Naarden. De gemeente telt zo’n 58.000 inwoners en kent een diverse interne structuur, met meerdere afdelingen die elk hun eigen contractbeheer voerden. Door de inzet van ISPnext werkt de gemeente nu stapsgewijs aan één centraal en toekomstbestendig contractbeheerproces.