Vreugdenhil Dairy Foods rolt ISPnext Procurement gefaseerd uit om inkoopprocessen te standaardiseren en meer grip te krijgen op uitgaven. De implementatie loopt nog, maar de eerste resultaten zijn al zichtbaar.
Meer grip krijgen op uitgaven, standaardiseren van inkoopprocessen, efficiëntere werkwijzen introduceren en inkoopverplichtingen beter vastleggen.
Gefaseerde uitrol van Procurement, met focus op een eenvoudige inrichting voor eindgebruikers en webshopkoppelingen voor terugkerende bestellingen.
Directe tijdswinst via webshopkoppelingen, een soepele overgang naar Procurement en minder weerstand dan verwacht.
Inkoop efficiënter organiseren zonder extra complexiteit voor gebruikers
Vreugdenhil wilde de inkoopprocessen efficiënter en consistenter organiseren, zonder het voor eindgebruikers onnodig complex te maken. De uitdaging lag daarom niet alleen in digitalisering, maar ook in gebruiksgemak en adoptie: processen moesten logisch, eenvoudig en beter beheersbaar worden.
-
Meer grip op uitgaven: met ISPnext Procurement wil Vreugdenhil beter inzicht en controle krijgen over de uitgaven.
-
Standaardisatie van processen: inkoopprocessen worden consistenter en eenduidiger ingericht.
-
Beter vastleggen van verplichtingen: Vreugdenhil werkt toe naar een betere registratie van inkoopverplichtingen.
-
Eenvoud voor gebruikers: de inrichting blijft zo laagdrempelig mogelijk voor eindgebruikers.
“ISPnext wordt als een zeer gebruiksvriendelijk programma gezien. Dit helpt ons enorm bij de uitrol van Procurement. De processen zijn logisch ingericht en voldoende aan te passen op bedrijfswensen.”
Stapsgewijze aanpak: ISPnext Procurement met focus op gebruiksgemak
Vreugdenhil gebruikt ISPnext breder dan alleen voor Procurement. De organisatie werkte al met ISPnext voor factuurverwerking via AP Automation, Analytics en verschillende integraties binnen het applicatielandschap. Voor technische materialen wordt Ultimo ingezet, terwijl SAP S/4HANA wordt gebruikt voor de inkoop van grondstoffen en verpakkingen. Binnen dit landschap richt deze klantcase zich specifiek op de uitrol van ISPnext Procurement en de impact daarvan op de dagelijkse inkoopprocessen.
Omdat Vreugdenhil ISPnext al gebruikte voor factuurverwerking, was de stap naar Procurement relatief klein. De organisatie onderzocht ook een oplossing binnen SAP, maar ervaart ISPnext Procurement voor eenvoudige inkopen als gebruiksvriendelijker en eenvoudiger in gebruik.
Bij de start ondersteunde ISPnext Vreugdenhil met verschillende sessies en hulp bij de inrichting van Procurement. Daarna verliep de ondersteuning via het ticketsysteem, dat Vreugdenhil als overzichtelijk ervaart.
-
Gebruiksvriendelijke inrichting
Processen logisch inrichten en voldoende aanpassen op bedrijfswensen, zodat eindgebruikers eenvoudig kunnen werken.
-
Standaardisatie van inkoopprocessen
Werkwijzen consistenter maken om meer grip te krijgen op dagelijkse en terugkerende inkopen.
-
Webshopkoppelingen
Bestellingen via webshopkoppelingen versnellen, met directe tijdswinst op een laboratoriumlocatie.
-
Begeleiding en support
Meerdere sessies bij de start, hulp bij de inrichting en daarna een overzichtelijk ticketsysteem.
Wat Procurement Vreugdenhil nu al oplevert
De eerste resultaten zijn al zichtbaar. Vreugdenhil ervaart tijdswinst, meer gebruiksgemak en een soepele overgang naar een verder gestandaardiseerd inkoopproces.
Eerste resultaten
- Besteltijd sterk teruggebracht: op een laboratoriumlocatie daalde de wekelijkse besteltijd van 3,5 uur naar een half uur.
- Directe tijdswinst door webshopkoppelingen: bestellingen kunnen sneller en eenvoudiger worden geplaatst.
- Soepele overgang naar Procurement: de invoering leidt tot minder weerstand bij gebruikers dan vooraf werd verwacht.
- Gebruiksvriendelijk platform: gebruikers ervaren ISPnext Procurement als eenvoudig en toegankelijk.
- Flexibele inrichting: processen zijn logisch ingericht en kunnen worden aangepast aan specifieke bedrijfswensen.
- Basis voor verdere optimalisatie: Vreugdenhil kan de inkoopprocessen verder optimaliseren en op termijn mogelijk uitbreiden richting Contract Management.
Veelgestelde vragen over inkoopprocessen standaardiseren
In deze case betekent het dat Vreugdenhil toewerkt naar consistenter ingerichte inkoopprocessen, meer grip op uitgaven en betere vastlegging van inkoopverplichtingen.
Webshopkoppelingen maken terugkerende bestellingen sneller. Bij Vreugdenhil ging de wekelijkse besteltijd op een laboratoriumlocatie terug van 3,5 uur naar een half uur.
Vreugdenhil wilde inkoopprocessen efficiënter inrichten, maar wel zo eenvoudig mogelijk voor eindgebruikers. Dat helpt bij adoptie en beperkt weerstand tijdens de uitrol.
Volgens Vreugdenhil is de samenwerking erg goed. ISPnext gaf meerdere sessies bij de start van Procurement, hielp met de inrichting en werkt daarna via een overzichtelijk ticketsysteem.
Nee. Vreugdenhil geeft aan dat de organisatie nog volop in de implementatieperiode zit. De case benoemt daarom alleen resultaten die al uit de aangeleverde input blijken.
Vreugdenhil wil inkoopprocessen verder optimaliseren om nog meer grip te krijgen en efficiënter en goedkoper in te kopen. Contract Management wordt genoemd als mogelijke toevoeging.
Ontdek wat Procurement voor jouw organisatie kan betekenen
Download gratis het whitepaper Procurement in 5 stappen en richt je inkoopproces stap voor stap efficiënter in.
