Leolux, Nederlandse meubelfabrikant uit Venlo, verwerkt jaarlijks zo’n 5.000 inkomende facturen met AP Automation van ISPnext, gekoppeld aan ERP-systeem Infor LN. Sinds de start in 2009 groeide de oplossing mee met Leolux, met in 2024 de overstap naar de cloudversie als volgende stap.
Facturen kwamen terecht op bureaus en in lades, verwerking gebeurde handmatig en foutgevoelig, en niemand had volledig grip op de status van een factuur, terwijl IT bovendien veel tijd kwijt was aan technisch beheer van de lokale oplossing.
In 2024 overgestapt naar de cloudversie van AP Automation, passend bij de bredere IT-strategie om minder afhankelijk te zijn van lokale systemen. In nauwe samenwerking tussen ICT en Finance is de software ingericht op het proces, met automatische herkenning en routering van facturen.
Geen technische beheerlast meer, gegarandeerde beschikbaarheid, volledig inzicht in elke stap van het factuurproces, en een schaalbare oplossing die moeiteloos meegroeit met stijgende volumes.
Van papieren facturen op bureaus naar grip op het proces
Voordat Leolux het factuurproces digitaliseerde, was verwerking tijdrovend en foutgevoelig. Facturen lagen verspreid door de organisatie en niemand had volledig overzicht wie waarvoor verantwoordelijk was.
-
Handmatige verwerking kostte tijd en was foutgevoelig
"Het handmatig verwerken van facturen kostte vroeger veel tijd en was foutgevoelig," vertelt John Stikkelbroeck, Teamleider ICT bij Leolux. "We wilden het proces vooral vereenvoudigen, versnellen en digitaliseren en dat is gelukt."
-
Facturen raakten letterlijk zoek
"Overal lagen facturen, op bureaus, in lades, soms zelfs zoek. We hadden geen grip op het proces," blikt John terug. "Dat moest anders."
-
Groeiende behoefte aan schaalbare, cloudgebaseerde technologie
Leolux wilde minder afhankelijk zijn van lokale systemen en meer gebruikmaken van schaalbare technologie, een wens die in 2024 leidde tot de overstap naar de cloudversie van AP Automation.
"Je ziet dat teams weer grip krijgen op hun werk en de rust die dat brengt op de afdeling is goud waard."
Van digitalisering naar de cloud: samen met Finance ingericht op het proces
Leolux bouwde de oplossing stap voor stap uit: van digitalisering en standaardisering van het facturenproces, via nauwe samenwerking tussen ICT en Finance, naar de overstap naar de cloud in 2024.
-
Digitaliseren en standaardiseren van het facturenproces
"Door te digitaliseren en te standaardiseren, hebben we het kunnen omdraaien. Nu komt alles digitaal binnen, weten we precies wie wat moet doen en lopen goedkeuringen een stuk vlotter," aldus John.
-
Overstap naar de cloudversie AP Automation
In 2024 volgde de overstap naar de cloudversie, AP Automation. "We willen minder afhankelijk zijn van lokale systemen en meer gebruikmaken van schaalbare technologie," vertelt John. "De cloudoplossing van ISPnext sluit daar goed op aan."
-
Samenwerking tussen ICT en Finance
"Wij hebben als ICT de rol om te faciliteren, maar Finance weet precies waar de knelpunten zitten," zegt John. "Dat samenspel is belangrijk geweest: we hebben samen gekeken naar wat het proces nodig heeft en de software daarop ingericht."
-
Snelle en gestructureerde implementatie
"De aanpak was duidelijk, de lijnen kort. Er werd echt tempo gemaakt zonder de kwaliteit uit het oog te verliezen," blikt John terug. "De projectleider had verstand van zaken en dacht mee met onze situatie."
Geen technisch beheer meer, volledig inzicht en ruimte om te groeien
Met de cloudversie van AP Automation verdween de technische beheerlast bij Leolux volledig, terwijl het team nu precies weet waar elke factuur zich bevindt, ook als de volumes verder stijgen.
Wat het Leolux oplevert
- Geen technische beheerlast meer, updates verlopen automatisch en beschikbaarheid is gegarandeerd
- Volledig inzicht in elke stap van het factuurproces, van ontvangst tot verwerking
- Kortere doorlooptijden en minder werkdruk door automatische herkenning en routering van facturen
- Schaalbare oplossing die goed blijft presteren, of het nu tienduizend of vijftigduizend facturen zijn
- Nauwe samenwerking tussen ICT en Finance, met software die aansluit op de dagelijkse werkpraktijk
Veelgestelde vragen over factuurverwerking in de cloud bij Leolux
Leolux Furniture Group is een Nederlandse meubelfabrikant met een sterke naam in binnen- en buitenland. Vanuit de fabriek in Venlo ontwerpt en produceert Leolux sinds de oprichting in 1934 eigentijdse, duurzame meubelen met karakter.
Leolux gebruikt AP Automation, de factuurverwerkingsoplossing van ISPnext binnen het Source-to-Pay-model, gekoppeld aan ERP-systeem Infor LN.
Leolux werkt sinds 2009 met (voorgangers van) AP Automation. In 2024 stapte de organisatie over naar de cloudversie.
Leolux verwerkt jaarlijks zo’n 5.000 inkomende facturen met AP Automation.
Met de cloudversie verdween de technische beheerlast bij Leolux: updates verlopen automatisch, de beschikbaarheid is gegarandeerd en de IT-afdeling hoeft niet meer te schakelen op beheerincidenten.
ICT faciliteerde het project, terwijl Finance de knelpunten in het proces aandroeg. Samen bepaalden zij hoe de software moest worden ingericht, waardoor het systeem nu goed aansluit op de dagelijkse werkpraktijk.
Ontdek wat ISPnext voor jouw organisatie kan betekenen
Download gratis het whitepaper AP Automation in 5 stappen en automatiseer je factuurverwerking stap voor stap.
