Hoe krijg je meer Spend Under Management (stappenplan)

1. Categoriseer uitgaven

Het vergroten van de Spend Under Management of het opzetten van een besparingsprogramma begint met het inzichtelijk krijgen van de uitgaven. Zonder goed inzicht in je uitgaven kan er geen goed strategisch plan worden gemaakt om de doelstellingen te halen. Begin met het analyseren van je directe en indirecte uitgaven en let hierbij op de volgende onderdelen:

• Opbouw
  Als Procurement en / of Finance afdeling heb je geen invloed op alle soorten uitgaven. Zo heb je geen invloed op belastinguitgaven of directe personeelskosten. De uitgaven waar invloed op uitgeoefend kan worden worden ook wel de adresseerbare uitgaven genoemd. 
• Samenstelling
  Naast de opbouw van de uitgaven is het noodzakelijk om te weten wat de samenstelling is van de uitgaven. Waar geef je geld aan uit, betreft het IT kosten, facilitaire zaken of marketing kosten, etc.  
• Leveranciers
  Een essentieel onderdeel bij de uitgaven zijn de organisaties waar de uitgaven aan besteed worden. Welke organisaties zijn dit, op welke samenstelling van de uitgaven heeft dit betrekking en is er sprake van bestaande afspraken? 
• Organisatie
  Bij het categoriseren van de uitgaven zal ook rekening gehouden moeten worden met wie de spenders zijn. Dit kunnen afdelingen of persona’s zijn.  

Met bovenstaande inzichten wordt duidelijk in hoeverre de uitgaven actief worden beheerd, gecontroleerd en geoptimaliseerd. Dit tezamen vormt de huidige situatie van de Spend Under Management en wordt in een percentage uitgedrukt van de adresseerbare uitgaven. Het beantwoorden van bovenstaande vragen is vaak al een hele klus. Zeker als er in meerdere landen of met meerdere entiteiten en meerdere ERP systemen wordt gewerkt. Dan is het een bijna onmogelijke opgave om dit via een spreadsheet op te leveren. Volledigheid van de uitgaven is enorm belangrijk en daarbij dient er gecategoriseerd te worden. Maak in de categorisering onderscheid tussen hoofd- en subcategorieën, zoals de hoofdcategorie IT kosten met subcategorieën hardware en software.  

"Zonder goed inzicht in je uitgaven kan er geen goed strategisch plan worden gemaakt om de doelstellingen te halen"

John Schouten, Director Product Management | ISPnext

2. Definieer voorkeuren

Als eenmaal inzichtelijk is wat, aan wie en waaraan geld wordt uitgegeven, kunnen ook de eerste acties uitgevoerd worden. Definieer op welke inkoopcategorieën aanvullende maatregelen nodig zijn en hoe je de uitkomsten wilt gaan meten. Als er voor kantoorartikelen bij 10 verschillende leveranciers besteld wordt kun je ervoor kiezen om dit te reduceren naar 1 of 2 leveranciers. Bepaal wat je behoefte is (welk assortiment) en onderhandel wat, hoeveel en welke frequentie nodig is. Na het inzien van de voorwaarden kunnen de gewenste partijen geselecteerd worden. Deze partijen worden de voorkeursleveranciers die elk hun voorkeursassortiment (zowel goederen als diensten zijn mogelijk) gaan aanbieden. Op deze manier verkrijg je schaalvoordelen die met verscheidene leveranciers beperkt zijn. 

3. Leg afspraken vast

De gemaakte afspraken voor de indirecte uitgaven worden in de praktijk beperkt vastgelegd in contracten. Toch is dit een belangrijke stap voor het verhogen van de Spend Under Management en het realiseren van besparingen. Het vastleggen van een contract is één maar gaat altijd gepaard met de uitnutting ervan in de organisatie. Vanwege de diversiteit in de uitgaven is het belangrijk om de gehele organisatie op laagdrempelige manier te voorzien wie de contract- /voorkeursleveranciers zijn, welk assortiment wordt afgenomen en onder welke voorwaarden goederen en / of diensten worden geleverd. Kortom, hoe zorg je ervoor dat een goed onderhandeld contract niet in de bureaulade van de afdeling Procurement verdwijnt? Het antwoord hierop is het centraliseren van de inkoopprocessen. 

4. Centraliseer inkoopprocessen

Door de inkoopfunctie van indirecte uitgaven te centraliseren wordt het mogelijk om te werken met voorkeursleveranciers, goederen en diensten. Als organisatie kun je natuurlijk ook de mate van centralisering bepalen, want niet in elke organisatie is het mogelijk om bepaalde goederen en diensten door dezelfde leveranciers te laten leveren. Zo kan het zijn dat leveranciers niet in alle aanwezige landen kunnen leveren. Daarnaast heeft niet elke entiteit dezelfde soort inkopen.  
 
Een belangrijk aspect in het centraliseren van de inkoopprocessen is digitalisering. Door te digitaliseren wordt het autoriseren van de uitgaven laagdrempelig en kan er snel conform gewenste procuraties besteld worden. Hierdoor ontstaat ook inzicht in de aangegane verplichtingen en kan er ook ingegrepen worden in uitgaven die als onnodig of ongewenst worden bestempeld.

5. Stel KPI's in

Door voorgaande stappen uit te voeren wordt de Spend Under Management vergroot. Het is echter ook belangrijk om de voortgang te meten en bij te sturen waar nodig. Als er een leverancier is gekozen met de laagste prijs, kan het zijn dat de leveringscondities niet optimaal zijn, waardoor de laagste prijs niet altijd de beste prijs is. Definieer KPI’s en bepaal de norm voor elke KPI. Wordt de norm voor bijvoorbeeld leverbetrouwbaarheid niet gehaald, treed dan in gesprek met je leverancier. Zie hiervoor ook de blog “Gebruik van Dashboarding binnen ISPnext Business Spend Management”. 

Conclusie

Met de geschetste stappen wordt het mogelijk om de Spend Under Management te vergroten en daarmee kostenbesparingen te realiseren, risico’s te minimaliseren en efficiënter te werken. Bovenstaand proces moet continu gemonitord worden en is nooit klaar. Het is daarom belangrijk om dit als standaard proces in jouw organisatie te borgen, zodat uitgaven de nodige aandacht krijgen, alsmede er een brede aanpak voor procesoptimalisatie gaat ontstaan. 

Ook aan de slag met Procurement? Start met het managen van alle uitgaven en processen van jouw organisatie. Eén platform voor: Vendor Management, Sourcing, Contract Management, Procurement, AP Automation, Spend Analytics en meer Business Spend Management.

In de blog 'Waarom organisaties de potentie van indirecte inkoop veelal onbenut laten' lees je waarom uitgaven en processen in de praktijk zo lastig te managen zijn.