TANATEX Chemicals krijgt grip op automatische factuurverwerking met SAP-integratie

Binnen TANATEX Chemicals ontstond de behoefte om kostenfacturen te optimaliseren en te digitaliseren. De bestaande situatie kenmerkte zich door:

• Afhankelijkheid van handmatige verwerking
Facturen werden grotendeels handmatig verwerkt, wat zorgde voor een tijdsintensief proces en een grotere kans op fouten of vertraging in de afhandeling.

• Beperkte consistentie in workflows
De verwerking van facturen verliep niet altijd volgens een eenduidige werkwijze, waardoor verschillen ontstonden in hoe facturen werden gecodeerd, gecontroleerd en goedgekeurd.

• Minder inzicht in status en voortgang
Het ontbrak aan centraal overzicht, waardoor het niet altijd direct duidelijk was waar een factuur zich in het proces bevond of welke acties nog nodig waren.

Dit maakte het lastig om efficiënt te werken én tegelijkertijd volledige controle te behouden. Voor finance teams betekent dit vaak een spanningsveld tussen snelheid, nauwkeurigheid en beheersbaarheid; een herkenbare uitdaging in veel organisaties.

TANATEX Chemicals implementeerde AP Automation als oplossing voor het volledige factuurproces, geïntegreerd met SAP ECC. De aanpak richtte zich op:

• Automatische herkenning van facturen
Inkomende facturen worden digitaal ingelezen en herkend, waardoor handmatige invoer tot een minimum wordt beperkt en de verwerking sneller kan starten.

• Digitale codering en verwerking
Facturen worden gestructureerd gecodeerd en verwerkt binnen één centraal systeem, waardoor consistentie in de administratie ontstaat en fouten worden verminderd.

• Workflowgestuurde goedkeuring
Facturen worden automatisch toegewezen aan de juiste personen voor controle en goedkeuring, op basis van vooraf ingestelde regels en bevoegdheden.

• Gestructureerde routing van facturen
Het proces van ontvangst tot goedkeuring verloopt via een vaste, gestandaardiseerde flow, waardoor facturen sneller en voorspelbaarder door het proces bewegen.

Hiermee werd factuurverwerking niet alleen efficiënter ingericht, maar vooral beter beheersbaar. Het proces is voorspelbaar, transparant en minder afhankelijk van individuele handelingen, wat direct bijdraagt aan meer controle binnen finance.

De grootste verandering zit niet alleen in digitalisatie, maar in hoe het proces wordt gestuurd en beheerd.

Concrete resultaten bij TANATEX Chemicals 

De implementatie van automatische factuurverwerking met AP Automation leidde tot:

• Minder handmatige verwerking van kostenfacturen door automatische herkenning en workflow;
• Snellere verwerking dankzij gestructureerde routing en goedkeuringsprocessen;
• Betere consistentie in codering en verwerking van facturen;
• Meer inzicht in de status en voortgang van facturen binnen het proces;
• Succesvolle implementatie binnen circa drie maanden.

Deze resultaten dragen direct bij aan meer controle, minder foutgevoeligheid en een beter schaalbaar finance-proces.

1. Minder handmatig werk

Facturen worden automatisch verwerkt via herkenning en workflow, waardoor handmatige stappen worden beperkt. Finance teams besteden minder tijd aan operationele verwerking en meer aan controle en uitzonderingen.

2. Meer grip en inzicht

De workflow zorgt voor structuur en duidelijkheid in het proces. Altijd inzicht in status en voortgang van facturen, waardoor betere besluitvorming mogelijk is.

“Dankzij automatische factuurverwerking met AP Automation hebben we continu inzicht in de status van facturen en verloopt de verwerking consistenter binnen onze SAP-omgeving.”
Eddy Schouten, Manager Finance EMEA bij TANATEX Chemicals

3. Betere schaalbaarheid

Het proces is minder afhankelijk van individuele handelingen. Groei in factuurvolume kan worden opgevangen zonder evenredige groei in capaciteit.

De implementatie werd in een korte periode gerealiseerd en kende een intensieve fase richting livegang. Ondanks tijdsdruk werd binnen enkele maanden een werkende en stabiele oplossing opgeleverd, zonder verstoring van de dagelijkse operatie.

Tijdens de implementatie werd nauw samengewerkt op het gebied van communicatie en ticketafhandeling. Dankzij de flexibiliteit aan beide kanten leidde dit tot een soepele samenwerking en een tijdige, succesvolle livegang.

De samenwerking met ISPnext wordt als goed ervaren. De basis staat: een werkende oplossing én een stabiel proces. Tegelijkertijd ziet TANATEX Chemicals ruimte voor optimalisatie in de samenwerking, met name rondom support en directe communicatie naast het ticketsysteem.

Deze case laat zien dat factuurverwerking geen ondersteunend proces is, maar een strategisch onderdeel van control en efficiency. Organisaties die dit goed inrichten realiseren:

• minder operationele druk op finance;
• meer controle en voorspelbaarheid;
• betere beheersing van risico’s.

De AP Automation-oplossing is geïntegreerd met SAP ECC, waardoor factuurgegevens gestructureerd worden verwerkt binnen de bestaande financiële administratie. Hierdoor blijft SAP leidend in het financiële proces, terwijl AP Automation zorgt voor herkenning, workflow, codering en goedkeuring van facturen.

Dankzij de naadloze integratie worden handmatige handelingen verminderd, neemt de verwerkingstijd af en behouden gebruikers volledige controle over het factuurproces. Zo profiteren organisaties van meer efficiëntie, betere datakwaliteit en een hogere compliance.

TANATEX Chemicals is een internationale organisatie gespecialiseerd in de ontwikkeling en productie van textielchemicaliën. De organisatie ondersteunt klanten wereldwijd bij het optimaliseren van productieprocessen en het verbeteren van productkwaliteit. Met vestigingen en klanten verspreid over de hele wereld speelt een efficiënte en betrouwbare financiële administratie een belangrijke rol in de dagelijkse bedrijfsvoering. Daarom investeert TANATEX Chemicals continu in oplossingen die processen stroomlijnen en de organisatie ondersteunen bij verdere groei en digitalisering.