<img src="https://secure.leadforensics.com/51974.png" style="display:none;">

Hoe richt je het sourcing proces slim digitaal in?

Wanneer je als inkoper vaak offertes bij meerdere leveranciers opvraagt is het van belang om elkaars verwachtingen goed te managen inzake de gewenste informatie, documentatie en prijzen die je wenst te ontvangen.  Vaak zie je dat een sourcing proces is opgebouwd uit meerdere fases; denk aan een RFI, RFP & RFQ. Maarten de Ru, Director Partners & Alliances bij ISPnext, zoomt in deze blog in op hoe je het RFQ proces slim digitaal kunt inrichten.   

Request for Quotation

Maarten de Ru: “RFQ staat voor Request for Quotation, oftewel verzoek tot offerte. Je vraagt dus (uitgebreide) offertes op bij een geselecteerd aantal leveranciers. Dit aan de hand van één of meerdere vragenlijsten. RFQ’s worden gebruikt om te inventariseren welke diensten en/ of producten beschikbaar zijn tegen welke prijs voor de inkoopbehoefte vanuit je organisatie. Verschillende organisaties maken gebruik van RFQ inkoopprocessen. Zo wordt binnen overheidsorganisaties het RFO-proces, oftewel het ‘aanbestedingsproces’, toegepast om te voldoen aan de wettelijke rechtmatigheidseisen die zijn gesteld aan inkoopprocessen. Dit om bedrijven een eerlijke kans te geven om een aanbestedende wens vanuit de overheid te kunnen realiseren en zo de kwaliteit en onafhankelijkheid te waarborgen in het gunningsproces.  Private partijen passen het RFQ-proces met name toe om een kwalitatief goede vergelijking tussen aanbieders te realiseren en te voldoen aan (interne) compliancy regels.”  

Blog_Banner_Sourcing

Oplossing

Maarten herkent de dagelijkse praktijk: “Uiteraard kun je een offerte proces ‘handmatig’, met e-mail en spreadsheets, uitvoeren. Dit is vaak tijdrovend, afhankelijk van 1 mailbox en de voortgang van het offerteproces is moeilijk binnen een inkoopteam te monitoren. Beter is het om het RFQ-proces te digitaliseren en gebruik te maken van een RFQ oplossing, zoals Sourcing. Hiermee waarborg je inkoopprocedures inclusief compliancy eisen en zorg je voor een efficiënter en overzichtelijker RFQ-proces binnen je team en organisatie.”  

Verbeter interne processen

Bij een RFQ is het van belang dat de inkoper weet welke eisen zij hebben voor het product of dienst, vóórdat de uitvraag wordt uitgestuurd. Aangezien de inkoopbehoefte in principe vanuit elke afdeling van de organisatie kan komen, kan het zijn dat er meerdere mensen bij het proces betrokken zijn. Beschikbaarheid van RFQ-templates, met daarin de juiste vragen inclusief eisen en gewenste documenten (zoals certificaten), is van belang om makkelijk en snel het RFQ-proces te starten.  

Maarten adviseert: “Binnen Sourcing heb je de mogelijk RFQ-templates te definiëren met vragenlijsten en workflows. Uiteraard kan dit per RFQ worden gewijzigd en aangevuld. Door verschillende templates voor bijvoorbeeld IT of HRM te definiëren kunnen de RFQ-processen snel worden gestart en worden beoordeeld door de juiste mensen. Zo weet je precies wie op welke vragen antwoord moet geven, welke leveranciers worden uitgenodigd en je zorgt ervoor dat de juiste personen op voorhand de RFQ kunnen beoordelen. Ook wordt binnen een dergelijke applicatie het gehele proces gelogd. Zo weet je precies wat er, door wie, op welk moment is gedaan en creëer je daarmee transparantie binnen het offerte proces.”  

Houd overzicht in het RFQ proces

“Wanneer je met verschillende leveranciers aan het heen en weer mailen bent om vragen over de offerte te beantwoorden, is het niet raar dat je het overzicht verliest,” beseft Maarten. Daarom raadt hij aan: “Wanneer je de specificaties van de uitvraag, de vragen en de planning op één centrale plek hebt, houden jij en je leverancier het overzicht. Door de leverancier in de Supplier Portal de RFQ te laten beantwoorden is dit ook de plek om vragen te stellen. Zo voorkom je onduidelijkheden over de vragen.”   Lees meer over de Supplier Portal in onze blog.

portret-maarten-de-ru-260
 

"Wanneer je de specificaties van de uitvraag, de vragen en de planning op één centrale plek hebt, houden jij en je leverancier het overzicht."

- Maarten de Ru, Director Partners & Alliances | ISPnext

  

Werk samen met je team

Maarten licht toe: “Doordat je vooraf je workflows hebt ingesteld worden zowel de uitvraag als het beantwoorden van de vragen en de beoordeling van de antwoorden door de juiste personen gedaan. Je kunt al deze informatie uiteraard ook delen binnen Sourcing. Zo zorg je dat de juiste documenten en communicatie over de leverancier voor de juiste personen overzichtelijk is.”  

Eenvoudiger leveranciers beoordelen

“Bij de beoordeling van de ingediende offerte kun je aan de hand van de scores per vraag snel zien welke leverancier het meest geschikt is,” geeft Maarten aan. "Wanneer bijvoorbeeld bij de beantwoording van de RFQ opgevraagde documenten niet zijn opgeleverd of niet voldaan wordt aan bepaalde eisen, kun je je afvragen of dit de juiste leverancier is. De resultaten van de RFQ en de ervaringen met de leverancier helpen je om je leveranciers eenvoudig te beoordelen.”  

Meer inzicht in de verschillende mogelijkheden

“Doordat je de RFQ uitvraagt bij verschillende leveranciers heb je inzicht gekregen in prijzen en in hoeverre leveranciers voldoen aan de vereiste compliancy regels. Je kunt deze informatie weer meenemen naar de eventuele contractonderhandeling en in de uiteindelijke bestelling/ order. Doordat er in je template waardes zijn gehangen aan de antwoorden, kun je dit overzicht delen met je team. Samen met je collega’s kun je dan een weloverwogen keuze maken aan de hand van de vragenlijst en de uiteindelijke score.”  

Herhaal het sourcing proces

“De vragen die je hebt ontvangen van de leveranciers op je vragenlijst heb je tijdens het proces beantwoord. Wat je nu kunt doen is die vragen meenemen voor de volgende RFQ, door de sjablonen aan te passen met de feedback die vergaard is. Zo wordt het proces herhaalbaar en blijf je het sourcing proces optimaliseren om het in de toekomst steeds efficiënter te maken inclusief de vereiste kwaliteit,” sluit Maarten af.  

Start met het managen van alle uitgaven en processen van jouw organisatie. Eén platform voor: Vendor Management, Sourcing, Contract Management, Procurement, AP Automation, Spend Analytics en meer Business Spend Management.

Ik wil meer weten over Sourcing                                                                                 Ik laat mij graag adviseren


Meer resources

Verplichte B2B E-Invoicing in België vanaf 1 januari 2026

Elektronische facturering wordt op termijn verplicht voor iedereen en in België is de datum bekend geworden.John Schouten, Director Product...

Lees verder →

Jubileumcongres Gemeentelijk Inkoop Platform

Op 25 april 2024 vindt het jubileumcongres van het Gemeentelijk Inkoop Platform (GIP) plaats. Al 25 jaar organiseert het GIP ontmoetingen tussen...

Lees verder →

Nevi Contractmanagementdag

Op 15 april 2024 wordt de 11e editie van de Nevi Contractmanagementdag georganiseerd. Het vindt plaats in Het Spoorwegmuseum in Utrecht. De...

Lees verder →

Er zitten voordelen aan het wetsvoorstel DORA

Juliëtte Juffermans, Business Analyst bij ISPnext: "DORA (Digital Operational Resilience Act), doorgevoerd in 2023, gaat vanaf dit jaar echt van...

Lees verder →

Het betalen van spookfacturen voorkomen met partnership SurePay

We zijn verheugd om het partnership met SurePay aan te kondigen. SurePay is de uitvinder van de IBAN-Naam Check. Met deze oplossing zorg je dat...

Lees verder →
Meer resources →