Gemeente Oss, met een jaarlijkse inkoopspend van ruim honderd miljoen euro, gebruikt ISPnext om grip te krijgen op uitgaven en contracten. Gestart met Spend Analytics via inkoopadviesbureau COPPA CBP, een jaar later uitgebreid met Contract Management.
Versnipperde inkoop met beperkt inzicht in spend en leveranciers, en contracten die letterlijk zoekraakten in de organisatie, met onterechte verlengingen of stopzettingen tot gevolg.
Spend Analytics ingevoerd via inkoopadviesbureau COPPA CBP zodat de inkoopafdeling zelf data-analyses kon uitvoeren, een jaar later uitgebreid met Contract Management inclusief een inhaalslag van meer dan 150 budgethouders.
Volledig inzicht in spend tot op factuurniveau, geautomatiseerde signalering bij aflopende contracten en een efficiënte regionale inkoopsamenwerking met omliggende gemeenten.
Versnipperde inkoop en contracten die zoekraakten
Voordat Gemeente Oss met ISPnext werkte, deed iedere budgethouder in de organisatie zelf zijn eigen aanbestedingen. Dat leverde weinig overzicht op, zowel in de uitgaven als in de contracten die daaruit voortkwamen.
-
Beperkt inzicht in spend
"Voordat we ISPnext gingen gebruiken, was de inkoop erg verspreid in de organisatie. Iedere budgethouder deed zelf aanbestedingen en dat ging met vallen en opstaan. We merkten dat we beperkt inzicht hadden in de spend, wie wat uitgaf en naar welke leveranciers het geld ging," aldus inkoopcoördinator Henny Geenen.
-
Contracten raakten zoek
Met meer dan 150 budgethouders in de organisatie waren contracten niet centraal geregistreerd. Daardoor werden contracten onterecht verlengd, of juist niet verlengd terwijl dat wel had gemoeten, zonder dat iemand hier zicht op had.
-
Alleen periodieke inkoopscans
Gemeente Oss had al langer een relatie met inkoopadviesbureau COPPA CBP. Eens in de drie jaar kreeg de inkoopafdeling budget om een inkoopscan te laten uitvoeren, maar continu inzicht tussen die scans in ontbrak.
"Dankzij ISPnext weten we behoorlijk goed wat we uitgeven, wie het uitgeeft en waaraan het wordt uitgegeven."
Van periodieke inkoopscan naar eigen Spend Analytics en Contract Management
Gemeente Oss bouwde de oplossing stapsgewijs op: eerst zelfstandig zicht op spend-analyse, daarna centraal contractbeheer, en dat alles ondersteund door een hechte centrale inkoopafdeling en jarenlange regionale samenwerking.
-
Basis: Spend Analytics via COPPA CBP
"Na een aantal jaar bood CBP ons zelf een alternatieve oplossing zodat we deze data-analyse zelf konden uitvoeren. Die oplossing was ISPnext," vertelt inkoopadviseur Peter Nederlof. De spend-data wordt sindsdien twee keer per jaar ingeladen in ISPnext.
-
Centrale inkoopafdeling als motor
Henny Geenen en Peter Nederlof vormen samen de centrale inkoop van Gemeente Oss, met daaromheen zeven operationele inkopers per productcategorie (ICT, facilitair, twee op openbare ruimte, twee in de zorg en één op vastgoed) en acht projectleiders voor aanbestedingen op het gebied van werken.
-
Uitbreiding met Contract Management
Een jaar na de spend-module schafte Gemeente Oss ook Contract Management aan, juist omdat contracten zoek waren. Alle contracten van meer dan 150 budgethouders zijn in een inhaalslag in ISPnext ingevoerd.
-
Regionale samenwerking als vermenigvuldiger
Gemeente Oss werkt al 15 jaar samen met omliggende gemeenten aan een regionaal inkoopplan. "Het komt erop neer dat wij jaarlijks misschien vijf aanbestedingen trekken voor de regio, maar daar tien voor terugkrijgen. Het is een enorm efficiënte manier van werken," aldus Henny Geenen.
Volledig zicht op inkoopspend en contractverplichtingen
Gemeente Oss kan inmiddels een jaarlijkse inkoopspend van ruim honderd miljoen euro tot in detail monitoren, contractverplichtingen proactief bewaken en profiteert van een efficiënte regionale inkoopsamenwerking.
Wat het Gemeente Oss oplevert
- Spend-analyse tot op het niveau van één factuur, bij één leverancier, op één moment
- Automatische meldingen naar budgethouder en inkoper bij aflopende contracten
- Contracten van meer dan 150 budgethouders gecentraliseerd in één systeem
- Combinatie van Spend Analytics en Contract Management geeft in één oogopslag zicht op uitgaven én leveranciersverplichtingen
- Efficiënte regionale inkoopsamenwerking: vijf aanbestedingen ingebracht, tien teruggekregen
Veelgestelde vragen over Spend Analytics en Contract Management bij Gemeente Oss
Gemeente Oss is een gemeente in de provincie Noord-Brabant. De grootste kern is de stad Oss; in totaal telt de gemeente circa 91.000 inwoners verdeeld over 25 kernen. De gemeentelijke organisatie bestaat uit zo'n 700 medewerkers en heeft een jaarlijkse inkoopspend van ruim 100 miljoen euro.
Gemeente Oss gebruikt Spend Analytics en Contract Management. De uitrol startte via inkoopadviesbureau COPPA CBP, dat de gemeente eerst periodiek een inkoopscan liet uitvoeren en later ISPnext aandroeg zodat de gemeente deze analyses zelf kon uitvoeren.
Gemeente Oss werkt al 15 jaar samen met omliggende gemeenten aan een gezamenlijk inkoopplan. Jaarlijks trekt de gemeente ongeveer vijf aanbestedingen voor de regio, maar krijgt er tien terug van andere gemeenten, een efficiënte manier van regionaal samenwerken.
De spend-data wordt twee keer per jaar ingeladen in ISPnext. Ondanks een jaarlijkse spend van ruim 100 miljoen euro kan de gemeente uitgaven tot in detail monitoren, tot op het niveau van één factuur, bij één leverancier, op één moment.
Contracten waren binnen de organisatie zoekgeraakt, met meer dan 150 budgethouders die niet altijd wisten welke contracten er liepen. Dit leidde tot onterechte verlengingen of het missen van noodzakelijke verlengingen. Met een inhaalslag zijn alle contracten in ISPnext ondergebracht.
Door beide modules te combineren heeft Gemeente Oss inzicht in wie geld uitgeeft, hoeveel, aan welke leverancier, én of daar een contract aan ten grondslag ligt. Dat maakt sturing op zowel uitgaven als leveranciersverplichtingen mogelijk.
Ontdek wat ISPnext voor jouw gemeente kan betekenen
Download gratis: 5 stappen naar grip op contractbeheer voor publieke organisaties.
