Gefaseerde digitalisering van factuurverwerking en meer grip op kosten bij Verstegen

De directe aanleiding om met ISPnext verder te professionaliseren lag bij de verwerking van inkomende kostenfacturen. Met name voor indirecte kosten was behoefte aan meer efficiëntie en betere voorafgaande controle. Paul: “De aanleiding om met ISPnext te gaan werken was het efficiënter verwerken van ontvangen crediteurenfacturen en het vooraf borgen van budgetgoedkeuring voor kostenfacturen, niet voor grondstofinkopen.”

Belangrijk uitgangspunt daarbij was de aansluiting op het ERP-landschap van Verstegen: “Dit in combinatie met het ERP systeem M3 Cloud van Infor.” De gekozen oplossing moest niet alleen passen bij de huidige situatie, maar ook bij de geplande cloudtransitie.

Verstegen maakt al geruime tijd gebruik van de factuurverwerkingsoplossing van ISPnext. Die ervaring vormt een belangrijke basis voor de volgende stap richting verdere automatisering. Paul licht toe: “Wij hebben als organisatie al ervaring met ISPnext en verwachten met Procurement en AP Automation de volgende stap in professionalisering te kunnen maken.”

Met AP Automation automatiseert Verstegen het volledige proces rondom inkomende kostenfacturen, van ontvangst tot goedkeuring en verwerking. Daarbij speelt e-invoicing een belangrijke rol. Facturen worden digitaal en gestandaardiseerd aangeleverd via Peppol, het Europese netwerk voor veilige elektronische factuuruitwisseling. Dit verhoogt de kwaliteit van factuurdata, verkleint de kans op fouten en maakt het proces beter schaalbaar.

Binnen AP Automation gaat Verstegen gebruikmaken van nextAI. nextAI for AP Automation ondersteunt het automatisch herkennen en interpreteren van factuurgegevens en helpt zo het aantal handmatige handelingen te beperken. Een belangrijk onderdeel hiervan is line recognition. Deze functionaliteit herkent factuurregels automatisch, zoals aantallen, prijzen en omschrijvingen. Hierdoor kunnen kostenfacturen op regelniveau worden verwerkt en gecontroleerd. Dit vergroot de nauwkeurigheid en maakt het mogelijk om kosten beter te analyseren en te sturen, zonder extra administratieve belasting.

Omdat Verstegen momenteel nog werkt met Infor M3 on-premise, is gekozen voor een gefaseerde implementatie. Naast AP Automation implementeren ze ook het werken met digitale inkooporders en gestructureerde inkoopprocessen. Wanneer de overstap naar Infor M3 Cloud is gerealiseerd, ontstaat de mogelijkheid om verder op te schalen naar Procurement binnen het cloudlandschap. Zo sluit het ISPnext platform naadloos aan op de bredere IT- en digitaliseringsstrategie van Verstegen.

Hoewel een deel van de oplossingen zich nog in de implementatie- en opstartfase bevindt, wordt de samenwerking met ISPnext als positief ervaren. De implementatie verloopt soepel, vragen worden snel opgevolgd en helder beantwoord. Ook het vertrouwen in het projectteam wordt expliciet benoemd, wat vertrouwen geeft in een goed resultaat in 2026.

Deze aanpak sluit aan bij de manier waarop ISPnext organisaties begeleidt: gefaseerd, pragmatisch en met aandacht voor proces en mens.

Binnen Verstegen, en met name binnen finance en inkoop, wordt met vertrouwen gekeken naar de ingeslagen route. Er is vertrouwen dat het werken met ISPnext software helpt om efficiënter te werken en meer grip te krijgen op de bedrijfskosten en het onderliggende bedrijfsproces: “Wij zijn positief dat de ingeslagen route om met ISPnext software te werken ons gaat helpen efficiënter te werken en meer grip te krijgen op onze bedrijfskosten en het onderliggende bedrijfsproces.”

Dat vertrouwen is mede gebaseerd op eerdere ervaringen met ISPnext. De jarenlange ervaring geeft voldoende vertrouwen dat zowel de Procurement- als de AP Automation-oplossing goed zullen aansluiten op het M3 Cloud ERP, waardoor de efficiency binnen het administratieve domein verder kan worden vergroot.

Verstegen Spices & Sauces is een Nederlands familiebedrijf, opgericht in 1886, en actief in meer dan 30 landen. Het bedrijf staat bekend om hoogwaardige kruiden, specerijen en sauzen en werkt intensief samen met lokale boeren in oorsprongslanden. Transparantie, duurzaamheid en kwaliteit staan centraal in de keten van boer tot consument. Met de inzet van AP Automation, e-invoicing en nextAI van ISPnext werkt Verstegen aan verdere digitalisering, efficiëntie en grip op haar administratieve processen.