Verstegen kiest voor een gefaseerde digitalisering van haar factuurverwerkingsprocessen, met een duidelijke focus op efficiëntie, kostenbeheersing en aansluiting op de ERP-roadmap.
Efficiëntere verwerking van inkomende kostenfacturen en voorafgaande borging van budgetgoedkeuring.
Gefaseerde implementatie van AP Automation, Peppol e-invoicing en nextAI line recognition, passend bij Infor M3 on-premise en Cloud.
Meer grip op operationele kosten, minder handmatige handelingen en een toekomstbestendige basis voor verdere digitalisering.
De uitdaging: grip op kostenfacturen
Verstegen Spices & Sauces is een internationaal familiebedrijf, opgericht in 1886 en actief in meer dan 30 landen. Het Rotterdamse bedrijf staat wereldwijd bekend om hoogwaardige kruiden, specerijen en sauzen.
De directe aanleiding voor de samenwerking met ISPnext was de verwerking van inkomende kostenfacturen voor indirecte kosten. Paul Mennen, Manager Finance & Control: "De aanleiding was het efficiënter verwerken van crediteurenfacturen en het vooraf borgen van budgetgoedkeuring voor kostenfacturen, niet voor grondstofinkopen."
Naast efficiëntie was de aansluiting op het bestaande Infor M3 ERP-landschap een harde vereiste, net als gereedheid voor de geplande cloudmigratie.
-
Handmatige factuurverwerking
Inkomende kostenfacturen werden handmatig verwerkt, wat tijdrovend was en foutkansen met zich meebracht.
-
Geen voorafgaande budgetcontrole
Budgetgoedkeuring voor kostenfacturen verliep ongestructureerd, zonder digitale workflow en voorafgaande toetsing.
-
ERP-transitie naar de cloud
Verstegen werkte nog on-premise met Infor M3 en bereidde de stap naar Infor M3 Cloud voor. De oplossing moest beide omgevingen ondersteunen.
"ISPnext helpt ons efficiënter te werken en meer controle te krijgen over onze operationele kosten en onderliggende bedrijfsprocessen."
Gefaseerde aanpak: AP Automation, Peppol en nextAI
Met AP Automation automatiseert Verstegen het volledige inkomende factuurproces. Via het Peppol-netwerk ontvangen leveranciers facturen digitaal in een gestandaardiseerd formaat, wat de datakwaliteit verhoogt en handmatige invoer overbodig maakt. nextAI verzorgt automatische herkenning van factuurregels op regelniveau. De implementatie is bewust gefaseerd, aansluitend op de geplande ERP-transitie naar Infor M3 Cloud.
-
AP Automation
Automatisering van het volledige inkomende facturenproces: van ontvangst tot goedkeuring en verwerking in Infor M3. Budgetgoedkeuring wordt vooraf geborgd vóór boeking.
-
E-invoicing via Peppol
Digitale, gestandaardiseerde factuurontvangst via het Europese Peppol-netwerk verhoogt datakwaliteit, elimineert handmatige invoer en bereidt Verstegen voor op EU e-invoicing verplichtingen.
-
nextAI Line Recognition
AI-gestuurde herkenning van factuurregels (aantallen, prijzen, omschrijvingen) op regelniveau — minder handmatig werk, meer nauwkeurigheid en gedetailleerdere kostenanalyse.
-
Toekomstgerichte implementatie
Stapsgewijze uitrol die aansluit op de geplande ERP-transitie naar Infor M3 Cloud, met uitbreiding naar Procurement zodra de cloudmigratie is gerealiseerd.
Samenwerking en resultaten
Hoewel een deel van de implementatie nog in de opstart zit, ervaart Verstegen de samenwerking met ISPnext als constructief en voortvarend. Vragen worden snel en helder beantwoord en het vertrouwen in het projectteam is hoog.
Binnen finance en inkoop wordt met vertrouwen gekeken naar de ingeslagen route: minder handmatige verwerking, betere kostenbeheersing en een solide basis voor verdere digitalisering in 2026 en daarna.
Voordelen voor Verstegen
- Efficiëntere verwerking van inkomende kostenfacturen
- Budgetgoedkeuring vooraf geborgd via digitale workflows
- Betere datakwaliteit door gestandaardiseerde e-invoicing via Peppol
- Minder handmatige handelingen dankzij nextAI line recognition
- Toekomstbestendige aansluiting op Infor M3 Cloud
Veelgestelde vragen
AP Automation automatiseert het volledige factuurproces — van ontvangst tot goedkeuring en boeking. Verstegen gebruikt het om kostenfacturen efficienter te verwerken, handmatige invoer te elimineren en budgetgoedkeuring vooraf te borgen.
Peppol is het Europese standaardnetwerk voor elektronische factuuruitwisseling. Facturen worden digitaal en in een gestandaardiseerd formaat aangeleverd, wat fouten vermindert, data-kwaliteit verhoogt en het factuurproces schaalbaar maakt.
nextAI herkent en interpreteert factuurgegevens automatisch. Dit vermindert handmatige handelingen en verhoogt de verwerkingsbetrouwbaarheid, met name via line recognition dat factuurregels automatisch uitleest.
Line recognition herkent automatisch factuurregels zoals aantallen, prijzen en omschrijvingen. Hierdoor kunnen facturen op regelniveau worden gecontroleerd, wat de nauwkeurigheid vergroot en gedetailleerde kostenanalyse mogelijk maakt.
ISPnext is ontworpen om te integreren met zowel Infor M3 on-premise als Infor M3 Cloud. De oplossing sluit aan op de huidige situatie van Verstegen en op hun geplande ERP-cloudmigratie.
Kostenfacturen worden getoetst aan goedgekeurde budgetten voor ze worden geboekt. Overschrijdingen worden gesignaleerd en via workflows ter beoordeling aangeboden, zo voorkomt Verstegen financiele verrassingen achteraf.
Verstegen migreert stapsgewijs van Infor M3 on-premise naar de cloud. Een gefaseerde aanpak zorgt dat de automatisering aansluit op de huidige situatie en meeschaalt wanneer de cloudmigratie is gerealiseerd.
Na de succesvolle implementatie van AP Automation en e-invoicing is de volgende stap de uitbreiding naar Procurement binnen Infor M3 Cloud, als de cloudmigratie is gerealiseerd.
Ontdek hoe ISPnext uw factuurproces automatiseert
Download gratis het whitepaper AP Automation in 5 stappen en automatiseer uw factuurverwerking stap voor stap.
