Van Lanschot Kempen, actief in de financiële sector en dus onderworpen aan strenge wet- en regelgeving, gebruikt ISPnext sinds 2015 voor Spend Analytics, Contract Management en Vendor Rating. Het team van Service Center Inkoop Contract Management & Facilities meet en verhoogt hiermee contract compliance en risicobeheersing richting toezichthouders als DNB, EBA en NRA.
Contracten kwamen pas boven water bij een probleem of naderend einde, ontbrekend overzicht in wie verantwoordelijk was, en een groeiende noodzaak om inkoopuitgaven en risicomanagement aantoonbaar te maken richting financiële toezichthouders.
Vendor Management organisatiebreed uitgerold, gestart in 2015, met Spend, Contracten en Vendor Rating als kernfunctionaliteiten, inclusief migratie van bestaande contractnummers en rapportagevelden specifiek voor toetsing door DNB.
Volledig overzicht in aflopende contracten en verantwoordelijkheden, meetbare en verhoogde contract compliance, en kant-en-klare rapportages voor risicomanagement-toetsing, nu uitgebreid met een Supplier Portal.
Versnipperd contractoverzicht in een streng gereguleerde sector
Van Lanschot Kempen valt als financiële instelling onder strenge wet- en regelgeving. De afdeling Service Center Inkoop Contract Management & Facilities, 2 inkopers, 5 contractmanagers en 1 manager, samen 6,5 FTE, had behoefte aan structureel overzicht.
-
Contracten kwamen pas laat boven water
"Als je een contract afsluit met een leverancier, komt dat vaak pas weer boven water wanneer daar aanleiding toe is of het bijna afloopt. We hadden een grote wens om onze contracten voor alle betrokkenen goed toegankelijk te maken," aldus Peggy Klingers, Head of Procurement.
-
Vendor management niet organisatiebreed
"Wij zijn in 2015 gestart met de implementatie van ISPnext. Op dat moment maakten we gebruik van een ander systeem, maar dat sloot niet geheel aan op onze wens om vendor management organisatiebreed uit te rollen," vertelt Peggy.
-
Toenemende druk vanuit toezichthouders
Na de bankencrisis kwamen er veel meer voorschriften op het gebied van wet- en regelgeving in de financiële sector. Financiële instellingen worden getoetst op risicomanagement en moeten per contract een exit-strategie kunnen aantonen aan DNB, EBA en NRA.
"Met de heldere rapportagevelden in Vendor Management tonen we per contract aan hoe we risicomanagement toepassen."
Van implementatie in 2015 tot rapportagevelden voor DNB-toetsing
Van Lanschot Kempen bouwde de oplossing zorgvuldig op: van een succesvolle systeemmigratie, via organisatiebrede vendor management, naar specifieke rapportagevelden voor financieel toezicht.
-
Zorgvuldige implementatie en data-migratie
"Als je overstapt van het ene systeem naar het andere, verlies je ook altijd wat. We waren vertrouwd met het oude systeem en moesten ineens met nieuwe dashboards werken," vertelt Peggy. In samenwerking met ISPnext zijn alle contractnummers uit het oude systeem gehaald en geïmporteerd.
-
Spend, Contracten en Vendor Rating gecombineerd
"ISPnext heeft een enorm gebruiksvriendelijk en overzichtelijk systeem. Zo kan ik voor elk contract aan de hand van groene bolletjes zien of we compliant zijn," aldus Peggy. Contractmanagers kunnen eigen contracten oproepen; waar dat nog niet gebeurt, draait Peggy's team rapportages met filters op contractsoort, vervaldatum en exit plan.
-
Rapportagevelden specifiek voor DNB-toetsing
Voor elk contract kan Van Lanschot Kempen aangeven of er een risk assessment is, of het contract in scope is bij De Nederlandsche Bank, en of een exit plan, exit paragraaf en exit strategie aanwezig zijn, rapportagevelden die direct inzichtelijk zijn bij een toetsing.
-
Adoptie via interne presentaties en gebruikersrechten
Van Lanschot Kempen geeft regelmatig interne presentaties over ISPnext om breed gebruik te stimuleren. Met gebruikersprofielen per medewerker zorgt de organisatie dat iedereen alleen ziet waar diegene rechten voor heeft of behoefte aan heeft.
Meetbare contract compliance en kant-en-klare risicorapportages
Van Lanschot Kempen heeft nu structureel zicht op aflopende contracten en interne verantwoordelijkheden, en kan compliance direct aantonen richting toezichthouders, met de Supplier Portal als volgende stap.
Wat het Van Lanschot Kempen oplevert
- Organisatiebreed inzichtelijke en toegankelijke contracten, met duidelijke verantwoordelijkheden
- Automatische herinnering wanneer een contract afloopt
- Meetbare en stijgende contract compliance door koppeling van Spend en Contracten
- Directe rapportages voor toetsing door DNB, EBA en NRA, risk assessment, scope en exit-strategie per contract
- Bezig met uitbreiding naar een Supplier Portal, mede vormgegeven op basis van eigen wensen
Veelgestelde vragen over risicomanagement en contract compliance bij Van Lanschot Kempen
Van Lanschot Kempen is een Nederlandse financiële dienstverlener. Als financiële instelling valt de organisatie onder strenge wet- en regelgeving en wordt zij getoetst op risicomanagement door onder meer De Nederlandsche Bank (DNB).
Van Lanschot Kempen gebruikt Spend, Contracten (Contract Management) en Vendor Rating (Vendor Management), sinds de implementatie in 2015.
Voor elk contract kan Van Lanschot Kempen aangeven of er een risk assessment is uitgevoerd, of het contract in scope is bij DNB, en of een exit plan, exit paragraaf en exit strategie aanwezig zijn, rapportagevelden die direct inzichtelijk zijn bij een toetsing door DNB, EBA of NRA.
Door Spend en Contracten te koppelen, kan Van Lanschot Kempen contract compliance meten en gericht verhogen, iets wat voorheen niet inzichtelijk gemaakt kon worden.
De overstap vereiste zorgvuldige data-migratie: in samenwerking met ISPnext zijn alle contractnummers uit het oude systeem gehaald en in het nieuwe systeem geïmporteerd, zodat geen informatie verloren ging.
Van Lanschot Kempen bevindt zich in de implementatiefase van een Supplier Portal binnen het Linked-plan. Via interviews en gesprekken brengt ISPnext de wensen van de organisatie in kaart, zodat leveranciers straks ook inzicht krijgen in relevante documentatie.
Ontdek wat ISPnext voor jouw organisatie kan betekenen
Download gratis het whitepaper Contract Management in 5 stappen en haal meer waarde uit je contracten.
