Waterschap Vallei en Veluwe, met ruim 600 medewerkers verantwoordelijk voor veilige dijken, schoon oppervlaktewater en gezuiverd afvalwater tussen de IJssel, Nederrijn, Utrechtse Heuvelrug en de Randmeren, verving zijn bestaande contractmanagementsysteem na een marktconsultatie en aanbesteding door Contract- en Vendor Management van ISPnext.
Contractmanagement werd ondersteund door meerdere systemen en handmatige werkwijzen. Contractinformatie was verspreid over afdelingen, eigenaarschap niet altijd eenduidig belegd en inzicht in looptijden en verplichtingen beperkt, wat actief contractbeheer en strategische samenwerking met leveranciers bemoeilijkte.
Na een marktconsultatie met vijf partijen en een formele aanbesteding in 2024 koos Waterschap Vallei en Veluwe voor Contract- en Vendor Management van ISPnext. ISPnext begeleidde de implementatie, vertaalde best practices naar sjablonen en definieerde samen met het waterschap rollen, verantwoordelijkheden en processen.
Een centraal overzicht van contracten en verplichtingen, automatische signaleringen die contractbeheer proactief maken, helder belegd eigenaarschap en een structurele borging van rechtmatigheid.
Van versnipperde contractinformatie naar regie
Binnen Waterschap Vallei en Veluwe werd contractmanagement ondersteund door meerdere systemen en handmatige werkwijzen, wat actief contractbeheer en strategische samenwerking met leveranciers bemoeilijkte.
-
Contractinformatie verspreid over afdelingen
Contractinformatie was verspreid over afdelingen, eigenaarschap was niet altijd eenduidig belegd en inzicht in looptijden en verplichtingen was beperkt.
-
Niet tevreden met het bestaande systeem
"We waren niet tevreden over ons huidige contractmanagementsysteem," geeft Tom Snapper, contractmanager bij Waterschap Vallei en Veluwe, aan.
-
Behoefte aan één centrale oplossing
De behoefte was helder: één centrale oplossing waarin contracten en leveranciers uniform worden vastgelegd, processen worden ondersteund en rechtmatigheid structureel wordt geborgd.
''Het platform van ISPnext wordt door ons zeer enthousiast ervaren. Vanaf de start merken we dat het systeem goed aansluit bij onze werkwijze en daadwerkelijk bijdraagt aan het gestructureerd en professioneel inrichten van contractmanagement.''
Van marktconsultatie tot organisatiebrede adoptie
Waterschap Vallei en Veluwe koos ISPnext via een zorgvuldig selectietraject en liet zich vervolgens begeleiden bij het vertalen van best practices naar een inrichting die past bij de eigen processen.
-
Marktconsultatie en aanbesteding in 2024
In 2024 nam Waterschap Vallei en Veluwe deel aan een marktconsultatie met vijf partijen, gevolgd door een formele aanbesteding. In de eindfase bleven twee partijen over, waaronder ISPnext, gekozen om de configureerbare, flexibele aanpak van contract- en vendormanagement, gebaseerd op bewezen best practices binnen het (semi-)publieke domein.
-
Begeleiding tijdens de implementatie
Begeleiding tijdens de implementatie was essentieel: niet alleen het opleveren van software, maar ondersteuning bij het inrichten van contractmanagement op een manier die past bij de organisatie en haar processen.
-
Best practices vertaald naar sjablonen en processen
ISPnext vertaalde best practices naar een concrete inrichting, werkte met sjablonen voor verschillende typen dossiers en definieerde samen met het waterschap rollen, verantwoordelijkheden en processen, dit zorgde voor duidelijkheid, structuur en draagvlak.
-
Een platform dat meegroeit
ISPnext blijft zich ontwikkelen op basis van praktisch gebruik en organisatorische behoeften, waardoor het platform toekomstbestendig aanvoelt en kan meegroeien met Waterschap Vallei en Veluwe in plaats van statisch te zijn.
Meer overzicht, minder risico's
De grootste efficiëntieslag zit in het centrale overzicht en het actief ondersteunen van de contractcyclus, daarmee wordt contractbeheer proactief in plaats van reactief.
Wat het Waterschap Vallei en Veluwe oplevert
- Centrale vastlegging van contracten en afspraken geeft grip op looptijden, verlengingen en opzegmomenten
- Automatische signaleringen maken contractbeheer proactief in plaats van reactief
- Heldere rollen en verantwoordelijkheden voorkomen versnippering in het proces
- Vaste werkwijzen, processen en uniforme formats zorgen voor eenduidig en consistent werken
- Het contractmanagementsysteem biedt een belangrijk extra handvat om grip te krijgen en te houden op rechtmatigheid
- AI-ondersteunde contractanalyse helpt bij het signaleren van risico's en het sneller doorgronden van contractvoorwaarden.
Veelgestelde vragen over contractmanagement en rechtmatigheid bij Waterschap Vallei en Veluwe
Contractmanagement is het actief beheren van afspraken met leveranciers. Voor waterschappen is dit cruciaal om grip te houden op uitgaven, rechtmatigheid en prestaties van leveranciers binnen infrastructuur, waterveiligheid en zuivering.
Goede software legt contracten, verplichtingen en looptijden centraal vast. Dit voorkomt fouten en ongewenste verlengingen en ondersteunt structurele borging van rechtmatigheid in het inkoop- en financieel proces.
Door automatische signaleringen biedt software inzicht in verlengings- en opzegmomenten. Hierdoor worden acties tijdig opgepakt en blijven risico's op verlopen of stilzwijgende verlengingen beperkt.
ISPnext is configureerbaar, praktijkgericht en sluit aan op publieke processen. Met sjablonen, rollenbeheer en automatische workflows ondersteunt het eenduidig en professioneel contractmanagement.
Niet alleen software, maar ook begeleiding is onderdeel van het traject. ISPnext vertaalt best practices naar inrichting op maat en helpt organisaties bij procesinrichting, eigenaarschap en draagvlak.
Essentiële functies zijn: centrale opslag, signaleringen, sjablonen, rollenbeheer, audittrail en integratie met financiële systemen. Dit zorgt voor grip, controle en efficiëntie.
Ontdek wat ISPnext voor jouw organisatie kan betekenen
Download gratis: 5 stappen naar grip op contractbeheer voor publieke organisaties.
