Grip op contracten en rechtmatigheid bij Waterschap Vallei en Veluwe

Binnen Waterschap Vallei en Veluwe werd contractmanagement ondersteund door meerdere systemen en handmatige werkwijzen. Contractinformatie was verspreid over afdelingen, eigenaarschap was niet altijd eenduidig belegd en inzicht in looptijden en verplichtingen was beperkt. Dit bemoeilijkte actief contractbeheer en maakte strategische samenwerking met leveranciers lastig.

De aanleiding om met ISPnext te gaan werken was concreet en praktisch:
“We waren niet tevreden over ons huidige contractmanagementsysteem.” geeft Tom aan. De behoefte was helder: één centrale oplossing waarin contracten en leveranciers uniform worden vastgelegd, processen worden ondersteund en rechtmatigheid structureel wordt geborgd.

In 2024 nam Waterschap Vallei en Veluwe deel aan een marktconsultatie met vijf partijen. Dit traject werd gevolgd door een formele aanbesteding. In de eindfase bleven twee partijen over, waaronder ISPnext. Met name de manier waarop contract- en vendormanagement in de praktijk kan worden ingericht viel daarbij op: configureerbaar, flexibel en gebaseerd op bewezen best practices binnen het (semi-)publieke domein.

Voor Waterschap Vallei en Veluwe was begeleiding tijdens de implementatie essentieel. Niet alleen het opleveren van software, maar ondersteuning bij het inrichten van contractmanagement op een manier die past bij de organisatie en haar processen.

ISPnext begeleidde dit traject door best practices te vertalen naar een concrete inrichting, te werken met sjablonen voor verschillende typen dossiers en samen rollen, verantwoordelijkheden en processen scherp te definiëren. Deze aanpak zorgde voor duidelijkheid, structuur en draagvlak binnen de organisatie.

Vanaf dag 1 wordt het platform van ISPnext positief ervaren. Tom: “Het platform van ISPnext wordt door ons zeer enthousiast ervaren. Vanaf de start merken we dat het systeem goed aansluit bij onze werkwijze en daadwerkelijk bijdraagt aan het gestructureerd en professioneel inrichten van contractmanagement.” Hij benadrukt ook de voortdurende ontwikkeling van het platform en merkt op dat ISPnext zich blijft ontwikkelen op basis van praktisch gebruik en organisatorische behoeften. Daardoor voelt het platform toekomstbestendig aan en in staat om mee te groeien met de organisatie, in plaats van statisch te zijn.

De grootste efficiëntieslag zit in het centrale overzicht en het actief ondersteunen van de contractcyclus. Door contracten en afspraken centraal vast te leggen, ontstaat grip op looptijden, verlengingen en opzegmomenten. Tom: “Door de centrale vastlegging van contracten en afspraken hebben wij veel meer grip gekregen op looptijden, verlengingen en opzegmomenten.”

Automatische signaleringen maken contractbeheer proactief in plaats van reactief: “De automatische signaleringen zorgen ervoor dat acties tijdig en proactief worden opgepakt, waardoor risico’s op ongewenste verlengingen of verlopen contracten sterk zijn verminderd.”

Daarnaast draagt het platform bij aan helder eigenaarschap: “Rollen en verantwoordelijkheden zijn helder belegd, waardoor inzichtelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is en versnippering in het proces wordt voorkomen.” Door vaste werkwijzen, processen en uniforme formats ondersteunt ISPnext eenduidig en consistent werken binnen de organisatie. Het intuïtieve karakter van het systeem zorgt daarbij voor breed draagvlak.

De samenwerking met ISPnext wordt ervaren als toegankelijk en professioneel. Tom: “Er wordt snel gereageerd op vragen en verzoeken, waarbij de communicatie prettig en laagdrempelig verloopt.” Daarnaast wordt het oplossingsgerichte karakter benoemd: “ISPnext denkt actief mee en zoekt zichtbaar naar oplossingen die aansluiten bij onze praktijk.” Deze manier van samenwerken sluit aan bij de rol die ISPnext inneemt: partner in contract- en vendormanagement, niet alleen leverancier van software.

Voor de financiële en inkoopafdeling biedt het platform duidelijke meerwaarde richting rechtmatigheid en compliance: “Het contractmanagementsysteem van ISPnext biedt ons een belangrijk extra handvat om grip te krijgen en te houden op rechtmatigheid.” Door contractafspraken, verplichtingen en looptijden structureel vast te leggen, ontstaat meer inzicht, controle en voorspelbaarheid. Daarmee ondersteunt ISPnext niet alleen het dagelijkse werk, maar ook de borging van rechtmatigheid op de langere termijn.

Waterschap Vallei en Veluwe is een zelfstandige overheidsinstantie en maakt deel uit van de derde bestuurslaag in Nederland. Het waterschap is verantwoordelijk voor waterveiligheid, waterkwaliteit en waterzuivering in een groot deel van Midden- en Oost-Nederland. Samenwerken en vernieuwen staan centraal in de uitvoering van haar maatschappelijke taken. Met Contract- en Vendor Management van ISPnext werkt Waterschap Vallei en Veluwe aan professioneel, toekomstbestendig en rechtmatig contractbeheer.