Waarom contractmanagement onmisbaar is voor publieke organisaties

Bij contractmanagement in de publieke sector gaat het om veel meer dan het archiveren van documenten. Het draait om een volledig CLM-proces (contract lifecycle management), van het vastleggen van afspraken en leveranciersbeheer tot het bewaken van prestaties, verlengingen en beëindigingen.

Voor gemeenten en andere publieke instellingen spelen extra eisen mee. Denk aan de aanbestedingswet, interne controlekaders, rechtmatigheidseisen en verantwoording richting college, raad en toezichthouders. Zonder professioneel contractbeheer in de publieke sector is het lastig om aan al deze eisen te voldoen.

Dirk Jan schetst het kernprobleem: “Zonder centrale opslag ontbreekt het overzicht, wie heeft welke afspraken gemaakt, wanneer loopt een contract af, wat zijn de financiële verplichtingen?” Goed leveranciersbeheer en een gestructureerd contractbeheerproces zorgen ervoor dat publieke organisaties weten wat ze hebben afgesproken, met wie en onder welke condities.

Binnen een gemeente draait veel om rechtmatigheid van publieke uitgaven en het voorkomen van onrechtmatige of ondoelmatige bestedingen. Versnipperd contractbeheer bij gemeenten leidt al snel tot ongewenste situaties, zoals:

• stilzwijgende verlengingen van contracten die niet meer nodig zijn;
• onvolledig vastgelegde financiële verplichtingen;
• ontbrekende verantwoordingsinformatie bij audits of accountantscontroles.

Dat raakt direct aan contractbeheer overheid en aan het risicomanagement rond contracten. Zonder eenduidig overzicht van lopende contracten, loopt een gemeente risico op onrechtmatigheid, gemiste opzegtermijnen en het niet naleven van beleidsdoelen bijvoorbeeld rond duurzaamheid of sociaal domein.

Professioneel contractmanagement bij gemeenten maakt sturen mogelijk. Met betrouwbare gegevens weet je welke contracten strategisch belangrijk zijn, waar besparingskansen liggen en welke contractrisico’s prioriteit hebben.

De Gemeente Gooise Meren biedt een sterk praktijkvoorbeeld van contractmanagement in de publieke sector. Na de fusie van Bussum, Muiden en Naarden in 2016 bleken contracten verspreid te zijn over persoonlijke mappen, mailboxen en verouderde systemen.

Richard Roosjen en Annemarie Ruiter, proceseigenaren Contract- en leveranciersmanagement, zijn aan de slag gegaan met het in kaart brengen van alle contracten. Roosjen vertelt: “Na die exercitie moesten we concluderen dat van twee derde van onze leveranciers de contracten niet inzichtelijk waren. Bijvoorbeeld omdat ze ergens decentraal of zelfs helemaal niet waren opgeslagen.”

Dit komt Maarten Anbeek, Sales Director Benelux bij ISPnext, maar al te bekend voor. Ongeveer honderd publieke instellingen gebruiken het ISPnext platform voor Business Spend Management, waarbij vooral de oplossing voor software voor contractbeheer bij gemeenten veel wordt ingezet. “Gebrek aan overzicht en inzicht maakt goede controle op uitgaven onmogelijk,” zegt Maarten.

Door te kiezen voor een centrale digitale contractregistratie heeft Gooise Meren alle contracten stap voor stap ondergebracht in één systeem. Deze contractregistratie voor de gemeente vormt nu de basis voor grip op uitgaven, rechtmatigheid en betere rapportage.

Zowel de ervaringen van Gooise Meren als de inzichten van ISPnext laten zien dat digitalisering van contractbeheer onmisbaar is. Met software voor contractmanagement binnen de overheid kun je:

• contracten centraal opslaan en classificeren;
• automatische signalen instellen voor opzeg- en verlengingsdata;
• contracten koppelen aan uitgaven, facturen en leveranciersprestaties;
• rapportages genereren voor bestuur, audit en toezicht.

Deze contractbeheer software is een essentieel onderdeel van procesoptimalisatie in de inkoop bij de overheid.

Dirk Jan benadrukt dat dit niet alleen een IT-traject is: “Het digitaliseren van contractbeheer is geen IT-project, maar een organisatieverbetering. Je creëert inzicht, versterkt samenwerking en bouwt aan een stevige basis voor verantwoording en beleid.” Door digitalisering ontstaat een gedeelde waarheid voor inkoop, financiën, beleid en control, waardoor contracten niet langer een black box zijn.

Voor gemeenten die contractmanagement willen opzetten of professionaliseren, helpt een praktische aanpak. Gooise Meren en ISPnext laten een aantal succesfactoren zien:

1. Breng alle contracten in kaart
   Start met inventarisatie. Waar liggen contracten nu, bij wie en in welke vorm. Zonder volledig beeld is contractbeheer implementeren vrijwel onmogelijk.
2. Centraliseer en structureer contractregistratie
   Richt een centrale omgeving in met duidelijke categorieën en eigenaarschap. Gebruik hiervoor geschikte contractbeheer tools voor de overheid.
3. Wijs per contract een verantwoordelijke aan
   Laat iemand binnen de gemeente verantwoordelijk zijn voor gebruik, kwaliteit en evaluatie van ieder contract, inclusief periodiek overleg met de leverancier.
4. Begin bij de grootste risico’s en volumes
   Pak niet alles tegelijk aan. Focus eerst op contracten met een hoog financieel of operationeel risico. Hier ligt voor contractbeheer in gemeenten de snelste winst.
5. Verbind contractbeheer met beleid en inkoopstrategie
   Zorg dat contractinformatie aansluit op beleidsdoelen bijvoorbeeld duurzaamheid, sociaal domein, facilitair. Zo wordt contractmanagement opzetten direct relevant voor bestuur en management.

Met deze stappen groeit contractbeheer bij gemeenten uit tot een strategisch stuurinstrument in plaats van een administratieve last.

In de praktijk komen dezelfde fouten in contractbeheer steeds terug. Veelvoorkomende contractbeheerproblemen bij gemeenten zijn onder andere:

• stilzwijgende verlenging van contracten die feitelijk niet meer nodig zijn;
• ontbrekende registratie van contracttermijnen en verplichtingen;
• contracten die niet gekoppeld zijn aan daadwerkelijke uitgaven;
• onduidelijke eigenaarschap, waardoor niemand aanspreekbaar is.

Deze patronen leiden tot serieuze risico’s in contractmanagement, zoals onrechtmatige uitgaven, gemiste kortingen, onbenutte schaalvoordelen en het niet halen van duurzaamheids- of kwaliteitsdoelen.

Gooise Meren trof bijvoorbeeld een onderhoudscontract voor gasflessen aan die al jaren niet meer werden gebruikt, terwijl de facturen nog steeds betaald werden. Dat illustreert hoe snel fouten in contractbeheer financiële impact krijgen als er geen structurele monitoring plaatsvindt.

Contractbeheer staat niet los van de inkoopstrategie in de publieke sector, maar vormt daar juist een logisch vervolg op. Wat in de aanbesteding wordt uitgevraagd en gecontracteerd, moet in de uitvoering worden bewaakt.

Goed contractbeheer bij aanbestedingen zorgt dat afspraken over prijs, kwaliteit, servicelevels en duurzaamheid niet in de la verdwijnen, maar actief worden gemonitord. Dat geldt bijvoorbeeld voor:

• kwaliteitscriteria in Wmo- en jeugdzorgcontracten;
• duurzaamheidsclausules in wegenbouw en vastgoedonderhoud;
• prestatieafspraken met ICT- en facilitaire leveranciers.

Leveranciersselectie bij de overheid wordt zo gekoppeld aan structurele opvolging via contractmanagement. Roosjen en Ruiter noemen het voorbeeld van wegenbouw, waarbij een duurzame uitvoering extra vergoeding oplevert. Zonder actief contractbeheer zou deze voorwaarde niet worden gecontroleerd en betaalt de gemeente te veel, terwijl duurzaamheidsdoelen niet worden gehaald.

Contractbeheer sluit aldus de cirkel tussen aanbesteding, uitvoering en verantwoording.