In veel publieke organisaties ontbreekt het aan een centraal en gestructureerd systeem voor contractbeheer. Contracten zwerven rond op persoonlijke netwerkschijven, in mailboxen of zelfs in papieren archieven. Hierdoor ontstaan veelvoorkomende problemen, zoals:
- Ongeplande stilzwijgende verlengingen: Contracten worden automatisch verlengd zonder dat er een heroverweging plaatsvindt van de voorwaarden of de noodzaak.
- Onvolledige financiële vastlegging: Verplichtingen zijn niet goed geregistreerd, waardoor er risico's ontstaan bij begrotingen en controles.
- Moeilijk vindbare verantwoordingsinformatie: Bij audits of bestuursrapportages is cruciale informatie niet direct beschikbaar.
- Verlies van kennis: Wanneer medewerkers vertrekken, gaat veel kennis over lopende afspraken verloren.
Deze versnippering vergroot de kans op juridische problemen, financiële schade en reputatierisico’s. Zoals Dirk Jan Leppers aangeeft: “Zonder centrale opslag ontbreekt het overzicht: wie heeft welke afspraken gemaakt, wanneer loopt een contract af, wat zijn de financiële verplichtingen?”
Daarnaast vraagt het opvragen van contractinformatie bij audits of subsidieaanvragen vaak om veel handmatig uitzoekwerk, wat leidt tot extra werkdruk en inefficiëntie. Zonder een centraal, gedigitaliseerd en goed gecategoriseerd systeem loop je het risico dat je cruciale deadlines, contractuele verplichtingen of beleidsdoelstellingen uit het oog verliest.