Waarom contractmanagement onmisbaar is voor publieke organisaties

Bij contractmanagement gaat het om meer dan alleen het bewaren van documenten. Het gaat om het complete proces: van het verzamelen van leveranciersgegevens en het vastleggen van afspraken, tot het actief opvolgen van verlengingen en prestaties. “Voor overheidsorganisaties is dat extra belangrijk. Denk aan wetgeving zoals de aanbestedingswet, interne controle-eisen en het afleggen van verantwoording richting bestuur en toezichthouders,” aldus Dirk Jan Leppers, Solution Consultant bij ISPnext. 

In veel publieke organisaties ontbreekt het aan een centraal en gestructureerd systeem voor contractbeheer. Contracten zwerven rond op persoonlijke netwerkschijven, in mailboxen of zelfs in papieren archieven. Hierdoor ontstaan veelvoorkomende problemen, zoals:

• Ongeplande stilzwijgende verlengingen: Contracten worden automatisch verlengd zonder dat er een heroverweging plaatsvindt van de voorwaarden of de noodzaak.
• Onvolledige financiële vastlegging: Verplichtingen zijn niet goed geregistreerd, waardoor er risico's ontstaan bij begrotingen en controles.
• Moeilijk vindbare verantwoordingsinformatie: Bij audits of bestuursrapportages is cruciale informatie niet direct beschikbaar.
• Verlies van kennis: Wanneer medewerkers vertrekken, gaat veel kennis over lopende afspraken verloren.

Deze versnippering vergroot de kans op juridische problemen, financiële schade en reputatierisico’s. Zoals Dirk Jan Leppers aangeeft: “Zonder centrale opslag ontbreekt het overzicht: wie heeft welke afspraken gemaakt, wanneer loopt een contract af, wat zijn de financiële verplichtingen?”

Daarnaast vraagt het opvragen van contractinformatie bij audits of subsidieaanvragen vaak om veel handmatig uitzoekwerk, wat leidt tot extra werkdruk en inefficiëntie. Zonder een centraal, gedigitaliseerd en goed gecategoriseerd systeem loop je het risico dat je cruciale deadlines, contractuele verplichtingen of beleidsdoelstellingen uit het oog verliest.

In veel organisaties blijft contractbeheer jarenlang onderbelicht, simpelweg omdat het ‘altijd zo is gegaan’. Maar die houding is riskant. Juist in een publieke context, waar verantwoording en transparantie centraal staan, kan het ontbreken van goed contractmanagement leiden tot gemiste subsidies, onrechtmatige uitgaven of negatieve bevindingen in accountantsrapporten. Bovendien gaan kostbare uren verloren aan het zoeken naar documenten of herstellen van fouten. “Zonder goed contractmanagement worden afspraken vergeten en risico’s onzichtbaar,” zegt Dirk Jan. Door niet te investeren in contractmanagement, investeer je, onbedoeld, in inefficiëntie en onzekerheid.

Een professioneel ingericht contractmanagementproces brengt rust, zekerheid en grip in publieke organisaties. Door contracten te centraliseren en digitaliseren ontstaat:

• Volledig inzicht en transparantie: Iedereen werkt met dezelfde, actuele gegevens. Of het nu gaat om inkoopadviseurs, beleidsmedewerkers, controllers of bestuurders.
• Rechtmatigheid en controleerbaarheid: Door goed vastgelegde contracten zijn verantwoordingen richting bestuur, accountants en toezichthouders eenvoudiger en betrouwbaar.
• Beheersing van risico’s: Geen verrassingen meer door automatisch verlengde contracten of gemiste opzegtermijnen.
• Betere samenwerking: Doordat iedereen toegang heeft tot dezelfde informatie, ontstaat er synergie tussen inkoop, beleid, control en uitvoering.
• Strategische sturing door categorisatie: Door contracten te groeperen op bijvoorbeeld PIANOo-categorieën (zoals ICT, Sociaal Domein of Facilitair), ontstaat er beleidsmatig inzicht en kunnen doelstellingen beter worden bewaakt.
• Efficiënter beheer door automatisering: Denk aan meldingen voor afloopdata, automatische workflows voor goedkeuring en prestatiebewaking via KPI’s. Hierdoor worden deadlines gehaald en prestaties continu gemonitord.

Zoals Dirk Jan benadrukt: “Het digitaliseren van contractbeheer is geen IT-project, maar een organisatieverbetering. Je creëert inzicht, versterkt samenwerking en bouwt aan een stevige basis voor verantwoording en beleid.”

Het professionaliseren van contractmanagement is geen eenmalige actie, maar een proces. “De eerste stap? Zorgen dat je weet wát je allemaal in huis hebt. Van daaruit kun je het beheer stap voor stap opbouwen, passend bij de behoeften van jouw organisatie,” vertelt Dirk Jan.