Waarom contractmanagement onmisbaar is voor publieke organisaties

Bij contractmanagement gaat het om meer dan alleen het bewaren van documenten. Het gaat om het complete proces: van het verzamelen van leveranciersgegevens en het vastleggen van afspraken, tot het actief opvolgen van verlengingen en prestaties. “Voor overheidsorganisaties is dat extra belangrijk. Denk aan wetgeving zoals de aanbestedingswet, interne controle-eisen en het afleggen van verantwoording richting bestuur en toezichthouders,” aldus Dirk Jan Leppers, Solution Consultant bij ISPnext. 

Veel organisaties hebben geen centrale plek waar alle contractinformatie samenkomt. Daardoor ontstaan er situaties waarin: 

• Contracten stilzwijgend verlengd worden, zonder heroverweging; 
• Financiële verplichtingen niet goed zijn vastgelegd; 
• Verantwoordingsinformatie moeilijk te vinden is; 
• Kennis verloren gaat bij wisseling van personeel. 

Naast deze situaties, kan het ook juridische en financiële gevolgen hebben.

In veel organisaties blijft contractbeheer jarenlang onderbelicht, simpelweg omdat het ‘altijd zo is gegaan’. Maar die houding is riskant. Juist in een publieke context, waar verantwoording en transparantie centraal staan, kan het ontbreken van goed contractmanagement leiden tot gemiste subsidies, onrechtmatige uitgaven of negatieve bevindingen in accountantsrapporten. Bovendien gaan kostbare uren verloren aan het zoeken naar documenten of herstellen van fouten. “Zonder goed contractmanagement worden afspraken vergeten en risico’s onzichtbaar,” zegt Dirk Jan. Door niet te investeren in contractmanagement, investeer je, onbedoeld, in inefficiëntie en onzekerheid.

Met een doordachte aanpak breng je orde in de chaos. En dat heeft grote voordelen: 

• Inzicht en transparantie: Iedereen werkt met dezelfde actuele informatie. Of je nu inkoopadviseur, beleidsmedewerker of controller bent. 
• Betere naleving van regels: Je hebt zicht op deadlines, aanbestedingsdrempels en verplichtingen. 
• Minder risico’s: Geen verrassingen bij audits of bestuursrapportages. 
• Betere samenwerking: Interne afdelingen en externe partners weten waar ze aan toe zijn. 

Het professionaliseren van contractmanagement is geen eenmalige actie, maar een proces. “De eerste stap? Zorgen dat je weet wát je allemaal in huis hebt. Van daaruit kun je het beheer stap voor stap opbouwen, passend bij de behoeften van jouw organisatie,” vertelt Dirk Jan.