Wat is Source-to-Pay en waarom is het essentieel voor jouw organisatie?

Source-to-Pay omvat de volledige keten van inkoopactiviteiten: van het selecteren van leveranciers en vastleggen van contracten tot het bestellen, ontvangen en betalen van goederen en diensten. Het proces zorgt ervoor dat elke stap in de keten met elkaar verbonden is, waardoor er een end-to-end inkoopproces ontstaat. John licht toe: “In de afgelopen jaren zijn inkoopprocessen op grote schaal gedigitaliseerd. Die digitalisering maakt het mogelijk repetitieve taken te automatiseren en kosten te besparen. Bovendien levert het waardevolle data op voor verdere optimalisatie.”

Een goed ingericht Source-to-Pay proces gaat dus verder dan alleen kostenbesparing: het helpt organisaties om structureel strategische waarde te creëren door inzicht en efficiëntie.

Het Source-to-Pay proces bestaat uit meerdere onderling verbonden fasen:

Fase 1: Sourcing
Leveranciers worden geselecteerd op basis van prijs, kwaliteit, betrouwbaarheid en duurzaamheid. ISPnext ondersteunt dit proces met tenderfunctionaliteit en leveranciersbeoordeling. “Het vinden van de juiste leveranciers gaat niet alleen over kosten besparen,” zegt John. “Het draait ook om risicobeheer en lange termijn samenwerking.”

Fase 2: Contractmanagement
In deze stap worden afspraken met leveranciers digitaal vastgelegd. Zo ontstaat naleving, duidelijkheid en grip op contractverlengingen en voorwaarden.

Fase 3: Procurement
De operationele fase waarin bestellingen worden geplaatst, ontvangsten geregistreerd en facturen goedgekeurd worden. Een geautomatiseerd proces voorkomt fouten en versnelt doorlooptijden.

Fase 4: Factuurverwerking en betaling
Door automatische matching van inkooporder, ontvangst en factuur (3-way matching) verloopt de verwerking sneller en accurater.

ISPnext maakt het mogelijk om al deze stappen binnen één platform te integreren, van initiële sourcing tot de uiteindelijke betaling via het ERP-systeem.

Hoewel de termen vaak door elkaar worden gebruikt, is er een belangrijk onderscheid:

• Procure-to-Pay (P2P) richt zich vooral op het operationele deel van het proces: bestellen, ontvangen en betalen.
• Source-to-Pay (S2P) gaat verder en omvat ook de strategische fases van leveranciersselectie en contractbeheer.

Dankzij deze bredere scope biedt S2P meer inzicht, betere inkoopprocesoptimalisatie en duurzame samenwerking met leveranciers.
“Source-to-Pay creëert waarde op de lange termijn,” zegt John. “Het maakt organisaties wendbaarder, compliant en toekomstbestendig.”

Een geïntegreerde Source-to-Pay softwareoplossing brengt de volledige inkoopcyclus samen in één systeem. De voordelen zijn zichtbaar op meerdere niveaus:

• Efficiëntie en automatisering: repetitieve taken worden geautomatiseerd zodat medewerkers zich kunnen richten op strategische activiteiten.
• Kostenbesparing: betere leveranciersselectie en scherpere contractvoorwaarden leiden tot directe besparingen.
• Compliance en risicobeheersing: contractmonitoring en leveranciersanalyses verkleinen juridische en financiële risico’s.
• Real-time inzicht: KPI’s en dashboards bieden overzicht in uitgaven, leveranciersprestaties en contractverplichtingen.

“Data is de sleutel tot succes,” benadrukt John. “Wanneer je processen en gegevens integreert binnen één platform, ontstaat er een Single Source of Truth.”

Automatisering zorgt voor snelheid, nauwkeurigheid en minder fouten in het hele proces. Het intelligente Business Spend Management platform biedt automatische matching, goedkeuring en rapportage, zodat de organisatie tijd en kosten bespaart.

John vult aan: “De kracht van automatisering is dat je verder kunt gaan dan digitalisering alleen. Door data te gebruiken voor slimme aanbevelingen en benchmarks, wordt het proces zelflerend en steeds efficiënter.” ISPnext biedt bijvoorbeeld standaardbenchmarks zoals 80% contract compliance en adviezen zoals een ‘No Contract – No Pay’ procedure voor beter risicobeheer.

Een belangrijk voordeel van het BSM platform is de integratie tussen Finance en Inkoop. Beide afdelingen werken met dezelfde data, KPI’s en dashboards.
 “Zorg dat de financiële afdeling en de inkoopafdeling over dezelfde data beschikken en dezelfde spend analytics uitvoeren,” zegt John.  Deze samenwerking voorkomt fouten bij factuurmatching, versterkt compliance en creëert een volledig geïntegreerd inkoopproces.

Dankzij geïntegreerde data en analytics biedt ISPnext diepgaand inzicht in uitgaven, leveranciers en contracten. Data gedreven dashboards tonen KPI’s zoals contract compliance, doorlooptijden en betaaltermijnen, afgestemd op de rol van de gebruiker.

“Het draait allemaal om het creëren van waarde voor je organisatie,” zegt John. “Met de juiste aanpak kun je niet alleen besparen, maar ook duurzaam groeien.”

Een praktijkvoorbeeld is Louwman Group, die hun Source-to-Pay proces inrichtte met oplossingen zoals AP Automation en Contract Management.