Wat is Source-to-Pay?

Het belangrijkste doel van Source-to-Pay is het verbeteren van de hele inkoopketen, zowel operationeel als strategisch. Door automatisering en digitalisering krijgen organisaties grip op uitgaven, voldoen zij makkelijker aan regelgeving en versterken zij leveranciersrelaties.

Drie centrale doelstellingen van een Source-to-Pay oplossing zijn:

• Kostenbesparing
  Door slimme sourcing, beter contractmanagement en digitale factuurverwerking worden verspilling en inefficiënties verminderd.
• Compliance en risicobeheersing
  Source-to-Pay maakt het makkelijker om te voldoen aan regels zoals ESG-criteria en CSRD. Organisaties identificeren en beheren risico’s op basis van actuele data.
• Inzicht door data
  Dankzij één centrale omgeving, een single source of truth, wordt besluitvorming gebaseerd op betrouwbare, realtime informatie.

Zoals John uitlegt: "Je wil niet alleen besparen, maar ook zekerheid hebben over de naleving van regelgeving en de prestaties van je leveranciers. Met een Source-to-Pay oplossing monitor je eenvoudig alle risico’s en verplichtingen."

Source-to-Pay en Procure-to-Pay worden regelmatig door elkaar gehaald, maar er is een belangrijk verschil.

Procure-to-Pay (P2P) richt zich voornamelijk op het operationele deel van het proces: van het aanvragen van goederen of diensten tot het betalen van de factuur. Denk aan het maken van bestellingen, goedkeuring van ontvangsten en het verwerken van betalingen.

Source-to-Pay (S2P) daarentegen begint al vóór de inkoop, bij het selecteren van leveranciers en het afsluiten van contracten. Deze strategische fases maken een wezenlijk onderdeel uit van het proces. Hierdoor biedt Source-to-Pay een breder, geïntegreerd perspectief op de gehele inkoopcyclus.

Met een Source-to-Pay oplossing kunnen organisaties niet alleen transacties beheren, maar ook waarde creëren door betere leverancierskeuzes, naleving van beleid en lange termijn partnerships.

Een Source-to-Pay oplossing biedt voordelen op meerdere niveaus binnen een organisatie. Door alle stappen van de inkoopcyclus met elkaar te verbinden, ontstaat er een efficiënt en datagedreven proces:

• Efficiëntie en automatisering
  Repetitieve handelingen worden geautomatiseerd, waardoor medewerkers zich kunnen richten op strategisch werk.
• Kostenbesparing
  Door betere leverancierskeuze en scherpere contractvoorwaarden dalen de totale kosten.
• Compliance en risicobeheersing
  Auditlogs, leveranciersanalyses en contractbewaking verkleinen juridische en financiële risico’s.
• Realtime inzicht
  Source-to-Pay software levert actuele rapportages over uitgaven, leveranciersprestaties en contractverplichtingen.

John benadrukt: "Data is de sleutel tot succes. Wanneer je processen en gegevens integreert binnen één platform, ontstaat er een single source of truth. Dit maakt strategische besluitvorming een stuk eenvoudiger en effectiever."

Een succesvolle Source-to-Pay implementatie begint met inzicht in de huidige processen. Door knelpunten te identificeren en doelstellingen te bepalen, wordt duidelijk welke oplossing het beste past.

Stap 1: Analyse van de bestaande situatie
Welke tools worden nu gebruikt? Waar zitten vertragingen of fouten? Welke eisen stellen stakeholders?

Stap 2: Oplossing selecteren
Kies een source-to-pay platform dat past bij de organisatie, het ERP-systeem en de schaal van de activiteiten.

Stap 3: Configuratie en testen
Stem de workflows af op interne processen en test het platform met key users.

Stap 4: Training en adoptie
Zorg dat medewerkers snappen hoe het systeem werkt. Een hoge adoptiegraad bepaalt het uiteindelijke succes.

Stap 5: Continue optimalisatie
Meet resultaten, pas workflows aan en breid het systeem uit met aanvullende modules.

John adviseert: "De impact van een source-to-pay implementatie hangt af van een goede voorbereiding. Betrek alle afdelingen voor een soepele overgang." Met deze aanpak ontstaat er snel toegevoegde waarde: kosten dalen, processen verlopen soepel en beslissingen worden onderbouwd genomen.

Benieuwd hoe Louwman Group hun Source-to-Pay proces heeft ingericht met modules zoals AP Automation en Contract Management? Lees de customer case en ontdek hun aanpak.

Het Source-to-Pay proces bestaat uit verschillende onderling verbonden fasen. Elke fase draagt bij aan het optimaliseren van de inkoopstrategie en het realiseren van controle over uitgaven en leveranciersrelaties.

Fase 1: sourcing
In deze eerste fase worden leveranciers geselecteerd op basis van prijs, kwaliteit, duurzaamheid en betrouwbaarheid. Source-to-Pay software ondersteunt bij het uitvoeren van tendertrajecten en bij het beoordelen van leveranciersprestaties.
“Het vinden van de juiste leveranciers gaat niet alleen over kosten besparen,” zegt John. “Het draait ook om risicobeheer en lange termijn samenwerkingen die waarde toevoegen.”

Fase 2: contractbeheer
Een essentieel onderdeel binnen Source-to-Pay is contractmanagement. Afspraken met leveranciers worden vastgelegd in centrale systemen. Dit voorkomt onduidelijkheden, zorgt voor naleving en maakt het makkelijk om verlengingen en voorwaarden te beheren.

Fase 3: procurement
Deze operationele fase omvat de daadwerkelijke bestelling van goederen of diensten. Goedgekeurde bestelaanvragen, ontvangstregistratie en goedkeuring van facturen vormen de kern. Source-to-Pay maakt dit proces overzichtelijk en voorkomt fouten.

Fase 4: factuurverwerking en betaling
Tot slot worden de facturen gecontroleerd en verwerkt. Door automatische matching van inkooporder, ontvangst en factuur (3-way matching) verloopt dit proces sneller en nauwkeuriger.

Een goed ingericht Source-to-Pay systeem zorgt dat al deze fasen naadloos op elkaar aansluiten. Hierdoor wordt niet alleen tijd bespaard, maar ontstaat er ook één centrale bron van waarheid voor inkoopdata.

Steeds meer organisaties kiezen voor Source-to-Pay oplossingen om grip te krijgen op inkoop en betalingen. De voordelen reiken verder dan alleen efficiëntie: het gaat om compliance, risicobeperking en strategische waardecreatie.

Bij ISPnext ondersteunen we organisaties met een schaalbare Source-to-Pay oplossing die aansluit op bestaande ERP-systemen zoals SAP, Infor en Exact. Onze software helpt bij het structureren van processen, het centraliseren van data en het verbeteren van samenwerking tussen inkoop en finance.

"Het draait allemaal om het creëren van waarde voor je organisatie," concludeert John. "Met de juiste aanpak in Source-to-Pay kun je niet alleen besparen, maar ook duurzaam groeien."

Benieuwd naar wat onze Source-to-Pay software voor jouw organisatie kan betekenen? Plan een demo of neem contact met ons op.