E-facturatie verplicht: wat is het en waarom overstappen?

E-factureren houdt in dat facturen in een gestructureerd digitaal formaat worden verzonden én ontvangen, zodat ze automatisch door boekhoudsystemen verwerkt kunnen worden. In tegenstelling tot een PDF of papieren factuur bevat een e-factuur data in een standaardformaat zoals XML of UBL (Universal Business Language). Hierdoor is handmatige invoer overbodig en kunnen systemen direct aan de slag met de verwerking. Deze XML-facturen worden steeds vaker toegepast in de zakelijke dienstverlening.

Een belangrijk element hierin is het gebruik van beveiligde netwerken zoals Peppol. Dit Europese netwerk zorgt voor veilige en betrouwbare uitwisseling van e-facturen tussen bedrijven en overheden, wat het risico op fouten, fraude en vertragingen aanzienlijk vermindert. Let op: een echte e-factuur is geen gescande factuur of een PDF met metadata, maar volledig gestructureerde data die direct door software wordt gelezen. Daarmee verandert fundamenteel de manier waarop organisaties hun digitale facturatie inrichten.

Hoewel veel organisaties vandaag de dag facturen digitaal verwerken in pdf-formaat, is dit vaak slechts een tussenstap in de digitalisering. OCR-herkenning en regelmatching blijven foutgevoelig en vragen nog steeds handmatige controles. De echte efficiëntie ontstaat pas bij het gebruik van elektronische facturen in formaten als XML of EDI, waarbij factuurgegevens rechtstreeks tussen systemen worden uitgewisseld. Zo verdwijnt de kans op interpretatiefouten en wordt het factuurverwerkingsproces volledig geautomatiseerd, een stap die de potentie van digitalisering pas écht benut.

De Europese Unie werkt onder de naam ViDA (VAT in the Digital Age) aan de modernisering van het btw-systeem. Eén van de speerpunten is de verplichte invoering van e-facturatie bij grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU. Daarnaast worden lidstaten aangemoedigd om ook nationale verplichtingen in te voeren. Deze verplichte e-facturatie moet btw-fraude tegengaan en real-time rapportage mogelijk maken. "We zien dat Europese regelgeving zoals ViDA een enorme impact heeft op de digitalisering van finance. Nederland kan daarin niet achterblijven," aldus John.

Verschillende landen lopen hierin voorop. Italië verplicht e-facturatie sinds 2019 voor alle B2B-transacties. Duitsland begint in 2025 met een gefaseerde invoering, gevolgd door België en Polen in 2026. Frankrijk hanteert eveneens 2026 als einddatum, met een overgangsfase vanaf 2024. Nederland zal ongetwijfeld volgen. Voor organisaties betekent dit dat vrijblijvend digitaliseren tot het verleden behoort. E-factureren wordt een randvoorwaarde voor deelname aan de Europese markt. Lokale overheden vragen nu al om e-facturen via het Peppol-netwerk, met name bij aanbestedingen.

E-facturatie, of elektronische facturatie, is het proces waarbij facturen volledig digitaal worden verzonden, ontvangen en verwerkt via een gestandaardiseerd systeem. In plaats van een pdf of papieren factuur worden de gegevens rechtstreeks uitgewisseld tussen de boekhoudsystemen van verzender en ontvanger. Dat betekent geen handmatig overtypen, minder fouten en een snellere verwerking van betalingen.

Via beveiligde netwerken zoals Peppol kunnen bedrijven veilig en uniform elektronische facturen uitwisselen. Zo wordt het facturatieproces efficiënter, goedkoper en betrouwbaarder. Door facturen te digitaliseren ontstaat bovendien direct inzicht in de status van betalingen en de financiële gezondheid van de organisatie.

Hoewel de wettelijke verplichting belangrijk is, zijn er tal van zakelijke voordelen die organisaties overtuigen:

• Kostenbesparing: handmatig werk zoals scannen, overtypen en controleren vervalt, wat fouten beperkt en de verwerkingskosten per factuur aanzienlijk verlaagt.

  • Onderzoek van de Europese Commissie wijst op besparingen tussen de vier en negen euro per factuur.

  • Door de overstap naar e-invoicing kunnen bedrijven structureel besparen op administratiekosten.

• Snellere verwerking en betaling: Automatische verwerking zorgt voor kortere doorlooptijden, snellere betalingen en betere relaties met leveranciers.

• Direct inzicht en controle: e-facturatie biedt direct inzicht in openstaande verplichtingen, de status van betalingen en je cashflow.

  • Dankzij real-time dashboards en rapportages kun je de financiële sturing optimaliseren.

• Strategisch voordeel: “Wat mij betreft is e-factureren niet alleen een compliance-oplossing, maar ook een kans om financieel leiderschap te tonen binnen je organisatie,” zegt John.

• Fundament voor procesautomatisering: e-factureren vormt de basis voor bredere digitalisering, zoals:

  • automatische 3-way matching met inkooporders,

  • digitale goedkeuringsflows,

  • auditproof archivering,

  • en verbeterde traceerbaarheid.

Kortom: e-facturatie maakt je processen efficiënter én toekomstbestendig.

De overstap hoeft niet ingewikkeld te zijn. Een gestructureerde aanpak helpt je op weg. Begin met het analyseren van je huidige factuurproces. Hoeveel facturen verwerk je maandelijks, hoeveel daarvan verlopen nog handmatig, en waar ontstaan fouten of vertragingen? Tools zoals Spend Analytics geven hierin waardevolle inzichten.

Vervolgens onderzoek je of je ERP, boekhoud- of financieel systeem geschikt is voor e-facturatie. Ondersteunt het UBL of XML? Kan het gekoppeld worden aan netwerken zoals Peppol? En is er eenvoudige integratie met leveranciers of andere software mogelijk? Mocht je systeem nog niet klaar zijn, overweeg dan een oplossing zoals AP Automation van ISPnext. Kies bij voorkeur voor een platform dat erkend is voor e-invoicing binnen de Europese Unie.

Het is essentieel dat de gekozen oplossing voldoet aan Europese richtlijnen. Kies een platform dat aansluit op je ERP, verbonden is met Peppol, facturen auditproof archiveert en meegroeit met internationale wetgeving. Extra pluspunten zijn ondersteuning voor meertalige templates, landspecifieke btw-regels en ingebouwde validatie.

Zodra de technologie staat, betrek je je leveranciers. Onderzoek welke leveranciers al e-facturen kunnen versturen, wie begeleiding nodig heeft en welke bestandsformaten zij hanteren. Een Supplier Portal en helder communicatieplan, met bijvoorbeeld instructievideo’s, veelgestelde vragen en technische documentatie, maken de transitie soepeler.

Tot slot: technologie alleen is niet genoeg. Succesvolle implementatie vraagt om aangepaste processen en duidelijkheid over rollen. Wie valideert facturen, wie accordeert ze, hoe worden afwijkingen opgepakt? Leg afspraken vast met RACI-modellen en train je medewerkers. Zo vergroot je draagvlak én borg je continuïteit.

E-facturatie wordt stap voor stap de standaard in Europa. Volgens de Europese ViDA-richtlijn zal elektronische facturatie naar verwachting rond 2030 verplicht zijn voor alle zakelijke transacties. In België geldt de verplichting al vanaf 1 januari 2026 en ook landen als Polen, Frankrijk en Italië hebben hun eigen regelgeving ingevoerd.

Voor Nederlandse bedrijven, en zeker voor het mkb, is dit hét moment om voor te bereiden. Door nu al over te stappen op digitale facturatie profiteren organisaties van lagere kosten, snellere betalingen en volledige naleving van toekomstige wetgeving. Zo wordt e-facturatie niet alleen een verplichting, maar vooral een voordeel.

De invoering van e-facturatie eindigt niet bij de technische implementatie. Echte verandering komt wanneer medewerkers begrijpen waarom het belangrijk is, welke impact het heeft op hun werk en hoe zij eraan bijdragen. Communicatie, training en verandermanagement zijn dus cruciaal. Denk aan workshops, handleidingen en het aanstellen van interne ambassadeurs.

ISPnext en Dynatos bundelen hun krachten om organisaties te helpen met de overstap naar e-facturatie. Door de integratie van de geavanceerde Routty-technologie van Dynatos binnen het Business Spend Management-platform van ISPnext ontstaat één krachtig en toekomstbestendig platform voor geautomatiseerde factuurverwerking. Financiële en inkoopteams profiteren van minder handmatige handelingen, snellere verwerking en volledig inzicht in alle factuurstromen, waarmee organisaties optimaal voorbereid zijn op de toekomst van e-invoicing.

De samenwerking speelt in op de toenemende Europese verplichting rond elektronische facturatie. Waar de ViDA-richtlijn e-facturatie naar verwachting uiterlijk in 2030 verplicht stelt, kiezen steeds meer organisaties ervoor om nu al over te stappen. Niet alleen om compliant te zijn, maar vooral vanwege de efficiëntie- en kostenvoordelen. Elektronische factuurverwerking is tot 75% goedkoper dan traditionele methoden en zorgt bovendien voor snellere betalingen en een beter overzicht van financiële processen.

Dynatos is een toonaangevende specialist op het gebied van financiële en inkooptransformatie. Met hun expertise in e-invoicing en het Routty-platform garanderen zij dat organisaties in elke regio voldoen aan lokale wet- en regelgeving. Dankzij de strategische samenwerking met ISPnext krijgen klanten toegang tot een geïntegreerde oplossing die zowel compliant als efficiënt is. Zo halen bedrijven meer waarde uit hun financiële processen en zetten zij een belangrijke stap richting de toekomst van digitale facturatie.

Vanaf 1 januari 2026 wordt B2B e-invoicing verplicht in België, wat een belangrijke mijlpaal vormt in de digitalisering van elektronische facturatie binnen Europa. Tot nu toe volstond het vaak om facturen als pdf per e-mail te versturen, maar onder de nieuwe wetgeving moeten facturen voortaan verplicht in een gestructureerd elektronisch formaat worden uitgewisseld. Volgens John Schouten, Director Product Management bij ISPnext, vraagt dit van bedrijven aanzienlijke technische én procesmatige aanpassingen. ''De verplichting geldt niet alleen voor het verzenden van facturen, maar ook voor het automatisch ontvangen en verwerken ervan binnen bestaande systemen.'' Organisaties moeten hun IT-infrastructuur, workflows en e-invoicing software herzien om aan deze eisen te voldoen. Deze overgang naar verplichte digitale facturatie benadrukt het belang van gestructureerde data en naadloze systeemintegratie voor een toekomstbestendige administratie.

De invoering van e-factureren is niet alleen een compliancevraagstuk, maar vooral een kans om je financiële processen te moderniseren, automatiseren en klaar te maken voor de toekomst. Organisaties die nu investeren, profiteren straks van lagere kosten, snellere verwerking en meer grip op hun uitgaven. "Bij ISPnext geloven we dat eenvoud in processen leidt tot snelheid, controle en rust binnen finance. E-factureren speelt daarin een sleutelrol," aldus John.

Wil je weten hoe jouw organisatie eenvoudig kan overstappen? Vraag vrijblijvend een demo aan bij ISPnext en ontdek hoe onze oplossing je helpt om compliant én efficiënt te werken.

Wil je meer weten? Je leest het in het interview op cmweb.nl.