E-factureren: wat het is, waarom het verplicht is en hoe je start

E-factureren houdt in dat facturen in een gestructureerd digitaal formaat worden verzonden én ontvangen, zodat ze automatisch door boekhoudsystemen verwerkt kunnen worden. In tegenstelling tot een PDF of papieren factuur bevat een e-factuur data in een standaardformaat zoals XML of UBL (Universal Business Language). Hierdoor is handmatige invoer overbodig en kunnen systemen direct aan de slag met de verwerking. Deze XML-facturen worden steeds vaker toegepast in de zakelijke dienstverlening.

Een belangrijk element hierin is het gebruik van beveiligde netwerken zoals Peppol. Dit Europese netwerk zorgt voor veilige en betrouwbare uitwisseling van e-facturen tussen bedrijven en overheden, wat het risico op fouten, fraude en vertragingen aanzienlijk vermindert. Let op: een echte e-factuur is geen gescande factuur of een PDF met metadata, maar volledig gestructureerde data die direct door software wordt gelezen. Daarmee verandert fundamenteel de manier waarop organisaties hun digitale facturatie inrichten.

De Europese Unie werkt onder de naam ViDA (VAT in the Digital Age) aan de modernisering van het btw-systeem. Eén van de speerpunten is de verplichte invoering van e-facturatie bij grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU. Daarnaast worden lidstaten aangemoedigd om ook nationale verplichtingen in te voeren. Deze verplichte e-facturatie moet btw-fraude tegengaan en real-time rapportage mogelijk maken. "We zien dat Europese regelgeving zoals ViDA een enorme impact heeft op de digitalisering van finance. Nederland kan daarin niet achterblijven," aldus John.

Verschillende landen lopen hierin voorop. Italië verplicht e-facturatie sinds 2019 voor alle B2B-transacties. Duitsland begint in 2025 met een gefaseerde invoering, gevolgd door België en Polen in 2026. Frankrijk hanteert eveneens 2026 als einddatum, met een overgangsfase vanaf 2024. Nederland zal ongetwijfeld volgen. Voor organisaties betekent dit dat vrijblijvend digitaliseren tot het verleden behoort. E-factureren wordt een randvoorwaarde voor deelname aan de Europese markt. Lokale overheden vragen nu al om e-facturen via het Peppol-netwerk, met name bij aanbestedingen.

Hoewel de wettelijke verplichting belangrijk is, zijn er tal van zakelijke voordelen die organisaties overtuigen. Zo dalen de kosten doordat handmatig werk vervalt zoals scannen, overtypen en controleren. Dit beperkt fouten en verlaagt de verwerkingskosten per factuur aanzienlijk. Onderzoek van de Europese Commissie wijst op besparingen tussen de vier en negen euro per factuur. Door de overstap naar e-invoicing kunnen bedrijven structureel besparen op administratiekosten.

Daarnaast worden facturen sneller verwerkt en betaald. Automatische verwerking zorgt voor kortere doorlooptijden, snellere betalingen en betere relaties met leveranciers. Ook biedt e-facturatie direct inzicht in openstaande verplichtingen, de status van betalingen en je cashflow. Dankzij real-time dashboards en rapportages kun je je financiële sturing optimaliseren. "Wat mij betreft is e-factureren niet alleen een compliance-oplossing, maar ook een kans om financieel leiderschap te tonen binnen je organisatie," zegt John.

E-factureren vormt bovendien het fundament voor bredere procesautomatisering. Denk aan automatische matching met inkooporders (3-way matching), digitale goedkeuringsflows, auditproof archivering en verbeterde traceerbaarheid. Kortom, e-facturatie maakt je processen efficiënter én toekomstbestendig.

De overstap hoeft niet ingewikkeld te zijn. Een gestructureerde aanpak helpt je op weg. Begin met het analyseren van je huidige factuurproces. Hoeveel facturen verwerk je maandelijks, hoeveel daarvan verlopen nog handmatig, en waar ontstaan fouten of vertragingen? Tools zoals Spend Analytics geven hierin waardevolle inzichten.

Vervolgens onderzoek je of je ERP, boekhoud- of financieel systeem geschikt is voor e-facturatie. Ondersteunt het UBL of XML? Kan het gekoppeld worden aan netwerken zoals Peppol? En is er eenvoudige integratie met leveranciers of andere software mogelijk? Mocht je systeem nog niet klaar zijn, overweeg dan een oplossing zoals AP Automation van ISPnext. Kies bij voorkeur voor een platform dat erkend is voor e-invoicing binnen de Europese Unie.

Het is essentieel dat de gekozen oplossing voldoet aan Europese richtlijnen. Kies een platform dat aansluit op je ERP, verbonden is met Peppol, facturen auditproof archiveert en meegroeit met internationale wetgeving. Extra pluspunten zijn ondersteuning voor meertalige templates, landspecifieke btw-regels en ingebouwde validatie.

Zodra de technologie staat, betrek je je leveranciers. Onderzoek welke leveranciers al e-facturen kunnen versturen, wie begeleiding nodig heeft en welke bestandsformaten zij hanteren. Een Supplier Portal en helder communicatieplan, met bijvoorbeeld instructievideo’s, veelgestelde vragen en technische documentatie, maken de transitie soepeler.

Tot slot: technologie alleen is niet genoeg. Succesvolle implementatie vraagt om aangepaste processen en duidelijkheid over rollen. Wie valideert facturen, wie accordeert ze, hoe worden afwijkingen opgepakt? Leg afspraken vast met RACI-modellen en train je medewerkers. Zo vergroot je draagvlak én borg je continuïteit.

De invoering van e-facturatie eindigt niet bij de technische implementatie. Echte verandering komt wanneer medewerkers begrijpen waarom het belangrijk is, welke impact het heeft op hun werk en hoe zij eraan bijdragen. Communicatie, training en verandermanagement zijn dus cruciaal. Denk aan workshops, handleidingen en het aanstellen van interne ambassadeurs. In onze blog “De adoptie van e-invoicing: zo krijg je medewerkers mee” lees je hoe je dit effectief aanpakt.

De invoering van e-factureren is niet alleen een compliancevraagstuk, maar vooral een kans om je financiële processen te moderniseren, automatiseren en klaar te maken voor de toekomst. Organisaties die nu investeren, profiteren straks van lagere kosten, snellere verwerking en meer grip op hun uitgaven. "Bij ISPnext geloven we dat eenvoud in processen leidt tot snelheid, controle en rust binnen finance. E-factureren speelt daarin een sleutelrol," aldus John.

Wil je weten hoe jouw organisatie eenvoudig kan overstappen? Vraag vrijblijvend een demo aan bij ISPnext en ontdek hoe onze oplossing je helpt om compliant én efficiënt te werken.