Supplier onboarding: in controle en verbinding

“Procurement en Finance werken vaak met verschillende versies van dezelfde informatie,” legt Dirk Jan Leppers, Product Manager bij ISPnext, uit. “Zonder structuur ontstaan er dubbele records, onduidelijke verantwoordelijkheden en risico’s bij audits.” Ook compliance wordt een uitdaging. Bedrijfsinformatie, belastinggegevens en bankrekeningnummers moeten gecontroleerd worden. Zonder geautomatiseerde checks kost dit veel tijd en is het moeilijk om fouten of fraude uit te sluiten. Daarbij komt dat leveranciersdata snel veroudert: onderzoek toont aan dat 30% van leveranciersgegevens al binnen een jaar niet meer actueel is. Zonder grip ontstaat onnodig risico.

Met Vendor Management wordt supplier onboarding een gestroomlijnd en controleerbaar proces. Het begint bij een interne aanvraag: medewerkers kunnen via een formulier een nieuwe leverancier voordragen. Daarbij geven zij informatie mee zoals het verwachte ordervolume, of het om een eenmalige leverancier gaat en welke alternatieven al zijn bekeken. 

“Op basis van deze aanvraag kan Procurement snel bepalen of de leverancier nodig en passend is,” zegt Dirk Jan. “Als er al een geschikte partij bestaat, voorkom je zo onnodige nieuwe registraties.” 

Deze eerste stap legt de basis voor datagedreven besluitvorming. Doordat medewerkers ook een inkoopcategorie en contactgegevens meegeven, wordt de aanvraag automatisch naar de juiste verantwoordelijke gestuurd. Denk aan een category manager of een regionale inkoper. Daarmee ontstaat niet alleen snelheid, maar ook duidelijke eigenaarschap in het proces. 

Na goedkeuring ontvangt de leverancier automatisch een uitnodiging voor het supplier portal. Daar vult hij alle benodigde gegevens in en uploadt documenten zoals certificaten, gedragscodes of NDA’s. Optioneel kunnen vragenlijsten worden ingevuld over onderwerpen als duurzaamheid, e-invoicing onboarding of kwaliteitsbeheer. 

Het portal biedt leveranciers bovendien inzage in de status van hun aanvragen en facturen. Hierdoor hoeven zij minder vaak contact op te nemen met Procurement of Finance. Dit reduceert het aantal terugkerende vragen en verlaagt de administratieve workload, terwijl processen sneller en efficiënter verlopen. 

Alle acties en goedkeuringen zijn traceerbaar en volledig gelogd. Zo ontstaat een sluitende audit trail die voldoet aan interne en externe controle-eisen. 

Supplier onboarding bij ISPnext bestaat uit een aantal vaste onderdelen: 

• Supplier onboarding: nieuwe leveranciers aanvragen en communiceren. 
• Self-service portal: leveranciers kunnen zelf documenten en data updaten. 
• Supplier compliancy: conform policies documenten en data aanleveren. 
• Supplier questions: statusvragen over facturen, betalingen en leveringen. 
• Supplier data: één bron van waarheid, gekoppeld aan je ERP. 
• Supplier questionnaires: vragenlijsten over o.a. ESG en e-invoicing. 

Een klant in de maakindustrie werkt met veel gespecialiseerde leveranciers, variërend van grondstoffen tot logistieke partners. Voorheen verliep supplier onboarding handmatig. Nieuwe leveranciers werden aangemeld via e-mail en data werd overgezet naar ERP. Regelmatig ontbraken certificaten of bleken bankgegevens onjuist.

Sinds de overstap naar Vendor Management van ISPnext is het proces geautomatiseerd. Elke afdeling kan via het interne formulier een leverancier aanvragen. Na goedkeuring wordt de leverancier uitgenodigd via het portal. Binnen enkele dagen zijn alle gegevens correct aangeleverd, inclusief documenten als ISO-certificaten en verklaringen van herkomst. Dankzij automatische validaties en logging voldoet de organisatie nu aantoonbaar aan eisen omtrent compliance, ook bij leveranciers in risicolanden. 

De samenwerking tussen Finance en Procurement is hierdoor sterk verbeterd. Beide teams werken met dezelfde gegevens en volgen real-time de status van een onboarding. Er is minder ruis, meer transparantie en een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor leverancierskwaliteit. 

Supplier onboarding raakt niet alleen Vendor Management, maar ook AP Automation. Goede data zorgen voor minder fouten in factuurverwerking en snellere betalingen. “We zien dat klanten die beide oplossingen combineren veel minder correctierondes nodig hebben,” aldus Dirk Jan.  

Daarnaast verbetert de samenwerking tussen afdelingen. Doordat alle gegevens centraal beschikbaar zijn, werken Finance en Procurement op basis van dezelfde informatie. Ook de doorlooptijd neemt sterk af. Waar onboarding vroeger weken kon duren, is het proces nu vaak binnen enkele dagen afgerond. Je kunt bovendien verschillende verloopdata instellen voor documenten zoals certificaten of contracten. Hierdoor blijf je up-to-date en voorkom je verrassingen bij herbeoordelingen of contractverlengingen. 

Supplier onboarding is niet alleen een operationele stap. Het bepaalt in grote mate hoe veilig, efficiënt en compliant je organisatie met leveranciers samenwerkt. Door dit proces te standaardiseren en digitaliseren, leg je een fundament voor duurzame groei en betere besluitvorming. 

Een bijkomend voordeel is de mogelijkheid om te anticiperen op audits, certificeringen of veranderende regelgeving. In sectoren zoals manufacturing, food & beverage of healthcare is het aantonen van leverancierskwaliteit vaak een vereiste. Met het platform van ISPnext leg je de juiste basis om ook hieraan te voldoen. 

Wil je weten hoe jouw organisatie supplier onboarding kan professionaliseren? Plan een vrijblijvende demo met een van onze experts.