SWVO (Samenwerkingsverband Welzijnsorganisatie Oosterschelderegio) automatiseerde factuurverwerking in Dynamics AX2012 met ISPnext. Het resultaat: een veel sneller proces, aanzienlijk minder fouten en meer tijd voor het finance team.
Alle facturen handmatig verwerken: arbeidsintensief, foutgevoelig en onvoldoende transparant voor een welzijnsorganisatie die verantwoording moet afleggen.
ISPnext AP Automation gekoppeld aan Dynamics AX2012, met digitale indiening, controle en verwerking in één gestroomlijnde workflow.
Veel snellere factuurverwerking, sterk verminderde fouten en beter financieel overzicht voor de gehele organisatie.
Van papieren stapel naar gestroomlijnd proces
SWVO verwerkte alle facturen handmatig: een arbeidsintensief proces met veel controles en een hoog risico op fouten. Voor een welzijnsorganisatie die publieke middelen beheert, was meer transparantie en efficiëntie in de financiële administratie geen luxe, maar noodzaak.
-
Volledig handmatige verwerking
Elke binnenkomende factuur werd handmatig ingevoerd, gecontroleerd en goedgekeurd. Dit kostte het finance team onevenredig veel tijd en leidde tot een verhoogd foutenrisico in de verwerking.
-
Gebrek aan procesoverzicht
Zonder digitaal systeem was het lastig om de status van een factuur real-time te volgen. Goedkeuringsprocessen liepen via e-mail of papier, wat vertraging en onduidelijkheid in de hand werkte.
-
Risico op te late betaling
Handmatige verwerking leidde tot vertragingen in de betaalcyclus. Voor leveranciers betekende dit onnodige wachttijden; voor SWVO een reputatierisico en potentiële incassokosten.
''Door het digitaal verwerken van de facturen loopt dit proces veel sneller en gebeuren er veel minder fouten.''
Betrouwbare ondersteuning en soepele samenwerking
ISPnext is direct gekoppeld aan het Dynamics AX2012-systeem van SWVO. Facturen worden digitaal ingediend, gecontroleerd en goedgekeurd in één gestroomlijnde workflow, zonder papier en zonder handmatige overdracht.
-
Digitale factuurontvangst en -herkenning
Inkomende facturen worden automatisch herkend en uitgelezen door ISPnext. Handmatige invoer is overbodig, facturen stromen direct de goedkeuringsworkflow in.
-
Koppeling met Dynamics AX2012
ISPnext integreert naadloos met het bestaande Dynamics AX2012-systeem. Factuurdata, leveranciersinformatie en boekingsregels worden real-time uitgewisseld, zonder dubbele invoer.
-
Gestructureerde goedkeuringsworkflow
Facturen doorlopen een digitale goedkeuringsroute op basis van bedrag en kostenplaats. Goedkeurders ontvangen een melding en handelen facturen af in het systeem, snel, inzichtelijk en traceerbaar.
-
Directe helpdesksupport
Bij vragen of problemen staat de ISPnext helpdesk direct klaar. Snelle oplossing van issues voorkomt dat het factuurverwerkingsproces stokt, een belangrijk punt voor een organisatie als SWVO met vaste betalingstermijnen.
Voordelen die direct merkbaar zijn
Sinds de implementatie in 2022 verloopt factuurverwerking bij SWVO aanzienlijk sneller en betrouwbaarder. Het finance team heeft meer tijd voor inhoudelijke taken en de organisatie heeft een beter overzicht over haar financiële verplichtingen.
Wat het SWVO oplevert
- Factuurverwerking verloopt veel sneller, meer tijd voor andere taken
- Sterk verminderd aantal fouten door geautomatiseerde controles
- Lager risico op te late betaling en bijbehorende incassokosten
- Beter financieel overzicht via centrale omgeving voor factuurregistratie
- Naadloze koppeling met Dynamics AX2012, geen dubbele invoer
Veelgestelde vragen over AP Automation voor non-profit organisaties
SWVO staat voor Samenwerkingsverband Welzijnsorganisatie Oosterschelderegio. Het is een non-profit organisatie gevestigd in Goes die welzijns- en sociale ondersteuningsdiensten levert in de regio Oosterschelde.
ISPnext heeft een native koppeling met Microsoft Dynamics AX2012. Factuurdata, leveranciersinformatie en boekingsregels worden real-time uitgewisseld tussen ISPnext en Dynamics, zonder handmatige tussenkomst of dubbele invoer.
Ja. ISPnext ondersteunt meerdere non-profit en overheidsorganisaties in Nederland. De oplossing biedt een volledig digitaal auditspoor, transparantie in goedkeuringsprocessen en ondersteuning voor interne controle, essentieel voor organisaties die verantwoording afleggen over publieke middelen.
Facturen doorlopen een digitale goedkeuringsroute op basis van vooraf ingestelde regels, bedrag, kostenplaats, leverancier. Goedkeurders ontvangen een melding en handelen facturen af in het systeem. Alles is traceerbaar en inzichtelijk in real-time.
ISPnext voert geautomatiseerde controles uit op elke factuur: drieweg-matching met inkooporder en ontvangstbewijs, bedragvalidatie en dubbele-factuurdetectie. Dit elimineert de meest voorkomende fouten die bij handmatige verwerking optreden.
De implementatietijd hangt af van de complexiteit van de omgeving en integraties. Voor een organisatie als SWVO met een helder ERP-landschap verloopt de implementatie snel en goed begeleid, ondersteund door de ISPnext helpdesk die ook na livegang direct beschikbaar is.
Ontdek wat ISPnext voor jouw organisatie kan betekenen
Download gratis het whitepaper AP Automation in 5 stappen en automatiseer je factuurverwerking stap voor stap.
