Vitelia automatiseert factuurmatching in D365 F&O met gewicht-gebaseerde matchinglogica en Bestmix-integratie.
Facturen matchen op bongewicht én geleverd gewicht, handmatig en foutgevoelig in een agri/food-omgeving.
ISPnext AP Automation gekoppeld aan D365 F&O en Bestmix, met gewicht-gebaseerde matchinglogica.
Minder handmatig werk, kortere doorlooptijden en een volledige audittrail voor finance en inkoop.
De uitdaging: factuurmatching op bongewicht
In organisaties waar leveringen en gewichten een centrale rol spelen, is factuurverwerking zelden standaard. Bij Coöperatie Vitelia U.A. moesten facturen matchen op zowel bongewicht als geleverd gewicht, een combinatie die handmatig veel tijd kostte en foutgevoelig was.
-
Geen scan- en herkenoplossing
Facturen kwamen ongestructureerd binnen en moesten handmatig worden ingevoerd en gecontroleerd vóór verwerking.
-
Complexe matching op gewicht
Matching draaide niet alleen op ordernummer, maar ook op bongewicht én geleverd gewicht, niet standaard in een regulier AP-pakket.
-
Integratie D365 F&O + Bestmix vereist
De oplossing moest naadloos koppelen met Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations én een Bestmix-schil tegelijkertijd.
''De doorstroom van facturen is sneller geworden en het is goed inzichtelijk waar een factuur in de flow zit. Dankzij de adviesfunctie is onderling mailen over de status vrijwel overbodig geworden.''
Stapsgewijze aanpak: AP Automation met gewicht-matching
ISPnext leverde een oplossing die aansloot op de specifieke eisen van Vitelia: scan & herken, inkooporder-matching op gewicht, workflow met adviesfunctie en volledige koppeling met D365 F&O én Bestmix.
-
Scan & herken facturen
Digitale, gestructureerde factuurontvangst zodat matching en workflow direct kunnen starten, geen handmatige invoer meer.
-
Inkooporder-matching op gewicht
Automatisch matchen op bongewicht én geleverd gewicht. Facturen die 100% kloppen stromen door zonder tussenkomst van inkoop.
-
Workflow met adviesfunctie
Alleen afwijkingen komen langs inkoop. De adviesfunctie elimineert interne statusmails over factuurvoortgang.
-
Volledige koppeling D365 F&O + Bestmix
Naadloze integratie met beide systemen zodat data consistent is en de audittrail volledig sluit.
Wat factuurmatching automatiseren oplevert voor finance, inkoop en audit
Wanneer factuurmatching goed wordt ingericht, ontstaan drie duidelijke effecten voor de hele organisatie.
Wat het Vitelia oplevert
- Correct gematchte facturen stromen automatisch door zonder handmatige controle
- Factuurstatus altijd inzichtelijk in de workflow, geen statusmails meer
- Volledige factuurhistorie direct beschikbaar voor dagelijkse controle en audits
- Schaalbaar factuurvolume verwerken zonder extra administratieve inspanning
Veelgestelde vragen
Facturen worden automatisch gematcht met de inkooporder. Correct gematchte facturen gaan zonder handmatige controle door de workflow. Alleen afwijkingen komen langs inkoop.
Scan en herken zorgt dat facturen digitaal en gestructureerd binnenkomen, zodat matching en workflow direct kunnen starten en handmatige invoer overbodig wordt.
ISPnext koppelt native met D365 F&O. Bij Vitelia werkt de oplossing ook in combinatie met een Bestmix-schil, inclusief matching op bongewicht en geleverd gewicht.
Inkoop hoeft alleen nog afwijkingen te beoordelen. Facturen die volledig kloppen worden automatisch verwerkt, waardoor de werkdruk op inkoop significant afneemt.
De adviesfunctie geeft automatisch een voorstel voor de boeking van een factuur op basis van historische data en matchingregels. Dit elimineert veel intern mailverkeer over status en goedkeuring.
De audittrail legt elke stap in het factuurproces vast: wie heeft wat gedaan, wanneer en op basis van welke regel. Dit maakt interne controle en externe audits eenvoudig en traceerbaar.
De implementatie verliep soepel en zonder verstoringen in de dagelijkse factuurverwerking. Na ingebruikname bleek het platform stabiel te functioneren met weinig nazorg nodig.
Ja. ISPnext ondersteunt matching op bongewicht en geleverd gewicht, wat specifiek voor agri/food-organisaties zoals Vitelia essentieel is voor een geautomatiseerd factuurproces.
Ontdek wat ISPnext voor jouw organisatie kan betekenen
Download gratis het whitepaper AP Automation in 5 stappen en automatiseer je factuurverwerking stap voor stap.
