Factuurmatching automatiseren in D365 F&O: hoe Vitelia handmatig werk vermindert

Veel organisaties investeren eerst in digitalisering van facturen: ontvangen, scannen en archiveren. Toch blijft het proces daarna vaak hangen in uitzonderingen, handmatige controles en onderlinge afstemming. De oorzaak ligt meestal niet bij de factuur zelf, maar bij het proces eromheen: matchingregels, workflow‑inrichting, rolverdeling tussen afdelingen en controle richting audit.

In de branche van Vitelia is deze complexiteit extra herkenbaar. Matching draait niet alleen om een ordernummer, maar ook om variabelen zoals gewicht. Zonder ondersteuning voor deze realiteit ontstaat al snel extra handmatig werk en verlies aan overzicht. Daarom had Vitelia behoefte aan meer dan alleen scan & herken: de organisatie zocht een oplossing die factuurgegevens automatisch kon matchen met gegevens uit het bestaande ERP-landschap.

Door matching structureel te automatiseren en uitzonderingen centraal zichtbaar te maken, ontstaat een proces dat beter beheersbaar is en minder afhankelijk van individuele controles.

Voor de samenwerking met ISPnext werkte Vitelia nog niet met een scan‑ en herkenoplossing. De organisatie zocht een oplossing die zowel technisch als functioneel aansloot op de praktijk van finance en inkoop.

Functionele en technische eisen

De oplossing moest:

• te koppelen zijn met Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations
• werken in combinatie met een Bestmix‑schil
• facturen kunnen matchen op basis van bongewicht en geleverd gewicht

Deze combinatie van eisen was doorslaggevend in de keuze voor ISPnext.

De grootste winst voor Vitelia zit in wat niet meer nodig is. Veel inkoopfacturen matchen vooraf al volledig met de bijbehorende inkooporder. In de oude situatie kostte het nog veel tijd om deze facturen handmatig te controleren en te matchen.

Met geautomatiseerde factuurmatching verandert de rol van inkoop en finance fundamenteel.

Operationele impact voor inkoop en finance

• Inkoop wordt minder belast: facturen die 100% kloppen komen niet meer ter controle langs de inkoopafdeling
• De doorlooptijd van facturen is korter en de status in de workflow is altijd inzichtelijk
• Onderlinge afstemming via e‑mail neemt sterk af dankzij de adviesfunctie
• Audit en control worden eenvoudiger door de audittrail met volledige factuurhistorie

Patricia Koppes licht toe wat dit in de praktijk betekent: “Veel inkoopfacturen matchen nu vooraf al direct met de inkooporder. Waar we voorheen veel tijd kwijt waren aan handmatig matchen, krijgen collega’s deze facturen nu niet eens meer te zien als het 100% klopt.”

Automatisering is alleen effectief als het platform begrijpelijk blijft voor de mensen die ermee werken. Patricia: “Het is een overzichtelijk en gebruiksvriendelijk pakket voor zowel de eindgebruiker als de beheerder.”

Dit zorgt voor één gedeeld beeld van het factuurproces binnen finance en inkoop. Interpretatieverschillen worden beperkt en werkwijzen blijven consistent, wat bijdraagt aan stabiele dagelijkse processen en brede adoptie.

“De doorstroom van facturen is sneller geworden en het is goed inzichtelijk waar een factuur in de flow zit. Dankzij de adviesfunctie is onderling mailen over de status vrijwel overbodig geworden. Met de audittrail kunnen we bovendien direct de volledige historie van een factuur inzien.”

De implementatie van ISPnext verliep soepel en zonder verstoringen in de dagelijkse factuurverwerking. Na ingebruikname bleek het platform stabiel te functioneren, waardoor intensieve nazorg niet nodig was. Patricia: “De implementatie is destijds soepel verlopen. Doordat er weinig issues zijn, hebben we nu weinig contact nodig. En als er een issue is, wordt dit snel opgepakt via het helpcenter."

Wanneer factuurmatching automatiseren goed wordt ingericht, ontstaan drie duidelijke effecten:

1. Efficiency zonder extra ruis
Correct gematchte facturen stromen automatisch door. Dit maakt het mogelijk om een groeiend factuurvolume te verwerken zonder evenredige groei in administratieve inspanning.

2. Meer grip en minder statuscommunicatie
Dankzij inzicht in de workflowstatus en de adviesfunctie verdwijnt veel intern “waar staat deze factuur?”‑verkeer.

3. Auditability by design
De audittrail maakt de volledige factuurhistorie direct beschikbaar en ondersteunt dagelijkse controle en audits.

Vitelia kijkt vanuit finance en inkoop met een duidelijke ambitie naar de toekomst. “In onze branche is het van belang om steeds efficiënter te werken en we hopen dat ISPnext ons daarin blijft ondersteunen in de doorontwikkeling van hun pakket.”