Factuurverwerking met AI bespaart euro’s per factuur

Schouten kan de besparing van tijd en kosten (voornamelijk arbeidskosten) vertalen in harde cijfers. “Gemiddeld kost verwerking van een factuur ruim tien euro per factuur. Factuurherkenning met nextAI slaagt in meer dan 90% van de gevallen. Wij zien in de praktijk dat de besparing minimaal twee euro per factuur is en op sommige plaatsen wel zes euro per factuur. Als je weet dat wij jaarlijks tientallen miljoenen facturen verwerken, dan kun je wel nagaan welk besparingspotentieel hier ligt.”  

Bij factuurverwerking zijn drie stappen te onderscheiden: (1) ontvangst en herkenning, (2) matching en codering en (3) verwerking in ERP. “Voor het eerste deel hebben wij een centrale set aan prompts beschikbaar. Die herkent 99% van alle factuurkoppen en -regels; soms zijn er extra klantspecifieke prompts nodig.”

In stap twee gaat het vooral om het coderen van de factuuronderdelen, het toewijzen aan kostenplaatsen en communicatie met leveranciers. “De juist codering wordt bepaald met behulp van algoritmes, die onder meer zijn gebaseerd op historische gegevens en de gegevens op de factuur”, licht Schouten toe. “Bij sommige klanten wordt inmiddels al meer dan 80% van de facturen volledig touchless verwerkt.”

ISPnext past AI-agents inmiddels ook toe bij het uitlezen van offertes en contracten. “We hebben veel ontwikkelingstijd gestopt in nextAI voor AP Automation”, verklaart Schouten de snelle doorontwikkeling. “Aanpassing van de prompts richting offertes en contracten was vervolgens relatief eenvoudig.”

Alle datapunten in een offerte (zoals leverancier, documentnummer, bedrag) zet nextAI om in een inkooporder. Hetzelfde geldt voor contracten: documenten van soms wel 80 pagina’s. De tool kan een samenvatting van het contract maken en de relevante onderdelen omzetten in een inkooporder. “Die hoef je alleen nog maar te controleren en te accepteren. Het systeem geeft bovendien aan op welke punten het contract afwijkt van jouw inkoopvoorwaarden en bij een contractverlenging worden de verschillen getoond ten opzichte van het oude contract. Dat alles scheelt echt vele arbeidsuren.”

Gebruikers van het Source-to-Pay platform van ISPnext kunnen zelf aangeven binnen welke bandbreedtes het systeem autonoom mag handelen. “Wij maken zichtbaar hoe beslissingen van nextAI tot stand komen”, zegt Schouten.

De AI-tool helpt overigens ook bij het detecteren van fraude. “Onze software herkent patronen en afwijkingen. Bovendien kunnen facturen automatisch worden gekoppeld aan contracten en inkooporders.”

Hij benadrukt dat nextAI in eigen beheer is ontwikkeld en alleen op het eigen platform draait. “Veiligheid staat altijd op één. Security is voor ons belangrijker dan extra features. Om documenten in alle talen te kunnen verwerken, maken wij gebruik van LLM-modellen, bijvoorbeeld die van OpenAI. Maar klantgegevens worden niet gebruikt voor het trainen van zo’n model. Er is geen uitwisseling van data met derden. Ons platform opereert volledig binnen de restricties van EU-datagrenzen. Om die governance te onderstrepen, werken we aan certificering van nextAI met ISO 42001.”

Afsluitend plaatst Schouten de inzet van AI in de bredere context van het Source‑to‑Pay‑proces. “AI levert spectaculaire voordelen op, absoluut. Maar de echte waarde ontstaat wanneer AI wordt ingebed in een goed ingericht proces. Het is een krachtig middel om schaal, snelheid en controle te realiseren, terwijl de kwaliteit van data en de samenwerking binnen de organisatie en met partners in de keten doorslaggevend blijven. Een soepel Source‑to‑Pay‑proces gaat verder dan alleen de financiële administratie. Het begint al in de voorfase, met bijvoorbeeld leveranciers onboarding en vendor management, het werken met contracten en inkooporders. Door deze stappen structureel en digitaal in te richten, ontstaat een end‑to‑end proces dat ook technologisch optimaal kan worden ondersteund en verbeterd. Dat vraagt om goede samenwerking met collega’s én om sterke partnerships met leveranciers, die net zozeer gebaat zijn bij snelle en voorspelbare factuurverwerking.” 

 Schouten noemt factuurverwerking het eindstation. “Het is de financiële afronding van het hele inkoopproces. Alles wat in het voortraject niet goed is ingericht, komt uiteindelijk terug op de factuur. Juist daarom verschuift onze rol steeds meer richting advies over verbetering van het volledige Source‑to‑Pay‑proces. Samen met klanten kijken we waar in het end‑to‑end proces optimalisatie mogelijk is en hoe technologie kan bijdragen aan structurele verbeteringen.”