3-way matching met AP Automation

Je krijgt een factuur binnen en legt deze naast de inkooporder. Klopt de factuur met wat je besteld hebt? Of heeft jouw leverancier anders gefactureerd? Zijn de bestelde goederen al ontvangen of moeten ze nog ingeboekt worden? Het scheelt je veel verwerkingstijd als de factuur klopt met wat je hebt besteld.

Automatische interface

Met AP Automation worden facturen automatisch gematcht en geboekt tegen inkooporders. Via een automatische interface met het ERP systeem of de Procurement oplossing van ISPnext worden de inkooporder kop- en regelposities opgehaald. Wij maken hiervoor gebruik van zowel 2-way als 3-way matching.

De matching vindt plaats aan de hand van de matchingstoleranties. In geval van een “match” wordt de factuur automatisch en zonder goedkeuring geboekt in het ERP systeem. Deze matching kan op kop- en/of regelniveau plaatsvinden. Indien er sprake is van een ‘mismatch’, wordt de factuur automatisch aan de organisatie aangeboden ter afhandeling. Nadat de verschillen zijn verklaard en men een beslissing heeft genomen t.a.v. de factuur, vindt de administratieve afwikkeling alsnog plaats.

3-way matching met AP Automation

Wanneer er sprake is van ontvangsten wordt er een 3-way matching uitgevoerd. Bij het opzetten van 3-way matching wordt naar drie type documenten gerefereerd voor controle:

Inkomende factuur van jouw leverancier
De door jou geplaatste inkooporder
Geboekte goederenontvangst vanuit jouw ERP-systeem

Door de inzet van matching wordt er eenvoudig en snel vergeleken op factuur onderdelen zoals; ordernummers, aantallen en prijzen. Met 3-way matching zet je een uniform bedrijfsproces op dat zeer nauwkeurig en betrouwbaar is én een tijdsbesparing oplevert.

Arie van Arkel, controller bij IBK Groep vertelt: ‘’De logistieke facturen gaan via een 3-way match door het systeem. ISPnext matcht daarbij de inkomende factuur met het ordernummer en de ontvangstregistratie op prijs en aantal. Als dit met elkaar overeenkomt, wordt de factuur automatisch betaalbaar gesteld zonder dat de crediteurenadministratie hier nog veel tijd aan hoeft te besteden. Wat uiteraard een forse besparing in arbeidstijd betekent.”

2-way matching met AP Automation

Wanneer er geen sprake is van ontvangsten wordt dit herkend in de inkooporder en wordt er gematcht met de regelposities van de inkooporder (2-way matching).

Laatste nieuws

Apex Systems verbetert AP Automation met ISPnext

Apex Systems, een technologiedienstverlener en onderdeel van het ASGN-merk (NYSE: ASGN), kondigde vandaag een strategische samenwerking aan met...

Lees verder →

Nieuw partnership Stratas & ISPnext

Het Engelse Stratas, leider op het gebied van digitale transformatie, gaat een strategische samenwerking aan met ISPnext, leverancier van Business...

Lees verder →

Bereid jouw organisatie voor op de CSRD

Rapporteer jij al over de impact van jouw organisatie op mens en klimaat? Iedere organisatie wordt geconfronteerd met steeds complexere uitdagingen...

Lees verder →

Standaard integratie met SAP S/4HANA Public Cloud

We zijn verheugd om aan te kondigen dat ISPnext en Quinso een partnership zijn aangegaan voor de integratie met SAP S/4HANA Public Cloud. Quinso is...

Lees verder →

ISPnext breidt uit naar de UK

Na de uitbreiding naar de DACH markt kondigt ISPnext nu met trots haar intrede in de UK aan. Met de introductie van Sam Steare als Partner & Channel...

Lees verder →

Meer resources →