3-way matching met AP Automation

Je krijgt een factuur binnen en legt deze naast de inkooporder. Klopt de factuur met wat je besteld hebt? Of heeft jouw leverancier anders gefactureerd? Zijn de bestelde goederen al ontvangen of moeten ze nog ingeboekt worden? Het scheelt je veel verwerkingstijd als de factuur klopt met wat je hebt besteld. 

 

Automatische interface 

Met AP Automation worden facturen automatisch gematcht en geboekt tegen inkooporders. Via een automatische interface met het ERP systeem of de Procurement oplossing van ISPnext worden de inkooporder kop- en regelposities opgehaald. Wij maken hiervoor gebruik van zowel 2-way als 3-way matching. 

 

De matching vindt plaats aan de hand van de matchingstoleranties. In geval van een “match” wordt de factuur automatisch en zonder goedkeuring geboekt in het ERP systeem. Deze matching kan op kop- en/of regelniveau plaatsvinden. Indien er sprake is van een ‘mismatch’, wordt de factuur automatisch aan de organisatie aangeboden ter afhandeling. Nadat de verschillen zijn verklaard en men een beslissing heeft genomen t.a.v. de factuur, vindt de administratieve afwikkeling alsnog plaats.  

AP Automation ispnext illustration

3-way matching met AP Automation 

Wanneer er sprake is van ontvangsten wordt er een 3-way matching uitgevoerd. Bij het opzetten van 3-way matching wordt naar drie type documenten gerefereerd voor controle: 

  • Inkomende factuur van jouw leverancier 
  • De door jou geplaatste inkooporder 
  • Geboekte goederenontvangst vanuit jouw ERP-systeem 

 Door de inzet van matching wordt er eenvoudig en snel vergeleken op factuur onderdelen zoals; ordernummers, aantallen en prijzen. Met 3-way matching zet je een uniform bedrijfsproces op dat zeer nauwkeurig en betrouwbaar is én een tijdsbesparing oplevert. 

 

Arie van Arkel, controller bij IBK Groep vertelt: ‘’De logistieke facturen gaan via een 3-way match door het systeem. ISPnext matcht daarbij de inkomende factuur met het ordernummer en de ontvangstregistratie op prijs en aantal. Als dit met elkaar overeenkomt, wordt de factuur automatisch betaalbaar gesteld zonder dat de crediteurenadministratie hier nog veel tijd aan hoeft te besteden. Wat uiteraard een forse besparing in arbeidstijd betekent.” 

2-way matching met AP Automation 

Wanneer er geen sprake is van ontvangsten wordt dit herkend in de inkooporder en wordt er gematcht met de regelposities van de inkooporder (2-way matching). 

 

Wil jij meer weten over 2-way en 3-way matching?

 


Laatste nieuws

Whitepaper: Groeimodel van AP Automation naar BSM

Het wordt steeds belangrijker om bij het inrichten van je inkoopprocessenrekening te houden met diverse risicoscenario’s die je bedrijfsprocessen...

Lees verder →

Winst behalen in contractmanagement

Organisaties zijn steeds kwetsbaarder door de veranderingen in de markt, als zij onderliggende contracten niet op orde hebben. Een ontwikkeling die...

Lees verder →

Webinar: Groeimodel van BSM naar AP Automation

Om Business Spend Management toe te kunnen passen in je organisatie moeten er een aantal stappen ondernomen worden. Waarschijnlijk heb je al één...

Lees verder →

In uitgaven schuilt veel winstpotentie

Business Spend Management richt zich op alle uitgaven van een organisatie, met uitzondering van de personeelskosten.

Lees verder →

De adoptie van e-invoicing

Met elektronische facturen wordt er data uitgewisseld in een van tevoren gedefinieerd formaat tussen systemen. Als de data volledig is kunnen...

Lees verder →
Meer resources →