QR-code facturen Zwitserland zijn sinds 2022 verplicht. Ontdek de regels, voordelen en nieuwe eisen voor organisaties.
Verplicht
De QR-factuur is in Zwitserland sinds 2022 de standaard voor betalingen.
Wat het is
Alle betaalgegevens staan machineleesbaar in één code op de factuur.
In de praktijk
Granovit verwerkt QR-facturen volledig geautomatiseerd.
"De QR-factuur is sinds 1 oktober 2022 verplicht in Zwitserland en heeft de eerdere rode en oranje betaalstroken volledig vervangen“, aldus Jochen Werner, Chief Revenue Officer bij ISPnext. "Dit betekent dat een Zwitserse QR-code moet worden opgenomen op alle facturen die in Zwitserland worden uitgegeven en bedoeld zijn om een betaling te activeren. Deze QR-code bevat alle informatie die nodig is voor de betaling, zoals IBAN, bedrag, valuta, naam en adres van de begunstigde en andere optionele gegevens.“
Voor wie geldt de verplichting?
Organisaties die gevestigd zijn in Zwitserland
Zij zijn verplicht facturen uit te reiken met een Zwitserse QR-code als de factuur aanleiding geeft tot een betaling en een Zwitserse of Liechtensteinse bankrekening (IBAN beginnend met CH of LI) wordt gebruikt.
Facturen aan Zwitserse ontvangers
Buitenlandse organisaties die facturen uitreiken aan Zwitserse organisaties of particulieren moeten er ook voor zorgen dat ze QR-facturen kunnen ontvangen en verwerken.
Particulieren
De verplichting heeft voornamelijk betrekking op organisaties, niet op particuliere betalingstransacties.
AP Automation in 5 stappen
Ontdek hoe je factuurverwerking automatiseert, ook over de grens.
Wat is een QR-factuur?
"De QR-factuur is een moderne vorm van betalingsverzoek“, legt Werner uit. "Het bestaat uit een betalingsgedeelte en een kwitantie waarop een Zwitserse QR-code is afgedrukt. Deze code kan worden gelezen met bank-apps, smartphones of speciale scanners en maakt een eenvoudige, snelle en foutloze overdracht van alle betalingsgegevens naar e-banking of boekhoudsoftware mogelijk.“
Voordelen van de QR-factuur
Efficiëntie
Geen handmatige invoer van betalingsgegevens meer, wat fouten vermindert en tijd bespaart.
Standaardisatie
Uniforme verwerking van betalingen voor CHF en EUR.
Compatibiliteit
QR-biljetten kunnen zowel digitaal als op papier worden verwerkt.
Automatisering
Vereenvoudigt aansluiting en boekhouding van betalingen.
Overgangsbepalingen en nieuwe vereisten
"De QR-bill is sinds oktober 2022 verplicht. Vanaf 21 november 2025 worden aanvullende technische eisen van kracht, zoals de verplichting om gestructureerde adressen te gebruiken in de QR-code. Organisaties moeten tegen die tijd hun systemen dienovereenkomstig aanpassen“, aldus Jochen.
"In Zwitserland is de QR-code op facturen die aanleiding geven tot een betaling verplicht voor bedrijven. De QR-factuur is nu de standaard in het Zwitserse betalingsverkeer en vereenvoudigt zowel de uitgifte als de betaling van facturen aanzienlijk.“
“Dankzij de integratie met ISPnext verwerkt Granovit QR-facturen sneller en volledig digitaal.”
Jochen WernerChief Revenue Officer | ISPnextSuccesvolle integratie van de QR-code functie in AP Automation met ISPnext
"ISPnext onderkende de wettelijke vereisten voor QR-facturen al in een vroeg stadium en integreerde de functionaliteit voor het verwerken van Zwitserse QR-codes volledig in haar AP Automation oplossing“, zegt Werner. "ISPnext stelt organisaties dus in staat om alle facturen efficiënt en in overeenstemming met de wet te digitaliseren en te verwerken en het betalingsproces te automatiseren. Met behulp van de krachtige API van ISPnext kunnen relevante stamgegevens en factuurinformatie rechtstreeks vanuit ERP-systemen worden overgedragen, zodat de hele factuurworkflow, van vastlegging tot betaling, naadloos en foutloos verloopt.“
Best practice bij Granovit
"Een actueel voorbeeld van de succesvolle implementatie van deze oplossing is onze klant Granovit in Zwitserland. Daar werd de integratie van QR-code functionaliteit in AP Automation succesvol gerealiseerd met ISPnext. Granovit profiteert nu van volledig gedigitaliseerde factuurverwerking, die niet alleen voldoet aan de wettelijke vereisten, maar ook de efficiëntie en transparantie in betalingstransacties aanzienlijk verhoogt. De geautomatiseerde verwerking van QR-facturen zorgt voor snellere verwerkingstijden, minder fouten en een merkbare vermindering van de werkdruk van de boekhoudafdeling.“
Veelgestelde vragen
Wanneer een factuur in Zwitserland geen QR-code bevat, kan de ontvanger moeite hebben met het verwerken en betalen van de factuur. Bovendien voldoet de organisatie dan niet aan de wetgeving, wat kan leiden tot vertragingen in betalingen en mogelijke boetes of sancties.
Nee, QR-facturen zijn geschikt voor zowel Zwitserse franken (CHF) als euro’s (EUR). De standaard ondersteunt beide valuta, wat zorgt voor uniforme verwerking binnen het Zwitserse betalingsverkeer.
Ja, zolang de factuur aanleiding geeft tot een betaling en er een Zwitserse of Liechtensteinse bankrekening wordt gebruikt, geldt de verplichting. Er is geen uitzondering op basis van de omvang of aard van de organisatie.
Organisaties doen er goed aan hun ERP- en facturatiesystemen tijdig te controleren en aan te passen. Daarbij is het belangrijk om na te gaan of gestructureerde adressen correct worden verwerkt en of alle QR-code velden volgens de nieuwe specificaties gevuld worden.
