QR-code op facturen in Zwitserland: wettelijke eisen

• Organisaties die gevestigd zijn in Zwitserland: Zij zijn verplicht facturen uit te reiken met een Zwitserse QR-code als de factuur aanleiding geeft tot een betaling en een Zwitserse of Liechtensteinse bankrekening (IBAN beginnend met CH of LI) wordt gebruikt.
• Facturen aan Zwitserse ontvangers: Buitenlandse organisaties die facturen uitreiken aan Zwitserse organisaties of particulieren moeten er ook voor zorgen dat ze QR-facturen kunnen ontvangen en verwerken.
• Particulieren: De verplichting heeft voornamelijk betrekking op organisaties, niet op particuliere betalingstransacties.

"De QR-factuur is een moderne vorm van betalingsverzoek“, legt Schwarze uit. "Het bestaat uit een betalingsgedeelte en een kwitantie waarop een Zwitserse QR-code is afgedrukt. Deze code kan worden gelezen met bank-apps, smartphones of speciale scanners en maakt een eenvoudige, snelle en foutloze overdracht van alle betalingsgegevens naar e-banking of boekhoudsoftware mogelijk.“

• Efficiëntie: Geen handmatige invoer van betalingsgegevens meer, wat fouten vermindert en tijd bespaart.
• Standaardisatie: Uniforme verwerking van betalingen voor CHF en EUR.
• Compatibiliteit: QR-biljetten kunnen zowel digitaal als op papier worden verwerkt.
• Automatisering: Vereenvoudigt aansluiting en boekhouding van betalingen.

"De QR-bill is sinds oktober 2022 verplicht. Vanaf 21 november 2025 worden aanvullende technische eisen van kracht, zoals de verplichting om gestructureerde adressen te gebruiken in de QR-code. Organisaties moeten tegen die tijd hun systemen dienovereenkomstig aanpassen“, aldus Andreas.

"In Zwitserland is de QR-code op facturen die aanleiding geven tot een betaling verplicht voor bedrijven. De QR-factuur is nu de standaard in het Zwitserse betalingsverkeer en vereenvoudigt zowel de uitgifte als de betaling van facturen aanzienlijk.“

"ISPnext onderkende de wettelijke vereisten voor QR-facturen al in een vroeg stadium en integreerde de functionaliteit voor het verwerken van Zwitserse QR-codes volledig in haar AP Automation oplossing“, zegt Schwarze. "ISPnext stelt organisaties dus in staat om alle facturen efficiënt en in overeenstemming met de wet te digitaliseren en te verwerken en het betalingsproces te automatiseren. Met behulp van de krachtige API van ISPnext kunnen relevante stamgegevens en factuurinformatie rechtstreeks vanuit ERP-systemen worden overgedragen, zodat de hele factuurworkflow, van vastlegging tot betaling, naadloos en foutloos verloopt.“

"Een actueel voorbeeld van de succesvolle implementatie van deze oplossing is onze klant Granovit in Zwitserland. Daar werd de integratie van QR-code functionaliteit in AP Automation succesvol gerealiseerd met ISPnext. Granovit profiteert nu van volledig gedigitaliseerde factuurverwerking, die niet alleen voldoet aan de wettelijke vereisten, maar ook de efficiëntie en transparantie in betalingstransacties aanzienlijk verhoogt. De geautomatiseerde verwerking van QR-facturen zorgt voor snellere verwerkingstijden, minder fouten en een merkbare vermindering van de werkdruk van de boekhoudafdeling.“