De Connectie voert bedrijfsvoering uit voor de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden. Contractinformatie was moeilijk terug te vinden, verouderd en onvoldoende toegankelijk. Met ISPnext Contract Management is dat verleden tijd: eigenaarschap ligt nu decentraal bij de contracteigenaren zelf.
Contractinformatie versnipperd en slecht toegankelijk, geen duidelijk eigenaarschap, vervallen legacy-systeem en afnemende procesbeheersing.
ISPnext geïmplementeerd met decentraal eigenaarschapsmodel, intensieve samenwerking tijdens implementatie en snelle livegang.
Alles op één plek, duidelijk eigenaarschap per contract en een toekomstgerichte basis voor AI en verdere digitalisering.
Van versnipperd overzicht naar gedeeld eigenaarschap
De Connectie beheert de bedrijfsvoering voor drie gemeenten: Arnhem, Renkum en Rheden. Contractinformatie was moeilijk terug te vinden, verouderd of ontoegankelijk voor de betrokken stakeholders. De procesbeheersing verslechterde. Een nieuw systeem was noodzakelijk, maar de keuze voor het juiste model was minstens zo belangrijk.
-
Versnipperde contractinformatie
Contractgegevens stonden verspreid en waren niet consistent bijgehouden. Voor medewerkers en managers was het vrijwel onmogelijk om snel en betrouwbaar inzicht te krijgen in de status van lopende contracten.
-
Legacy-systeem aan vervanging toe
Het bestaande contractbeheersysteem voldeed niet meer. Functionaliteit schoot tekort, onderhoud was omslachtig en het systeem bood geen ondersteuning voor moderne werkwijzen rondom eigenaarschap en actief contractbeheer.
-
Behoefte aan decentraal eigenaarschap
De Connectie zocht niet alleen een systeem, maar een aanpak waarbij verantwoordelijkheid bij de contracteigenaren zelf ligt, niet gecentraliseerd bij één afdeling. Dit decentrale model was doorslaggevend in de keuze voor ISPnext.
''Het systeem doet wat het moet doen. Voor contracteigenaren is het fijn dat alles op één plek staat.''
Samenwerkend naar een snelle livegang
Na de selectie van ISPnext bleef de samenwerking intensief. ISPnext verwerkte actief gebruikersfeedback in de productontwikkeling. Functioneel beheer werd tijdelijk gecentraliseerd om opstartproblemen op te lossen, voordat de verantwoordelijkheid overging naar de eindgebruikers.
-
Decentraal eigenaarschapsmodel
Verantwoordelijkheid voor contracten ligt bij individuele contracteigenaren, niet bij een centrale contractbeheersafdeling. ISPnext ondersteunt dit model door eigenaren actief te notificeren en te ondersteunen bij hun taken.
-
Intensieve implementatiesamenwerking
ISPnext en De Connectie werkten nauw samen tijdens de implementatie. Gebruikersfeedback werd direct meegenomen in productontwikkeling, wat leidde tot een snelle livegang met hoog gebruikerscomfort.
-
Tijdelijk gecentraliseerd functioneel beheer
Na de livegang werd functioneel beheer tijdelijk gecentraliseerd om initiële vragen en aandachtspunten op te lossen. Zo konden eindgebruikers soepel instromen zonder procesverstoringen.
-
Voorbereiding op AI en automatisering
De Connectie kijkt al vooruit naar AI-toepassingen binnen ISPnext. Als AI contractdata automatisch kan herkennen en invoeren, levert dat aanzienlijke tijdsbesparing op, een reële verwachting voor de nabije toekomst.
Grip, inzicht en klaar voor de toekomst
Sinds de livegang in 2025 beschikt De Connectie over een centraal, actueel contractoverzicht met duidelijk eigenaarschap. De organisatie is klaar voor verdere digitalisering en anticipeert al op AI-toepassingen.
Wat het De Connectie oplevert
- Alle contracten op één centrale, altijd actuele plek, geen verspreide informatie meer
- Decentraal eigenaarschap: contracteigenaren zijn zelf verantwoordelijk en goed ondersteund
- Snelle livegang dankzij intensieve samenwerking en directe verwerking van gebruikersfeedback
- Toekomstgerichte basis voor AI-gestuurde contractherkenning en -invoer
- Eén platform voor drie gemeenten: Arnhem, Renkum en Rheden
Veelgestelde vragen over Contract Management voor overheden
De Connectie is een shared service organisatie die bedrijfsvoeringstaken uitvoert voor de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden. Denk aan inkoop, aanbesteding, HRM, financiën en ICT. Door samenwerking kunnen de gemeenten efficiënter en professioneler werken.
Bij een decentraal model draagt elke contracteigenaar zelf verantwoordelijkheid voor zijn of haar contract, in plaats van dat alles via een centrale contractbeheersafdeling loopt. ISPnext ondersteunt dit door eigenaren automatisch te notificeren en hen alle benodigde informatie centraal beschikbaar te stellen.
De implementatie verliep in nauwe samenwerking tussen De Connectie en ISPnext. Gebruikersfeedback werd actief meegenomen in de productontwikkeling. Functioneel beheer werd tijdelijk gecentraliseerd om de opstartfase soepel te laten verlopen, waarna eindgebruikers de verantwoordelijkheid overnamen.
De Connectie kijkt al naar AI-toepassingen waarbij contractdata automatisch wordt herkend en ingevoerd. Dit bespaart aanzienlijk tijd op het invoerproces en verhoogt de kwaliteit van contractregistraties. ISPnext ontwikkelt actief AI-functionaliteiten die hierop aansluiten.
Ja. De Connectie gebruikt ISPnext voor drie gemeenten tegelijk: Arnhem, Renkum en Rheden. ISPnext ondersteunt multi-organisatie-omgevingen waarbij elke entiteit haar eigen contractenportfolio beheert binnen dezelfde omgeving.
Een shared service center als De Connectie beheert contracten voor meerdere opdrachtgevers tegelijk. ISPnext biedt centraal overzicht, gestandaardiseerde werkwijzen en decentraal eigenaarschap, wat zowel de kwaliteit als de efficiency van contractbeheer significant verbetert.
Ontdek wat ISPnext voor jouw organisatie kan betekenen
Download gratis: 5 stappen naar grip op contractbeheer voor publieke organisaties.
