De Connectie kiest voor grip en inzicht met ISPnext

De Connectie is verantwoordelijk voor de uitvoering van de bedrijfsvoering voor de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden. Binnen die verantwoordelijkheid verzorgt de afdeling Inkoop en Aanbesteding het contractbeheer voor zowel de drie gemeenten als voor De Connectie zelf. Contractinformatie was vaak lastig te achterhalen, niet actueel of niet beschikbaar voor de juiste mensen. Daardoor werden rappelmails regelmatig genegeerd, werden nieuwe contracten niet altijd aangeleverd en raakte de regie over het proces gaandeweg verloren.

Toen CTM, het vorige systeem, werd uitgefaseerd, startte De Connectie een meervoudige onderhandse aanbesteding voor contractbeheer. ISPnext kwam daarbij als beste partij uit de bus. Belangrijk uitgangspunt in de keuze was dat de oplossing het eigenaarschap over contracten niet centraliseert, maar juist teruglegt bij de contracthouders zelf. “Nu kunnen alle contractmanagers en contracteigenaren zelfstandig in het systeem werken. Ze filteren op hun eigen dossiers en zien precies wat er speelt binnen hun verantwoordelijkheden. Dat geeft inzicht en eigenaarschap, en dat was precies wat we misten,” zegt Maartje.

Na de livegang bleef de samenwerking intensief. “Wat we waarderen, is dat ISPnext echt meedenkt. Als iets nog niet mogelijk is, kunnen we dat makkelijk bespreekbaar maken. Onze suggesties worden serieus genomen en regelmatig opgenomen in de roadmap.” Ook het functioneel beheer is bewust tijdelijk ondergebracht bij de projectleider van De Connectie, zodat kinderziektes eerst centraal kunnen worden opgelost. De bedoeling is dat dit beheer op termijn overgaat naar de gebruikers zelf.

De software wordt inmiddels als overzichtelijk en intuïtief ervaren. “Het systeem doet wat het moet doen. Voor contracteigenaren is het fijn dat alles op één plek staat,” zegt Maartje.

Binnen De Connectie wordt breder nagedacht over verdere digitalisering van bedrijfsvoering. Dat geldt ook voor het domein van contractbeheer. Robotisering is een concreet onderwerp binnen lopende interne projecten. AI wordt nog verkend, maar de mogelijkheden wekken interesse. “Als AI daadwerkelijk datapunten uit contracten kan herkennen en automatisch invoeren, dan kan dat ons veel tijd besparen. Dat zou echt van toegevoegde waarde zijn,” zegt Maartje.

Wel is duidelijk dat het onderwerp breder leeft dan alleen bij inkoop. Ook andere afdelingen, zoals ICT, signaleren behoefte aan beter contractbeheer. De uitdaging zit daarbij vooral in het beleggen van eigenaarschap en het combineren van juridische en inhoudelijke kennis. De Connectie verkent deze stappen zorgvuldig, met de wens om het contractbeheer verder te professionaliseren.

De Connectie is een samenwerkingsverband tussen de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden. Als uitvoeringsorganisatie verzorgt De Connectie de volledige bedrijfsvoering voor deze drie gemeenten. Dat omvat onder andere inkoop, financiën, ICT en vastgoedbeheer. De organisatie is beleidsarm en werkt vanuit een ondersteunende rol, waarbij het gemeentelijk beleid wordt vertaald naar professionele uitvoering. Met circa 600 medewerkers biedt De Connectie schaalvoordelen en continuïteit voor de deelnemende gemeenten.