Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden, dat inkoop en contractering van jeugdhulp regelt voor 10 gemeenten in de regio Haaglanden, moest in korte tijd duizenden zorgcontracten laten ondertekenen. Met Contract Management en de E-signing-applicatie van ISPnext werden 1.850 overeenkomsten binnen één week volledig digitaal ondertekend.
Een groot deel van de overeenkomsten met jeugdhulpaanbieders liep in 2020 af. Door de coronamaatregelen en de enorme werklast, 200 zorgaanbieders met elk 12 te tekenen overeenkomsten, moest het ondertekenproces zoveel mogelijk digitaal verlopen.
ISPnext verifieerde via de Audit-functionaliteit de gegevens van circa 185 aanmelders, stelde na de gunning alle overeenkomsten op met de juiste tekenbevoegde en stuurde deze na de standstill-periode uit voor digitale ondertekening via E-signing.
Alle 1.850 overeenkomsten werden binnen één week volledig digitaal ondertekend, ondersteund door instructievideo’s, handleidingen en een eigen supportpagina.
Duizenden zorgcontracten digitaal laten ondertekenen tijdens COVID-19
Doordat een groot aantal overeenkomsten met jeugdhulpaanbieders in 2020 afliep, moest Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden nieuwe overeenkomsten afsluiten voor de komende jaren. De enorme werklast en de coronamaatregelen maakten een volledig digitaal proces noodzakelijk.
-
Grote hoeveelheid te ondertekenen overeenkomsten
Elke gegunde zorgaanbieder ontving 12 te tekenen overeenkomsten. Bij een inschrijving van 200 zorgaanbieders kwam dit neer op 2.400 overeenkomsten, een gigantische opgave die vrijwel alleen digitaal uitvoerbaar was.
-
Beperkte tijd door de standstill-periode
Pas na de wettelijke standstill-periode konden de overeenkomsten worden verstuurd, waardoor er weinig tijd overbleef om alle ondertekeningen op tijd rond te krijgen.
-
Vrijwel onmogelijk via traditionele ondertekening
Een “natte” (tweezijdige) ondertekening van dit volume binnen zeven dagen was met de klassieke werkwijze nagenoeg onhaalbaar, zeker onder de coronamaatregelen.
Contractbeheer en digitale ondertekening met ISPnext
Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden zette de E-signing-applicatie en de Audit-functionaliteit van ISPnext in om alle gegunde zorgaanbieders hun overeenkomsten digitaal te laten ondertekenen.
-
Verificatie van aanbiedergegevens via de Audit
Na publicatie meldden zich circa 185 zorgaanbieders aan. Via de Audit-functionaliteit liet ISPnext hen hun gegevens controleren: bedrijfsnaam, naam en e-mailadres van de tekenbevoegde en het Kamer van Koophandel-nummer.
-
Opmaken van overeenkomsten met de juiste tekenbevoegde
Nadat het inkoopteam had bepaald welke zorgaanbieders gegund waren, stelde ISPnext alle overeenkomsten op met de correcte tekenbevoegde, inclusief naam en functie.
-
Digitaal ondertekenen via E-signing
Na de standstill-periode werden alle overeenkomsten uitgestuurd en digitaal ondertekend via de E-signing-applicatie, met continue monitoring door zowel Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden als ISPnext.
-
Ondersteuning via de Supplier Portal en de Audit
Communicatie met zorgaanbieders verloopt via de Supplier Portal. Periodieke uitvragen van wijzigingen en documenten, zoals een productieverantwoording, gaan snel en eenvoudig via de Audit-functionaliteit.
''Door het periodiek en structureel opvragen van documenten en informatie op deze manier, werken wij efficiënter en is onze informatie kwalitatief beter. Daarnaast scheelt het ons veel tijd, blijft het proces overzichtelijk en hebben wij onze documenten op 1 centrale plek staan.''
1.850 overeenkomsten binnen één week digitaal ondertekend
Door continue monitoring en intensieve communicatie, met instructievideo’s, handleidingen en een eigen supportpagina, werden alle 1.850 overeenkomsten binnen één week volledig digitaal ondertekend.
Wat het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden oplevert
- Alle 1.850 overeenkomsten binnen één week volledig digitaal ondertekend via E-signing
- Snelle en betrouwbare verificatie van zorgaanbieders via de Audit-functionaliteit
- Volledig inzicht in contracten, zodat contractmanagers precies weten waar zij verantwoordelijk voor zijn
- Efficiëntere en kwalitatief betere informatie-uitwisseling via de Supplier Portal
- Documenten en informatie centraal op één plek, in plaats van verspreid over meerdere systemen
Veelgestelde vragen over Contract Management bij Jeugdhulp Haaglanden
E-signing is de digitale ondertekenapplicatie van ISPnext waarmee organisaties overeenkomsten rechtsgeldig online laten ondertekenen, zonder dat een fysieke (natte) handtekening nodig is.
In totaal zijn 1.850 overeenkomsten met jeugdhulpaanbieders binnen één week volledig digitaal ondertekend via E-signing van ISPnext.
Via de Audit-functionaliteit vraagt ISPnext zorgaanbieders om hun bedrijfsnaam, de naam en het e-mailadres van de tekenbevoegde en het Kamer van Koophandel-nummer te controleren, voordat de overeenkomsten worden opgesteld.
Communicatie verloopt via de Supplier Portal. Zorgaanbieders ontvangen verzoeken om informatie of documenten direct per e-mail en kunnen deze zelf uploaden, waarna de verantwoordelijke bij Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden een notificatie ontvangt.
Ja. Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden, dat inkoop en contractering van jeugdhulp regelt voor 10 gemeenten met samen 1,1 miljoen inwoners, gebruikt ISPnext om contract- en leveranciersmanagement in het sociaal domein goed uit te voeren.
Contractmanager Ed Bötticher omschrijft de implementatie als soepel, met snel en kundig advies en veel ruimte voor flexibiliteit.
Ontdek wat ISPnext voor jouw organisatie kan betekenen
Download gratis: 5 stappen naar grip op contractbeheer voor publieke organisaties.
