B&G Hekwerk, sinds 1963 producent van hekwerken en poorten in eigen productiefaciliteiten, automatiseerde het factuurproces met ISPnext als e-facturatiepartner. Met een interface naar ERP-systeem SAP haalt B&G nu eenvoudig facturen op en analyseert kosten in het grootboek.
Voordat B&G Hekwerk het factuurproces automatiseerde, verliep een groot deel nog via papier, tijdrovend en moeilijk te controleren, met een grote behoefte aan verbeterde controle en overzichtelijkheid.
B&G koos voor ISPnext als e-facturatiepartner met ISP-Invoice inclusief geïntegreerde automatische factuurherkenning, en integreerde de oplossing met ERP-systeem SAP. De implementatie verliep via een kick-off, vier trainingsdagen en het "train de trainer"-principe, binnen iets meer dan drie maanden.
Facturen worden nu volledig digitaal verwerkt en digitaal goedgekeurd, met altijd zicht op waar een factuur zich in het proces bevindt, een efficiëntieslag voor de financiële afdeling, met minder papier en meer facturen verwerkt met minder capaciteit.
Van papieren facturen naar digitale controle en overzicht
Voordat B&G Hekwerk het factuurproces automatiseerde, verliep een groot deel nog via papier. Niet alleen tijdrovend, maar ook moeilijk te controleren.
-
Grotendeels papieren factuurproces
Voordat B&G Hekwerk het factuurproces automatiseerde, verliep een groot deel nog via papier, tijdrovend en moeilijk te controleren.
-
Behoefte aan controle en overzicht
Naast de beoogde tijdsefficiëntie was er een grote behoefte aan verbeterde controle en overzichtelijkheid in het factuurproces.
-
Zoektocht naar een SAP-integratie
Toen eenmaal besloten was het factuurverwerkingsproces te automatiseren, volgde een zoektocht naar een partij die integreert met ERP-systeem SAP.
''Sinds de livegang werken we dagelijks met digitale factuurverwerking en dat verloopt uitstekend.''
Snelle implementatie via kick-off, training en "train de trainer"
B&G koos voor ISPnext als e-facturatiepartner. Willem Andree, controller bij B&G Hekwerk, beheert als admin de inrichting van de factuurverwerkingsoplossing.
-
Overtuigd na demo en referentiebezoek
"Na een demo en het referentiebezoek aan een andere klant van ISPnext waren we overtuigd zaken te gaan doen," aldus Willem Andree, controller bij B&G Hekwerk.
-
Implementatie in iets meer dan drie maanden
"We startten met een kick-off om alle neuzen dezelfde kant op te hebben. Vervolgens hebben we intern getest met vier trainingsdagen in een periode van vier weken. 'Bugs' werden direct opgepakt voordat we live gingen," legt Willem uit.
-
"Train de trainer" voor zelfstandig functioneren
Ewoud Woudenberg, Sales Executive bij ISPnext: "Wij werken volgens het concept 'Train de trainer'. Door de juiste kennis over te dragen aan Willem is hij in staat zo zelfstandig mogelijk te functioneren."
-
Interface met SAP voor facturen en kostenanalyse
B&G haalt nu eenvoudig facturen op via de interface met SAP en analyseert kosten in het grootboek.
Volledig digitale factuurverwerking en meer efficiëntie
De afhandeling van facturen gebeurt nu volledig digitaal, met een goedkeuringsproces dat facturen digitaal bij de juiste persoon brengt en altijd zicht biedt op waar een factuur zich in het proces bevindt.
Wat het B&G Hekwerk oplevert
- Volledig digitale afhandeling van facturen, met altijd zicht op de status in het proces
- Interface met SAP voor het ophalen van facturen en analyseren van kosten in het grootboek
- Efficiëntieslag voor de financiële afdeling: meer facturen verwerkt met minder capaciteit
- Minder papier in omloop dankzij volledig digitale verwerking
- Verdere optimalisatie van automatische herkenning, ook voor XML-bestanden van kleinere leveranciers
Veelgestelde vragen over AP Automation bij B&G Hekwerk
B&G Hekwerk ontwikkelt al sinds 1963 hekwerken en poorten in eigen productiefaciliteiten, van de allerhoogste kwaliteit. B&G biedt klanten volledige zorgeloosheid, van bestelservice tot installatie, service en onderhoud.
B&G Hekwerk werkt met ERP-systeem SAP en haalt via de interface met ISPnext eenvoudig facturen op en analyseert kosten in het grootboek.
De implementatie duurde iets meer dan drie maanden, met een kick-off en vier trainingsdagen verspreid over vier weken.
ISPnext draagt de juiste kennis over aan één interne beheerder (bij B&G Hekwerk: Willem Andree), zodat deze persoon zo zelfstandig mogelijk kan functioneren en collega's intern kan trainen.
Het grootste deel van de facturen wordt automatisch goed herkend. Alleen XML-bestanden van kleinere leveranciers worden nog niet altijd juist herkend, hier wordt verder aan geoptimaliseerd voor een zo hoog mogelijk herkenningspercentage.
Minder papier in omloop en meer facturen verwerkt met minder capaciteit, een duidelijke efficiëntieslag voor de financiële afdeling, die zich nu op andere processen kan richten.
Ontdek wat ISPnext voor jouw organisatie kan betekenen
Download gratis het whitepaper AP Automation in 5 stappen en automatiseer je factuurverwerking stap voor stap.
