Vebego, een Nederlandse internationaal opererende familieonderneming in facilitaire dienstverlening en zorg, gebruikt ISPnext om over de financiële administraties van haar uiteenlopende bedrijven heen één centrale schil te leggen. Contract Management, Spend Analytics en Vendor Management geven landelijk inzicht in crediteuren, uitgaven en contractverplichtingen.
Financiële informatie versnipperd over spreadsheets en uiteenlopende administratieve systemen zoals SAP per bedrijfsonderdeel, geen landelijk overzicht op crediteuren, uitgaven of contracten.
Eén centrale schil over de bestaande financiële administraties gelegd met Contract Management, Spend Analytics en Vendor Management, ingezet door zowel Vebego zelf als de dochtermaatschappijen.
Landelijk inzicht in crediteuren en uitgaven, contract compliance per bedrijf, proactieve naleving van wettelijke verplichtingen en workflows voor leveranciersaudits.
Versnipperde financiële administratie over uiteenlopende bedrijven
Vebego bestaat uit uiteenlopende bedrijven in facilitaire dienstverlening en zorg, elk met een eigen financiële administratie. Vóór ISPnext ontbrak het aan een centraal, landelijk overzicht.
-
Versnipperde systemen
"Voorheen was de informatie verspreid over losse spreadsheets en verschillende administratieve systemen zoals SAP," vertelt Rob Crasborn, Junior Projectmanager bij Vebego Service Expertise.
-
Geen landelijk inzicht
Zonder centrale schil over de bedrijfsonderdelen ontbrak het aan overzicht in de hoeveelheid crediteuren en de hoogte van uitgaven over heel Nederland.
-
Contracten zonder actief beheer
Van leveranciers ontvangen documenten bevatten wel een einddatum, maar er was niemand die deze actief bleef managen, waardoor risicobeheersing op wettelijke verplichtingen reactief in plaats van proactief was.
"Zodoende konden we de contract compliance per bedrijf inzichtelijk maken. Dit heeft ons een enorme efficiencyslag opgeleverd."
Eén centrale schil met Contract Management, Spend Analytics en Vendor Management
Vebego zette ISPnext in als schil over de financiële administraties van haar bedrijven, met als doel crediteuren- en spendinformatie centraal te ontsluiten, voor zowel Vebego zelf als de dochtermaatschappijen.
-
Centrale schil over financiële administraties
"Wij zijn met ISPnext gaan werken omdat wij een schil over de financiële administraties van onze bedrijven heen wilden leggen. Met het doel hier vervolgens de crediteuren- en spendinformatie uit te onttrekken. Zo hebben we over heel Nederland inzicht in de hoeveelheid crediteuren en hoeveel geld we uitgeven," aldus Rob.
-
Contract Management als fundament
Vebego begon met het verzamelen van alle contracten om te bekijken waarin deze wel en niet voorzagen. Zo werd de contract compliance per bedrijf inzichtelijk, met een enorme efficiencyslag en betere informatie voor contractmanagement tot gevolg.
-
Risicobeheersing proactief ingericht
Met ISPnext bracht Vebego alle documenten rond wettelijke verplichtingen op orde. "Dit doen we nu proactief en niet meer reactief. Dat is een positieve verbetering," aldus Rob.
-
Vendor Management en dochtermaatschappijen
Naast Contract Management en Spend Analytics richtte Vebego in Vendor Management workflows in voor leveranciersaudits. Niet alleen Vebego zelf werkt met ISPnext, ook de dochtermaatschappijen gebruiken de oplossingen, één centrale tool, met behoud van hun eigen data.
Landelijk inzicht in crediteuren, uitgaven en contractverplichtingen
Vebego heeft nu over heel Nederland inzicht in crediteuren en uitgaven, beheert contract compliance per bedrijfsonderdeel en pakt risicobeheersing proactief aan.
Wat het Vebego oplevert
- Eén centrale schil over de financiële administraties van alle bedrijfsonderdelen
- Landelijk inzicht in de hoeveelheid crediteuren en hoogte van uitgaven
- Contract compliance per bedrijf inzichtelijk, een enorme efficiencyslag
- Proactieve in plaats van reactieve naleving van wettelijke verplichtingen
- Workflows voor leveranciersaudits via Vendor Management, met ISO-certificaatbeheer als vervolgstap
Veelgestelde vragen over Contract Management, Spend Analytics en Vendor Management bij Vebego
Vebego is een Nederlandse, internationaal opererende familieonderneming actief in facilitaire dienstverlening en zorg. Het concern bestaat uit uiteenlopende bedrijven en dochtermaatschappijen.
Vebego gebruikt Contract Management, Spend Analytics en Vendor Management als centrale schil over de financiële administraties van haar bedrijfsonderdelen.
Door met ISPnext een schil te leggen over de bestaande financiële administraties en systemen zoals SAP, kan Vebego crediteuren- en spendinformatie centraal onttrekken, met inzicht over heel Nederland als resultaat.
Vebego begon met het verzamelen van alle contracten om te bepalen waarin deze wel en niet voorzagen. Dit maakte de contract compliance per bedrijf inzichtelijk en leverde een grote efficiencyslag op, met betere informatie voor contractmanagement.
Niet alleen Vebego zelf, ook de dochtermaatschappijen werken met de ISPnext-oplossingen. Het is één centrale tool, maar de data blijft van de afzonderlijke bedrijfsonderdelen, wat het bewustzijn op inkoopperspectief vergroot.
Vebego heeft in Vendor Management al workflows ingericht die helpen bij audits. De volgende stap qua efficiencyverbetering is controle krijgen op ISO-certificaten, nu staat er wel een einddatum op documenten van leveranciers, maar is er nog niemand die deze actief blijft managen.
Ontdek wat ISPnext voor jouw organisatie kan betekenen
Download gratis het whitepaper Contract Management in 5 stappen en haal meer waarde uit je contracten.
