Waarom organisaties de potentie van indirecte inkoop onbenut laten

De secundaire inkoop, ook wel bekend als ‘non product related’ (NPR) spend of indirect procurement, wordt in tegenstelling tot de directe strategische inkoop niet alleen bij de afdeling Inkoop belegd. Bij secundaire inkoop zijn er verschillende budgethouders en zijn alle werknemers binnen een organisatie zogenaamde ‘spenders’. Iedereen kan, al dan niet ongeautoriseerd, bestellingen doen namens de organisatie. Denk hierbij aan ICT uitgaven, uitgaven voor het bestellen van kantoorartikelen, facilitaire zaken zoals schoonmaakdiensten of het laten drukken van marketing promotiematerialen. Dit zijn slechts een paar voorbeelden van diversiteit in het inkoopproces die vaak een andere benadering en proces vergen. Dit vertaalt zich door in een veelvoud aan soorten inkoopcategorieën, aantal transacties zoals facturen (70% - 85% van het totaal) en aantal leveranciers (60% - 80% van het totaal), de zogenaamde tail spend.

Gemiddeld bestaat de tail spend ‘slechts’ uit 20% tot 30% van de totale uitgaven en krijgt dit minder aandacht binnen organisaties. Bij product gerelateerde inkopen worden afspraken vastgelegd met voorkeursleveranciers in contracten, worden systemen aangepast en processen ingericht om het merendeel van de inkoopwaarde en de grootste risicovolle zaken te borgen en in de grip te houden. Een inefficiënt proces en minder grip op de tail spend wordt als ‘part of the job’ gezien of wordt helemaal niet opgemerkt. De spend under management is op dit vlak gering met tal van risico’s, zoals ongewenste verplichtingen of niet noodzakelijke inkopen tegen niet vooraf overeengekomen en onderhandelde prijzen. Andere belangrijke risicofactoren zijn de beperkte controle op rechtmatigheid, maar ook de mogelijkheid van het plegen van fraude. Uit diverse onderzoeken blijkt dat het Procure-to-Pay proces het hoogste fraude percentage kent. Niet gek als je nagaat dat de geld- en goederenstroom zo nauw verbonden is met dit proces. Vertrouwen is goed, maar controleren is beter. 

In deze blog zijn de vier redenen behandeld waarom de indirecte inkoopfunctie vaak zo onbenut is binnen organisaties. Ondanks dat er veel besparingen gerealiseerd kunnen worden door strategische inkoop toe te passen, efficiënte processen in te richten en het reduceren van risico’s wordt het professionaliseren van de secundaire inkoop vaak nog onbenut gelaten. In de volgende blog ‘Hoe krijg je meer Spend Under Management’ gaan we in op de mogelijkheden van procurement software en hoe deze te benutten zijn voor de indirecte uitgaven.