‘Eindelijk een tool die de waarde van inkoop tastbaar maakt’

De waarde van Procurement goed valideren en objectief vaststellen blijkt in de praktijk lastig, erkent Van Roosmalen. Daar zijn meerdere redenen voor. “Als besparingen al worden vastgelegd, dan gebeurt dat vaak versnipperd, in mails, Excel- of Word-betanden. Het blijft meestal ook beperkt tot harde besparingen, zoals een lagere aankoopprijs of eenmalige korting. Bovendien zijn resultaten soms manipuleerbaar, want van welke beginwaarde ga je uit?”

Hij wijst erop dat Procurement ook voor diverse ‘soft savings’ zorgt. “Zoals verbeteringen op het gebied van kwaliteit of ESG-aspecten. Maar ook een gratis training kun je kwantificeren, of het beperken van interne administratieve lasten met e-invoicing. Zulke criteria moet je wel goed valideren, zodat voor zowel Finance als Inkoop duidelijk is wat de uitgangspunten zijn.”

Van Roosmalen wil af van discussies en proeft die behoefte bij veel van zijn collega’s. Daarom ontwikkelde hij samen met ISPnext de applicatie Procurement Value Management. Die is als extra oplossing toegevoegd aan het source-to-pay platform van ISPnext.

“In de kern is het een registratie- en rapportagetool”, zegt Maarten de Ru, Director Product, Partner & Solution Consulting bij ISPnext. “Het brengt alle initiatieven, doelstellingen en resultaten van Procurement samen in één centrale omgeving. Het is een fantastisch hulpmiddel om de waarde van inkoop tastbaar te maken. Dat gaat verder dan kostenbesparingen. Het gaat ook om risicobeperking, duurzaamheid en de performance van leveranciers.”

Procurement Value Management bestaat uit vijf stappen: (1) Configuratie, (2) Doelen stellen, (3) Plannen, (4) Loggen en (5) Monitoring. “In de eerste stap bepaal je, samen met Finance en de rest van de organisatie, wat je gaat meten en hoe je dat doet”, licht De Ru toe. “Wat reken je als waarde en welke teams dragen daaraan bij? Hier bepaal je de criteria, bijvoorbeeld dat een verruiming van de betalingstermijn wordt gewaardeerd op 1% per 30 dagen betalingsuitstel.”

Daarna worden doelen gesteld, op individueel of teamniveau, zodat de voortgang kan worden gevolgd. In de derde fase vertaalt Procurement concrete, planbare acties met leveranciers (events) in één of meer opbrengsten. Die resultaten leggen de inkopers vast (loggen).

“Het gaat om bewijsvoering”, stelt Van Roosmalen. Hij betrekt daarin ook tussentijdse prijsverhogingen. Die zijn voor ERIKS momenteel zeer actueel, door de oorlog rond Iran. “Cost-avoidance door onderhandelingen moet je als resultaten zeker meenemen. Als Inkoop erin slaagt om een algemene prijsverhoging van 10% terug te brengen tot 8%, vertaalt zich dat één-op-één in minder uitgaven en dus een beter bedrijfsresultaat.”

De laatste stap bestaat uit monitoren, bijsturen en rapporteren aan de organisatie. “Rapportages zijn een middel om terug te kijken, maar ook een instrument om vooruit te kijken”, vindt De Ru. “Inkoop verschuift op die manier van een operationele rol naar een strategische positie binnen de organisatie.”

Rapporteren kan per team of individu, maar ook per product, bedrijfsonderdeel of leverancier. Hij pleit ervoor om teams inzicht te geven in elkaars resultaten. “Dat vergroot hun bereidheid om resultaten ook daadwerkelijk te loggen. Het stimuleert nu eenmaal als jouw balk een stukje verder inkleurt. Zo’n vorm van gamification werkt.”

Van Roosmalen ziet dat terug in de praktijk. “In de eerste maanden van dit jaar zijn er bij ons meer dan 500 events vastgelegd. Dat varieert van bonusafspraken tot soft savings tot zaken als cost-avoidance. De eerste reactie van teamleden is uiteraard: ‘Moet ik nog meer rapporteren?’. Maar als ze eenmaal de resultaten zien, ook van elkaar, geeft dat een extra stimulans. De waarde van hun werk wordt zichtbaar.”

“Deze oplossing haalt de discussie met Finance weg”, zegt De Ru afsluitend. “Procurement kan zich daardoor focussen op z’n toegevoegde waarde. En besparingen verzamelen in Excel-sheets is verleden tijd.”

Dit artikel is mede mogelijk gemaakt door vakblad Deal!.