Standaardiseren is de toekomst

Waarom maatwerk een valkuil is

Uitspraken die vaak gehoord worden: "wij zijn een bedrijf met veel uitzonderingen" en "we doen het altijd al zo." Deze uitspraken zeggen veel over organisaties en hun verandervermogen en -bereidheid. Vaak leeft de gedachte dat een applicatie aangepast moet worden op de organisatieprocessen om zoveel mogelijk te kunnen automatiseren. John Schouten, Director of Product Management bij ISPnext, legt uit waarom dit een misvatting is.

De mate van automatisering hangt sterk samen met de mate van standaardisatie. Bedrijven met veel uitzonderingen in het proces kunnen minder gemakkelijk werkzaamheden automatiseren. "Om toch de gewenste automatiseringsgraad te halen wordt er geregeld klantspecifiek maatwerk ontwikkeld. Zo ook in het verleden bij ISPnext. De klant is immers koning, toch? Desalniettemin is onze ervaring dat maatwerk leidt tot sub optimalisaties, extra kosten en lange termijn risico's in de bedrijfsvoering," aldus John.

Met maatwerk dicht je een gat in het proces dat is ontstaan uit gewoonte, gemaakte afspraken of wet- en regelgeving. Maatwerk kent echter tal van nadelen, zoals:

• Extra kosten: het is niet eerder ontwikkeld, waardoor moeilijk in te schatten is wat de impact en de extra kosten zijn (nu en in de toekomst).
• Kennis: hoe het ontwikkeld is en onderhouden moet worden is vaak belegd bij enkele personen. Dit vergroot op den duur de afhankelijkheid van de leverancier of één bepaalde medewerker.
• Risico in bedrijfsvoering: updates en migraties van systemen zijn risicovol. Het is lastig in te schatten welke impact nieuwe features hebben op de werking van het systeem.

Hoe cloud software standaardisatie mogelijk maakt

Met de intrede van cloud software is de mate van standaardisering toegenomen. Cloudoplossingen zijn geen puntoplossingen meer, maar kunnen een compleet end-2-end proces ondersteunen. Bij SaaS (Software-as-a-Service) software worden alle wijzigingen en nieuwe functionaliteiten beschikbaar gesteld aan de gehele klantenkring. Het doel: het bieden van snellere, betere, stabielere applicaties en functionaliteiten. Bij het ontwikkelproces van cloud software wordt rekening gehouden met de repliceerbaarheid naar alle klanten toe. Ook wordt er aansluiting gezocht bij de wet- en regelgeving en marktbehoefte. Een belangrijke overweging hierin is het stopzetten van klantspecifieke functionaliteiten of koppelingen. Dit betekent niet dat een systeem niet kan meebewegen met de behoeften van organisaties en de inrichting van processen.

Juist door in kaart te brengen wat er in de markt speelt, wat klanten wensen en welke (nieuwe) technieken er zijn, kan het ontwikkelen van nieuwe functionaliteiten beter aansluiten op de behoeften. Zo profiteert niet langer een enkele klant maar een groep klanten uit bijvoorbeeld een bepaald land, dezelfde branche of met hetzelfde ERP-systeem. Cloud software biedt de nodige flexibiliteit door het aan- en uitzetten van functionaliteiten en het maken van inrichtingskeuzes.

Nu cloud software meer en meer omarmd wordt, neemt ook de discussie over het wel of niet toepassen van maatwerk toe. "Steeds vaker zien wij organisaties die geen maatwerk meer willen toepassen en hier ook beleid van maken. Software implementaties worden onderdeel van een groter geheel, namelijk change management. Een belangrijke vraag die organisaties zich moeten stellen is, waarom wil je je onderscheiden op back-officeprocessen? Waarom zou jouw organisatie niet kunnen voldoen aan best-practice processen? Deze hebben zich immers keer op keer bewezen bij branchegenoten en andere gelijkgestemden. Waarom loop je bedrijfsrisico's bij elke software update, betaal je meer en moet je kennis van maatwerk op peil houden?"

Door gebruik te maken van best-practice processen kunnen cloudoplossingen klantgericht zijn. Juist advies over de mogelijkheden en manieren van toepassingen door de softwareleverancier is hierbij belangrijk. Er ontstaat zo steeds meer verbinding tussen klant en leverancier. Kansen worden benut die anders ongezien bleven en processen geoptimaliseerd die niet voor mogelijk werden gehouden.

Het belang van standaardiseren maar ook de risico's en extra kosten van maatwerk worden nog geregeld onderschat. Met cloud software wordt het mogelijk om organisaties toekomstbestendig en schaalbaar te maken in een veilige omgeving die altijd en overal toegankelijk is. Met realtime inzichten en best-practice processen wordt een hogere productiviteit gecreëerd en wordt de bedrijfsvoering voorspelbaarder.

Veelgestelde vragen