AI maakt contractmanagement efficiënter en transparanter

Wereldwijd staan organisaties onder druk om efficiënter en transparanter te werken. “Contracten vormen daarbij vaak een blinde vlek: veel informatie ligt vast in documenten, maar is niet direct toegankelijk of bruikbaar,” stelt Dirk Jan. “AI in contractmanagement helpt om die informatie te ontsluiten en om risico’s of verplichtingen eerder te signaleren. Juist in tijden van economische onzekerheid en striktere wet- en regelgeving is dat essentieel.”

“NextAI passen we uiteindelijk toe binnen de gehele contract management lifecycle, waarin menselijke checks ook een belangrijke rol blijven vervullen,” legt Dirk Jan uit. “We bouwen bewust in fases, waarbij we telkens gericht waarde toevoegen aan een specifiek onderdeel van het proces. Die aanpak zorgt ervoor dat gebruikers op een natuurlijke manier met AI in contractmanagement leren werken en direct profiteren van concrete voordelen.”

NextAI helpt organisaties om direct inzicht te krijgen in hun contracten. Belangrijke gegevens zoals looptijd, opzegtermijnen en bedragen worden automatisch herkend en gekoppeld aan clausules en voorwaarden. Zo komen risico’s, verplichtingen en kansen eerder boven water, waardoor organisaties grip houden op hun afspraken.

NextAI signaleert afwijkingen, doet verbetervoorstellen en markeert risicovolle bepalingen. Daarmee ondersteunt het teams actief bij onderhandelingen en reviews, zodat beslissingen sneller en met meer zekerheid worden genomen.

De impact? Minder juridische risico’s, lagere operationele kosten en beter onderbouwde strategische keuzes. Door de koppeling met het Business Spend Management platform worden purchase orders automatisch gevuld, KPI’s real-time bijgewerkt en check op compliance uitgevoerd. Dat bespaart niet alleen tijd, maar zorgt ook voor aantoonbare waarde in de hele organisatie.

“NextAI werkt altijd op basis van voorstellen, het systeem vraagt de eindgebruiker om bevestiging voordat iets wordt overgenomen,” legt Dirk Jan uit. “Zeker bij contracten is het belangrijk dat je zelf de regie houdt. Naarmate het vertrouwen in de technologie groeit, kun je in de toekomst stapsgewijs verder richting automatisering.”

“We kiezen er bewust voor om nextAI gefaseerd in te zetten,” vertelt Dirk Jan. “Elke stap is gericht op een concreet deel van het Source-to-Pay proces en wordt ontwikkeld in nauwe samenwerking met gebruikers. Zo zorgen we ervoor dat de technologie goed aansluit op de praktijk.” Het gaat ons niet om het toevoegen van AI om de AI, maar om tastbare verbeteringen: minder handmatig werk, meer overzicht en betere ondersteuning bij het nemen van beslissingen.

“Door de ervaringen uit AP Automation mee te nemen, versnellen we de ontwikkeling in het hele BSM platform,” vervolgt hij. “We hebben gezien dat het combineren van herkenningstechnologie en proceslogica leidt tot directe tijdwinst en hogere datakwaliteit. Diezelfde lijn trekken we nu door.”

Onze Contract Management oplossing biedt organisaties structuur en grip op het volledige contractproces. Van het aanmaken van nieuwe overeenkomsten tot het signaleren van opzegtermijnen en het bewaken van contractprestaties, alle stappen zijn geborgd in één centraal platform.

Door workflows en automatische meldingen te gebruiken, zorgen we ervoor dat contractuele verplichtingen niet alleen worden vastgelegd, maar ook worden nageleefd. Hierdoor worden risico’s beperkt en kansen beter benut.

Contractbeheer automatiseren met AI integreert met andere oplossingen zoals Vendor Management, waardoor contractafspraken direct kunnen worden gekoppeld aan operationele en financiële realiteit. Zo ontstaat een volledig en betrouwbaar overzicht van lopende afspraken, uitgaven en verplichtingen.

“NextAI versterkt deze basis door handmatige stappen in het vastleggen en beoordelen van contractgegevens te verminderen,” legt Dirk Jan uit. “Door automatische contractanalyse slim te integreren binnen de bestaande processen voegen we waarde toe zonder de werkwijze fundamenteel te veranderen.” Gebruikers behouden controle, maar profiteren tegelijkertijd van snellere verwerking, betere datakwaliteit en meer inzicht in de inhoud van hun contracten.