Exact × ISPnext: real-time controle over financiële processen

Exact is het financiële fundament voor veel organisaties. Toch blijft het beheer van verplichtingen, facturen, goedkeuringen en uitgaven vaak versnipperd. Door Exact te combineren met ISPnext ontstaat één governance‑gedreven Source‑to‑Pay proces waarin real-time synchronisatie, controle en auditability centraal staan.

Exact wordt gebruikt om stamdata, financiële boekingen, orders, ontvangsten en rapportages te beheren. Het is het systeem‑of‑record voor financiële integriteit, maar heeft aanvullende workflow‑structuur nodig om volledige ketencontrole te realiseren.

Download whitepaper Vraag demo aan

Exact × ISPnext in het Source‑to‑Pay proces

Exact blijft de bron voor stamdata en financiële vastlegging.
ISPnext zorgt voor digitale governance: workflows, matching, goedkeuringen, dossieropbouw, risicosignalering en spend‑controle.
Samen vormt dit één gecontroleerd proces van aanvraag tot betaling met realtime dataconsistentie.

Efficiënte factuurverwerking

Automatische matching van facturen met orders en ontvangsten versnelt verwerking en vermindert handmatig werk.

Sterke compliance en minder risico

Uniforme workflows en volledige auditability zorgen voor betere naleving en minder risico’s.

Realtime inzicht in cashflow

Altijd actueel inzicht in verplichtingen en cashflow voor betere financiële sturing.

Exact × ISPnext in de praktijk

De koppeling maakt gebruik van bestaande Exact‑data zonder processen te dupliceren. Finance en procurement werken op dezelfde betrouwbare gegevens in één gecontroleerd proces.

1. Inventarisatie

2. Koppeling

3. Synchronisatie masterdata

4. Automatisering

5. Controle

1. Inventarisatie van processen en datastromen

In deze eerste stap wordt vastgesteld welke financiële en operationele processen onderdeel zijn van de Exact integratie. Denk aan factuurverwerking, leveranciersbeheer, boekingen, orders en ontvangsten. Door vooraf helder te definiëren welke datastromen gekoppeld worden, ontstaat een gecontroleerde basis voor verdere automatisering. Dit voorkomt versnippering, dubbele administraties en onduidelijkheid over verantwoordelijkheden binnen finance en procurement.

Vanuit governance‑perspectief is deze inventarisatie essentieel: het maakt inzichtelijk waar goedkeuringen plaatsvinden, welke controles nodig zijn en waar risico’s kunnen ontstaan. Zo wordt Exact niet alleen technisch gekoppeld, maar functioneel ingebed in een beheersbaar Source‑to‑Pay proces.

2. Koppeling via Exact Online API’s

De technische verbinding wordt ingericht via de Exact Online API’s, die zorgen voor een veilige en betrouwbare uitwisseling van gegevens tussen Exact en ISPnext. Deze API‑koppeling maakt realtime synchronisatie mogelijk, waardoor wijzigingen in Exact direct beschikbaar zijn in de Source‑to‑Pay workflows.

Doordat de integratie gebaseerd is op standaard API’s, blijft Exact het systeem‑of‑record voor financiële data. Tegelijkertijd voorkomt dit maatwerk, vermindert het IT‑complexiteit en verlaagt het operationele risico bij updates of wijzigingen in het ERP‑landschap.

3. Synchronisatie van masterdata

In deze stap wordt masterdata zoals leveranciers, grootboekrekeningen, btw‑codes, financiële dimensies en betaalvoorwaarden gesynchroniseerd. Realtime masterdata‑synchronisatie zorgt ervoor dat alle gebruikers werken met dezelfde, actuele gegevens.

Dit is cruciaal voor compliance en auditability: uniforme masterdata voorkomt fouten in boekingen, afwijkingen in rapportages en ongewenste uitzonderingen in het goedkeuringsproces. Bovendien vormt consistente masterdata de basis voor betrouwbare matching, rapportage en betalingscontrole.

4. Automatisering van factuurverwerking en matching

Met de Exact integratie worden facturen automatisch verwerkt en gematcht op basis van order‑ en ontvangstgegevens. Afhankelijk van de inrichting ondersteunt dit zowel 2‑way als 3‑way matching. Hierdoor worden afwijkingen vroegtijdig gesignaleerd en alleen uitzonderingen nog handmatig beoordeeld.

Deze automatisering verlaagt de administratieve druk binnen Finance Operations aanzienlijk en verkleint de kans op fouten of onterechte betalingen. Tegelijkertijd ontstaat een transparant dossier per factuur, waarin alle stappen, controles en beslissingen zijn vastgelegd.

5. Controle, archivering en livegang

Voor de livegang wordt de integratie gecontroleerd op stabiliteit, foutafhandeling en betalingsbeheer. Denk aan het correct verwerken van storneringen, het afhandelen van uitzonderingen en het borgen van volledige archivering.

Na livegang beschikt de organisatie over een geïntegreerd proces waarin Exact‑data, workflows en documentatie samenkomen. Dit resulteert in aantoonbare compliance, een sluitende audittrail en blijvende controle over financiële processen — ook wanneer volumes groeien of processen complexer worden.

Voor welke rollen en afdelingen is de Exact-integratie geschikt?

CFOs

Betrouwbare cijfers en voorspelbare cashflow.

Krijg sneller inzicht in verplichtingen, uitgaven en factuurstromen. Door financiële data uit Exact te koppelen met ISPnext ontstaat meer controle over budgetten, liquiditeit en rapportages.

CPOs

Volledige grip op spend en procescompliance.

Versterk procurement met actuele spend-data, goedgekeurde leveranciers en gestroomlijnde inkoopprocessen. Zo verbeter je contractnaleving, voorkom je maverick buying en houd je grip op kosten.

Finance Operations / AP Managers

Minder uitzonderingen, snellere verwerking.

Automatiseer factuurverwerking en verminder handmatige controles tussen ISPnext en Exact. Hierdoor worden facturen sneller, consistenter en met minder fouten verwerkt.

AP Automation in 5 stappen

Download het whitepaper AP Automation in 5 stappen en krijg waardevolle inzichten om kosten te besparen, fouten te verminderen en je processen te optimaliseren.

Veelgestelde vragen over Exact & ISPnext

Blijft Exact het leidende systeem?

Ja, Exact blijft het systeem-of-record voor stamdata en financiële boekingen. ISPnext voegt hier workflows, controle en governance aan toe.

Moeten bestaande processen worden aangepast?

Nee, de integratie bouwt voort op bestaande Exact-processen. ISPnext voegt structuur en automatisering toe zonder duplicatie van data.

Hoe complex is de implementatie?

De implementatie is relatief snel, omdat gebruik wordt gemaakt van bestaande data en standaardkoppelingen met Exact.

Wat gebeurt er bij afwijkingen in facturen of orders?

Afwijkingen worden automatisch gesignaleerd en verwerkt via workflows, zodat ze snel en gecontroleerd kunnen worden afgehandeld.

Voor welke organisaties is deze integratie vooral interessant?

Voor organisaties die met Exact werken en meer grip willen op hun financiële processen, compliance en spend.