Volumekorting met Rebate Management: meer grip op inkoop

Rebate Management is het proces van het beheren van de kortingen, bonussen of terugbetalingen die leveranciers toekennen wanneer bepaalde inkoopvolumes of voorwaarden worden behaald. Denk aan leveranciers die aan het einde van een periode een bedrag terugbetalen zodra een organisatie voor een bepaald volume of bedrag heeft ingekocht.

In veel organisaties wordt dit proces nog handmatig beheerd, vaak in spreadsheets, gevoed door data uit meerdere systemen. Dat maakt het foutgevoelig, tijdrovend en onoverzichtelijk. Met Rebate Management software worden alle bonusafspraken centraal vastgelegd en automatisch berekend; zo ontstaat real-time inzicht in de status van volumekortingen. “Rebate Management is volledig geïntegreerd binnen ons platform en daardoor met de klantsystemen zoals hun ERP-pakket,” licht Maarten toe.

Een rebate is in feite een terugbetaling; een vorm van volumekorting die achteraf wordt uitgekeerd. Waar traditionele kortingen direct worden verrekend op de factuur, keren leveranciers bij een rebate aan het eind van een periode een bedrag terug op basis van de gerealiseerde afname. Deze vorm van kortingsafspraken is gunstig voor zowel leverancier als afnemer. Leveranciers stimuleren hiermee loyaliteit en continuïteit; afnemers profiteren van extra marges bij hogere volumes. Inkoopteams spreken vaak over ‘kwantumkorting’ of ‘hoeveelheidskorting’; allemaal varianten op hetzelfde principe. Het verschil tussen deze vormen is vooral timing. Bij een rebate of retrospective rebate vindt de verrekening achteraf plaats.

Veel organisaties laten geld liggen doordat volumekortingen niet goed worden vastgelegd of opgevolgd. Maarten ziet dat regelmatig in de praktijk. “Rebates worden vaak handmatig bijgehouden; gevoed met data uit verschillende systemen. Dan ontbreekt het overzicht, zowel bij Inkoop als bij Finance.” In sommige gevallen wordt tot wel 40% van de inkoop buiten de centrale contracten om gedaan (‘off-contract spend’). Hierdoor worden drempels voor volumekortingen niet of te laat bereikt. Zelfs wanneer de volumes wél gehaald worden, worden bonusafspraken vaak niet verzilverd door gebrek aan inzicht.

Volgens Maarten gaat het om aanzienlijke bedragen. “Gemiste bonuskortingen kunnen oplopen tot 0,2% van alle uitgaven. Dat lijkt weinig, maar bij miljoenen euro’s aan spend praat je over forse bedragen. Het is geld dat letterlijk op tafel ligt, money on the table.”

Met rebate software wordt het volledige proces van kortingsbeheer geautomatiseerd; van vastleggen van afspraken tot berekenen en incasseren van terugbetalingen.

De voordelen:

• Real-time inzicht in inkoopvolumes, afspraken en voortgang;
• Automatische berekening van in aanmerking komende kortingen;
• Minder fouten door eliminatie van handmatige processen;
• Snellere communicatie tussen Inkoop, Finance en leveranciers;
• Maximale inkoopkorting door tijdige signalering en facturatie.

“Het platform herinnert je proactief aan deadlines en doet suggesties om kortingen te maximaliseren,” aldus Maarten. Met Rebate Management wordt het gehele proces transparant. Zowel Inkoop als Finance kijkt naar dezelfde data; afkomstig uit contracten, facturen en orders. Dat zorgt voor grip, vertrouwen en efficiëntie binnen het kostenbeheer.

Rebate Management vormt een integraal onderdeel van modern Business Spend Management (BSM). Door rebate-processen te automatiseren, wordt elke gemaakte bonusafspraak zichtbaar, meetbaar en controleerbaar. “De return on investment is direct zichtbaar,” zegt Maarten. “Je krijgt feitelijk contant geld terug; gemaakte afspraken worden verzilverd en dragen direct bij aan het bedrijfsresultaat.”

Rebate Management is ontwikkeld in nauwe samenwerking met gebruikers van het BSM platform. Hierdoor sluit het naadloos aan bij de dagelijkse praktijk. Inkopers en financiële teams kunnen hun processen verder professionaliseren; minder tijd kwijt aan handmatig werk en meer aan strategisch leveranciersmanagement.

Voor leveranciers zijn supplier rebates een belangrijk middel om langdurige samenwerking te stimuleren. Binnen het BSM platform van ISPnext worden alle prijsafspraken met leveranciers centraal beheerd en gekoppeld aan daadwerkelijke inkoopdata. “Binnen het platform kijken beide partijen naar dezelfde data,” legt Maarten uit. “Het voorkomt discussies over wat wel en niet onder de bonusafspraken valt. Dat bevordert de relatie en versnelt de afhandeling.”

Via de geïntegreerde Supplier Portal kunnen leveranciers real-time volgen hoe rebates zich ontwikkelen. Dat betekent minder misverstanden en meer transparantie in de keten.

De meeste organisaties beseffen niet hoeveel verborgen waarde er in hun inkoopproces schuilt. Rebates zijn daar een voorbeeld van; het zijn opbrengsten die vaak onzichtbaar blijven in de financiële administratie.

Door deze processen te digitaliseren, ontdek je waar nog winst te behalen is. Het BSM platform geeft inzicht in spend-data, contracten en prestaties; zodat je niet alleen kosten bespaart, maar ook betere afspraken kunt maken met leveranciers. “Rebate Management is de nieuwste mijlpaal in onze missie om uitgaven te vereenvoudigen,” zegt Maarten. “Het stelt organisaties in staat om rebates real-time te managen en zo hun concurrentiepositie te versterken. In ons webinar leggen we uit hoe.”

Een effectief rebate programma begint met structuur. Deze vijf stappen helpen jouw organisatie op weg naar succesvol rebate management:

1. Afstemmen: Leg duidelijke bonusafspraken vast met leveranciers.
2. Inkopen: Zorg dat bestellingen binnen deze afspraken vallen.
3. Betalen: Betaal facturen op tijd om aanspraak te behouden.
4. Monitoren: Houd inkoopdata en forecasts actueel.
5. Ontvangen: Claim en ontvang de overeengekomen kortingen.

Door dit proces te automatiseren met ons platform, verminder je handmatige handelingen en minimaliseer je fouten. Het resultaat is een efficiënter inkoopproces, betere controle en meer rendement op gemaakte afspraken.

ISPnext blijft haar BSM platform ontwikkelen in samenwerking met haar klanten. Rebate Management is daar een goed voorbeeld van. “De manier waarop organisaties met kosten en bonussen omgaan, verandert fundamenteel,” zegt Maarten. “Dit stelt organisaties in staat om inkoopbonussen real-time te managen. Het levert directe besparingen op; en dat vertaalt zich in concurrentievoordeel.” Met deze oplossing verstevigt ISPnext haar positie als eerste leverancier die Rebate Management volledig integreert binnen het BSM platform.

Dit artikel is mede gebaseerd op publicaties in samenwerking met Executive Finance & Vakblad DEAL!.