Compliant e-invoicing en factuurverwerking binnen SAP bij Jaga

Met de invoering van verplichte e-invoicing in België had Jaga behoefte aan een betrouwbare en compliant manier om facturen elektronisch uit te wisselen via het Peppol-netwerk. Tegelijkertijd wilde het bedrijf de efficiëntie van de factuurverwerking binnen SAP verbeteren.

Door Routty Cloud en ISPnext te implementeren, heeft Jaga een framework opgezet dat zowel compliant e-invoicing als efficiëntere factuurverwerking ondersteunt.

De oplossing vermindert handmatige verwerking, introduceert gestructureerde goedkeuringsworkflows en creëert een schaalbare basis voor verdere digitalisering binnen finance.

Voordat de oplossing werd geïmplementeerd, vertrouwde Jaga grotendeels op handmatige factuurverwerking en traditionele methoden voor documentuitwisseling. Naarmate het factuurvolume toenam, werd deze aanpak steeds tijdrovender en moeilijker te beheren.

Leveranciersfacturen vroegen vaak om handmatige gegevensinvoer, validatie en goedkeuring, wat zorgde voor een toenemende werkdruk voor het finance team. Ook het behouden van zichtbaarheid en controle over de volledige factuurcyclus was een uitdaging.

Tegelijkertijd had de organisatie behoefte aan een betrouwbare manier om facturen rechtstreeks vanuit de SAP-omgeving elektronisch uit te wisselen via het Peppol-netwerk. De oplossing moest compliant factuuruitwisseling ondersteunen en naadloos integreren met het bestaande ERP-landschap.

Daarnaast wilde Jaga zeker weten dat de gekozen oplossing flexibel genoeg zou blijven voor de toekomst. Met een mogelijke ERP-transitie in het vooruitzicht was de mogelijkheid om met verschillende ERP-systemen te integreren een belangrijke vereiste.

Om deze uitdagingen aan te pakken, implementeerde Jaga een combinatie van Routty Cloud en ISPnext.

Routty Cloud biedt toegang tot het Peppol-netwerk en maakt compliant e-invoicing mogelijk voor zowel inkomende als uitgaande factuurstromen. De oplossing verbindt de SAP-omgeving van het bedrijf met het Peppol-netwerk, zodat facturen in de vereiste elektronische formaten worden uitgewisseld.

ISPnext werd geïmplementeerd om het accounts payable proces te automatiseren. De oplossing introduceert gestructureerde workflows voor factuurvalidatie en goedkeuring, terwijl AI Capture factuurgegevens extraheert en handmatige gegevensinvoer vermindert.

Door te werken met gestructureerde factuurdata en automatische validatie verschuift het accounts payable proces richting zero-touch processing. Facturen kunnen automatisch worden gematcht met inkooporders en goederenontvangsten, waarbij alleen uitzonderingen handmatige controle vereisen. Dit vermindert handmatige verwerking, verbetert de controle en creëert een schaalbaar factuurproces.

Samen bieden de oplossingen een verbonden framework voor compliant elektronische facturatie en geautomatiseerde factuurverwerking binnen SAP.

De implementatie werd uitgevoerd in nauwe samenwerking tussen de interne teams van Jaga en de consultants van Dynatos.

Het project richtte zich op drie belangrijke onderdelen:

✓ het mogelijk maken van inkomende Peppol-facturen via Routty Cloud
✓ het implementeren van ISPnext voor geautomatiseerde accounts payable workflows
✓ het mogelijk maken van uitgaande Peppol e-invoicing rechtstreeks vanuit SAP via de SAP connector

Het project volgde een gestructureerde aanpak, waaronder solution design, systeemconfiguratie, SAP-integratie, testen en end-to-end validatie van de factuurstromen.

Tijdens de implementatie ontstond er enige complexiteit door het bestaande SAP-landschap en afwijkingen van standaard integratiescenario’s. Door nauwe samenwerking tussen de teams en regelmatige projectcheckpoints werden deze uitdagingen aangepakt en werd de oplossing vóór go-live gestabiliseerd.

Sinds de go-live heeft Jaga haar factuurprocessen gemoderniseerd.

De introductie van AI-gebaseerde factuurherkenning en geautomatiseerde workflows heeft de behoefte aan handmatige gegevensinvoer verminderd en de nauwkeurigheid van factuurverwerking verbeterd. Goedkeuringsworkflows zijn nu gestructureerd en transparant, waardoor er beter inzicht is in de volledige factuurcyclus.

Aan de accounts receivable-zijde maakt Peppol-connectiviteit compliant elektronische factuurverzending rechtstreeks vanuit SAP mogelijk. Dit verbetert de betrouwbaarheid en traceerbaarheid en sluit aan op het veranderende digitale facturatielandschap.

Jaga ziet de huidige implementatie als een belangrijke stap binnen de bredere digitaliseringsstrategie voor finance.

Nu de basis voor Peppol-gebaseerde e-invoicing en geautomatiseerde accounts payable verwerking is gelegd, verwacht de organisatie de factuurstromen verder te optimaliseren en het automatiseringsniveau in de loop van de tijd te verhogen.

Naarmate e-invoicing vereisten zich verder uitbreiden binnen Europa, ondersteunt het Routty Cloud-platform ook toekomstige ontwikkelingen op het gebied van wet- en regelgeving en mogelijke roll-outs naar andere landen.

Voor organisaties die moeten voldoen aan verplichte e-invoicing en tegelijkertijd de efficiëntie van hun factuurverwerking willen verbeteren, biedt de combinatie van Peppol-connectiviteit en accounts payable automation een praktische en schaalbare aanpak.

Door Routty Cloud en ISPnext binnen haar SAP-omgeving te implementeren, heeft Jaga een compliant framework voor factuurverwerking opgezet dat zowel operationele efficiëntie als voorbereiding op wet- en regelgeving ondersteunt.