Wat is digitale factuurverwerking?

Het handmatig verwerken van facturen brengt verschillende uitdagingen met zich mee, zoals fouten door verkeerde gegevensinvoer, dubbele betalingen en langzame goedkeuringen, waardoor leveranciersrelaties onder druk komen te staan.

“Manuele processen kosten niet alleen tijd, maar vergroten ook de kans op fouten en financiële risico’s,” benadrukt John. Met de overgang naar digitale facturen en invoice automation software kunnen bedrijven deze inefficiënties aanpakken. Dit versnelt processen, voorkomt fouten en biedt betere controle over het accounts payable-proces.

Digitale factuurverwerking heeft als doel om:

• Handmatige processen te elimineren en factuurverwerking te automatiseren;
• de nauwkeurigheid te verbeteren en menselijke fouten te verminderen;
• cashflowbeheer te optimaliseren door tijdige betalingen en kortingen te benutten;
• realtime inzicht te bieden in financiële verplichtingen;
• een digitale oplossing integreert naadloos met bestaande ERP-systemen en zorgt voor één centrale plek voor factuurdata, validatie en archivering. Hierdoor ontstaat een solide basis voor controle en rapportage binnen het crediteurenproces.

Een digitale factuurverwerkingsoplossing biedt veel meer dan alleen tijdbesparing. Het transformeert de financiële administratie en verbetert de controle over het crediteurenbeheer:

• Kostenbesparing ontstaat doordat handmatige verwerking afneemt, waardoor operationele kosten dalen. Medewerkers besteden minder tijd aan repetitieve taken en meer aan analyse en besluitvorming;
• betere nauwkeurigheid wordt bereikt door geautomatiseerde herkenning en controle van gegevens. Denk aan automatische matching van facturen met bestellingen en ontvangsten;
• efficiënt cashflowbeheer is mogelijk dankzij snellere goedkeuringen, waardoor je kortingen voor vroege betaling benut en beter stuurt op liquiditeit;
• realtime inzicht in uitgaven en verplichtingen biedt strategische waarde. Dashboards geven een actueel overzicht van factuurstatus, openstaande bedragen en betalingsdeadlines;
• risicobeheersing wordt eenvoudiger door automatische controles, bijvoorbeeld op dubbele boekingen of afwijkingen tussen factuur en order.

John vult aan: “Met digitale factuurverwerking krijg je grip op je uitgaven én op je bedrijfsprocessen. Je hebt altijd een volledig overzicht en kunt sneller schakelen.”

Een digitale factuurverwerkingsoplossing maakt gebruik van slimme technologieën zoals OCR (Optical Character Recognition), machine learning en AI. Dit zijn de belangrijkste fasen binnen het proces:

1. Digitale facturen ontvangen
   Facturen worden elektronisch aangeleverd via e-mail, portal of EDI en automatisch vastgelegd in het systeem.
   
   
2. Gegevens herkennen en matchen
   De software herkent gegevens zoals leveranciersnaam, factuurnummer en bedragen, en koppelt deze aan bijbehorende inkooporders, contracten of ontvangstbevestigingen.
   
   
3. Validatie en goedkeuring
   De informatie wordt automatisch gevalideerd op volledigheid en juistheid. Afwijkingen worden direct gesignaleerd. Vervolgens wordt de factuur digitaal doorgestuurd naar de juiste goedkeurders.
   
   
4. Boeken en betalen
   Na goedkeuring worden facturen automatisch geboekt in het ERP-systeem en opgenomen in de betaalrun. Dit voorkomt handmatige fouten en versnelt het betaalproces.

Een bijkomend voordeel is de automatische audittrail. Elke stap in het proces wordt geregistreerd, wat bijdraagt aan transparantie en naleving van regelgeving zoals de CSRD of interne auditvereisten.

Benieuwd hoe Jaarbeurs Utrecht contractmanagement toepast binnen hun inkoop- en financiële processen? Lees de customer case en ontdek hun aanpak.

Wil je overstappen op digitale factuurverwerking software, dan is een goede voorbereiding essentieel:

1. Analyseer je huidige processen
   Breng bestaande workflows en knelpunten in kaart. Kijk naar foutenpercentages, doorlooptijden en handmatige handelingen.
   
   
2. Betrek stakeholders
   Werk samen met finance, inkoop, IT en compliance. Zorg dat alle betrokkenen het doel en de voordelen begrijpen.
   
   
3. Kies een flexibele oplossing
   Ga voor software die eenvoudig integreert met je ERP-systeem en schaalbaar is naar meerdere entiteiten of landen.
   
   
4. Voer een gefaseerde implementatie uit
   Start met een pilotproject, bijvoorbeeld voor een specifieke vestiging of leveranciersgroep. Evalueer en breid daarna gefaseerd uit.

Denk bij de keuze voor een oplossing ook aan functies als multi-entity support, automatische validatieregels en rapportagemogelijkheden voor budgetcontrole en KPI’s.

John adviseert: “Een succesvolle implementatie draait om samenwerking. Het is essentieel dat de oplossing perfect aansluit op de werkwijze van jouw organisatie.”

De toekomst van factuurverwerking ligt in automatisering. Met de voortdurende ontwikkelingen in digitale factuurverwerking software worden processen steeds slimmer, sneller en nauwkeuriger. Digitale factuurverwerking zorgt voor een toekomstbestendig accounts payable-proces waarin je niet alleen kosten beheerst, maar ook strategisch inzicht opbouwt.

Door nu te investeren in digitale factuurverwerking profiteer je direct van lagere kosten, minder fouten en een betere controle over jouw financiële processen. Bovendien bied je je team ruimte om zich te richten op waardevolle taken, zoals analyse, risicobeheer en samenwerking met leveranciers.

Wil je ontdekken hoe de digitale factuurverwerkingsoplossing van ISPnext jouw organisatie kan helpen? Neem contact met ons op of vraag een demo aan en ervaar zelf de voordelen van automatische factuurverwerking.