Fullwood JOZ, opgericht in 1785 en met meer dan 250 medewerkers in het Verenigd Koninkrijk, Nederland, Frankrijk en Ierland, verving de volledig handmatige factuurverwerking door AP Automation van ISPnext, gekoppeld aan ERP-systeem Infor LN. Dit resulteert in snellere goedkeuring, meer nauwkeurigheid en beter overzicht over de status van facturen.
Facturen werden volledig handmatig verwerkt, met een omslachtig goedkeuringsproces, stapels papier en losse e-mails die soms zorgden voor onduidelijkheid over de status.
AP Automation geïmplementeerd, gekoppeld aan ERP-systeem Infor LN, in samenwerking met implementatiepartner Xibis, met korte communicatielijnen en praktische instructies voor collega's in meerdere landen.
Efficiëntere en soepelere factuurverwerking, kortere goedkeuringscycli, meer transparantie en traceerbaarheid, en een centraal platform waarin alle stappen in het proces zijn vastgelegd.
Grip krijgen op een volledig handmatig factuurproces
Bij Fullwood JOZ verliep de factuurverwerking volledig handmatig, wat leidde tot inefficiëntie en een omslachtig goedkeuringsproces. Er was behoefte aan een oplossing die snel, nauwkeurig en eenvoudig te gebruiken is voor collega's in verschillende landen en afdelingen.
-
Tijdrovend en omslachtig goedkeuringsproces
Het beoordelen en goedkeuren van facturen kostte onnodig veel tijd, wat zorgde voor vertraging en onnodige werkdruk.
-
Onduidelijkheid door papier en losse e-mails
Stapels papier en losse e-mails zorgden soms voor onduidelijkheid over de status van facturen.
-
Behoefte aan een oplossing voor meerdere landen
De oplossing moest eenvoudig in gebruik zijn, zodat collega's in het Verenigd Koninkrijk, Nederland, Frankrijk en Ierland snel konden wennen aan de nieuwe manier van werken.
''Met de automatisering van de factuurverwerking kunnen we efficiënter werken.''
Automatische factuurverwerking met AP Automation in Infor LN
Fullwood JOZ koos voor ISPnext vanwege de compatibiliteit met ERP-systeem Infor Cloud Systems (LN) en de ervaring met implementatiepartner Xibis.
-
Compatibiliteit met Infor LN en Xibis
Fullwood JOZ koos voor ISPnext vanwege de compatibiliteit met het ERP-systeem Infor Cloud Systems (LN) en de bestaande samenwerking met implementatiepartner Xibis. Dit gaf vertrouwen dat de overgang soepel zou verlopen.
-
Korte communicatielijnen tijdens implementatie
Vragen werden direct opgepakt, uitdagingen snel opgelost en er was continu zicht op de voortgang, waardoor de oplossing zonder vertraging live kon gaan.
-
Praktische instructies voor snelle acceptatie
Collega's kregen praktische instructies en konden vrijwel direct zelfstandig aan de slag met het systeem, wat de acceptatie binnen de organisatie versnelde.
-
Digitale registratie en automatische routing
Facturen worden nu direct digitaal geregistreerd en automatisch doorgeleid naar de juiste goedkeuringsstroom, in plaats van handmatig doorgestuurd en gecontroleerd.
Efficiëntere verwerking en meer transparantie
De automatisering van de factuurverwerking en het goedkeuringsproces zorgt voor een soepeler verloop, kortere verwerkingstijd per factuur en meer transparantie en traceerbaarheid binnen het proces.
Wat het Fullwood JOZ oplevert
- Kortere goedkeuringscycli door digitale registratie en automatische routing
- Meer nauwkeurigheid en minder onduidelijkheid over de status van facturen
- Meer transparantie en traceerbaarheid, met waardevolle data voor rapportages en audits
- Snelle acceptatie dankzij praktische instructies en korte communicatielijnen
- Eenvoudig te gebruiken voor collega's in het Verenigd Koninkrijk, Nederland, Frankrijk en Ierland
Veelgestelde vragen over AP Automation bij Fullwood JOZ
Facturen werden volledig handmatig verwerkt, wat leidde tot inefficiëntie, een omslachtig goedkeuringsproces en onnodige werkdruk. Fullwood JOZ zocht een oplossing die sneller, nauwkeuriger en overzichtelijker is.
AP Automation is geïmplementeerd in het ERP-systeem Infor LN (Infor Cloud Systems), in samenwerking met implementatiepartner Xibis.
De compatibiliteit met Infor LN en de bestaande ervaring van ISPnext met implementatiepartner Xibis gaven vertrouwen in een soepele implementatie.
Ja, naast de standaardfunctionaliteiten zijn workflows op maat ingericht om aan te sluiten bij de interne goedkeuringsstructuren, waardoor specifieke uitzonderingen en interne controles direct in het systeem worden verwerkt.
De drie partijen werkten vanaf het begin nauw samen, met een duidelijke taakverdeling: ISPnext verzorgde de software-inrichting, terwijl Xibis zich richtte op de ERP-koppeling en technische afstemming.
Naast versnelling en vereenvoudiging van de factuurverwerking is de transparantie en traceerbaarheid in het proces sterk toegenomen, wat waardevolle data oplevert voor rapportages en strategische besluitvorming.
Ontdek wat ISPnext voor jouw organisatie kan betekenen
Download gratis het whitepaper AP Automation in 5 stappen en automatiseer je factuurverwerking stap voor stap.
