Ultimo-integratie Asset- en onderhoudsbeheer (EAM)

Ultimo integratie voor naadloze inkoop- en factuurautomatisering

Koppel ISPnext naadloos aan Ultimo. Aanvragen, orders, ontvangsten en facturen komen automatisch samen in één gestroomlijnd Purchase-to-Pay proces, met realtime synchronisatie en volledige traceerbaarheid.

Vraag een demo aan Alle ERP-integraties

Ultimo integratie

Ultimo integratie voor naadloze inkoop- en factuurautomatisering

Een Ultimo integratie verbindt het EAM-platform van Ultimo, dat wordt gebruikt voor asset- en onderhoudsbeheer, met ISPnext voor inkoop en factuurverwerking. Via een gecertificeerde koppeling worden aanvragen, orders, ontvangsten en facturen automatisch en realtime gesynchroniseerd. Dit levert één gestroomlijnd Purchase-to-Pay proces op, met geautomatiseerde workflows en volledige traceerbaarheid.

De integratie is beschikbaar als officieel gecertificeerde plug-and-play koppeling tussen Ultimo en ISPnext. Organisaties die Ultimo centraal gebruiken voor asset- en onderhoudsbeheer, behouden zo dezelfde mate van controle over hun inkoop- en factuurprocessen als in een ERP-omgeving, zonder dat dit extra IT-inspanning vraagt.

Voordelen

Waarom organisaties kiezen voor Ultimo-integratie

Minder handmatig werk

Doordat aanvragen, orders, ontvangsten en facturen automatisch samenkomen, verdwijnen handmatige stappen en vertragingen uit het inkoopproces.

Compliance & controle

Uniforme workflows, rollen en audit-trails zorgen voor voorspelbare en reproduceerbare processen, met volledige traceerbaarheid van aanvraag tot betaling.

Kostenbesparing & inzicht

Minder handmatige controles en fouten, plus beter overzicht van openstaande verplichtingen en snellere verwerking van facturen.

Hoe het werkt

Van Ultimo naar volledig geautomatiseerd Purchase-to-Pay proces

ISPnext koppelt via een gecertificeerde Ultimo-connector. Eenmaal ingesteld lopen aanvragen, orders, ontvangsten en facturen automatisch heen en weer, zonder tussenkomst van IT.

Realtime synchronisatie

Stamdata, orders, ontvangsten en facturen worden automatisch bijgewerkt tussen Ultimo en ISPnext.

Aanvragen verwerken

Inkoopaanvragen vanuit Ultimo worden automatisch opgenomen in het ISPnext-workflow.

Ontvangsten koppelen

Ontvangstbevestigingen worden gevalideerd en gebruikt voor het matchen van facturen.

Facturen verwerken

Facturen worden automatisch herkend, gematcht en gevalideerd op basis van order en ontvangst.

Afwijkingen afhandelen

Afwijkingen worden gesignaleerd en via workflows opgelost, met logging en foutafhandeling.

Mogelijkheden

Wat de Ultimo-integratie voor je regelt

Bidirectionele datasync

Masterdata, orders, ontvangsten en facturen lopen automatisch heen en weer tussen Ultimo en ISPnext.

Automatische matching

Facturen worden automatisch gematcht op order en ontvangst, inclusief extra of afwijkende kosten.

Gestandaardiseerde goedkeuringsworkflows

Facturen en aanvragen doorlopen vaste goedkeuringsstappen, met duidelijke rollen en verantwoordelijkheden.

Orders- en ontvangstensynchronisatie

Orders en ontvangstbevestigingen uit Ultimo zijn direct zichtbaar in ISPnext, zonder handmatige invoer.

Volledige traceerbaarheid

Alle documenten en acties worden centraal gearchiveerd, met een audit-trail van aanvraag tot betaling.

Gecertificeerde koppeling

De integratie is officieel gecertificeerd door Ultimo, direct te gebruiken als plug-and-play koppeling en voldoet aan de geldende beveiligingsrichtlijnen.

Datakoppeling

Ultimo-integratie: altijd actuele data in ISPnext, zonder dubbel werk

De connector legt een live verbinding met je Ultimo-omgeving. Geen periodieke exports, geen handmatige uploads, de data is altijd actueel.

Inkoopaanvragen en orders
Ontvangstbevestigingen
Factuurgegevens en matching-status
Leveranciers- en assetmasterdata
Kostenplaatsen en budgetten
Goedkeurings- en betalingsstatus

Functionaliteiten

Live met Ultimo: van EAM-data naar een slimmer Purchase-to-Pay proces

De Ultimo-integratie van ISPnext ondersteunt het volledige Purchase-to-Pay proces. Van aanvraag tot betaling worden gegevens automatisch verwerkt, met volledige traceerbaarheid en zonder extra handmatig werk.

Automatische matching van facturen en orders
Uitgebreide factuurmatching, inclusief extra kosten
Gestandaardiseerde goedkeuringsworkflows
Volledige traceerbaarheid via centrale archivering
Realtime synchronisatie met Ultimo
Ondersteuning voor inkoop én finance
2-way matching
3-way matching
Betalingsbeheer
Archivering & audit-trail
Foutafhandeling & signalering

Doelgroepen

Voor wie is een Ultimo-integratie geschikt?

Finance

Finance-teams die behoefte hebben aan betrouwbare cijfers, minder handmatig werk en meer controle over financiële processen.

Procurement

Procurement-afdelingen die op zoek zijn naar structuur, compliance en beter inzicht in inkoopprocessen en uitgaven.

Asset-intensieve organisaties

Organisaties die Ultimo centraal gebruiken voor asset- en onderhoudsbeheer en willen groeien naar schaalbare, geïntegreerde processen.

Bekijk alle rollen

Klantverhalen

Hoe organisaties werken met ISPnext

Praktijkervaringen van organisaties die inkoop- en factuurprocesautomatisering realiseren met ISPnext.

Technische dienstverlening

Integron Group automatiseert factuurverwerking

Zo'n 8.000 facturen per jaar geautomatiseerd verwerkt, gekoppeld aan ERP-systeem Acto.

Bekijk case

Hekwerken en poorten

Toegankelijke factuurstromen bij B&G Hekwerk

AP Automation live binnen circa drie maanden, met een koppeling naar SAP.

Bekijk case

Turbinetechnologie

Thomassen Energy live met AP Automation

Meer grip op inkomende facturen, met een implementatie van circa drie maanden.

Bekijk case

Vraag een demo aan Bekijk alle klantcases

FAQ

Veelgestelde vragen over de Ultimo-koppeling

Staat jouw vraag er niet bij? Neem contact op met ons integratieteam.

Stel een vraag

Wat is een Ultimo-integratie?

Een Ultimo-integratie is een gecertificeerde koppeling tussen Ultimo en ISPnext voor het automatiseren van inkoop- en factuurprocessen. Aanvragen, orders, ontvangsten en facturen worden hierbij realtime gesynchroniseerd.

Welke data wordt gesynchroniseerd?

Onder andere inkoopaanvragen, orders, ontvangstbevestigingen, facturen en relevante masterdata zoals leveranciers en kostenplaatsen.

Ondersteunt de integratie automatische matching?

Ja. Facturen worden automatisch gematcht op basis van order en ontvangstbevestiging, inclusief afhandeling van extra of afwijkende kosten. Matches worden direct verwerkt, afwijkingen gaan naar een goedkeuringsworkflow.

Is de integratie ook geschikt voor asset-intensieve organisaties?

Ja. De integratie is met name geschikt voor organisaties die Ultimo centraal gebruiken voor asset- en onderhoudsbeheer en dezelfde mate van controle willen binnen hun inkoop- en factuurprocessen.

Hoe snel kun je live met een Ultimo-integratie?

Dankzij de officiële certificering is de koppeling relatief snel en voorspelbaar te implementeren. De exacte doorlooptijd hangt af van de scope en complexiteit van de omgeving.

Wie profiteert het meest van deze integratie?

Vooral finance- en procurementteams, en organisaties met veel assets die hun inkoop- en factuurprocessen willen standaardiseren en digitaliseren.

Volgende stap

Klaar om Ultimo en ISPnext samen te laten werken?

Vraag een demo aan en zie hoe de integratie past bij jouw Ultimo-omgeving, processen en team.

Plan een demo Alle ERP-integraties