BERG Toys, een Nederlands familiebedrijf en fabrikant van buitenspeelgoed zoals skelters, trampolines en balance bikes, gebruikt sinds 2021 de AP Automation-oplossing van ISPnext, volledig geïntegreerd met Microsoft Dynamics 365. In 2025 breidde het bedrijf de samenwerking uit met Contract Management en Spend Analytics, om meer grip te krijgen op contracten en uitgaven bij een groeiende internationale voetafdruk.
Contractbeheer verliep grotendeels handmatig en versnipperd, zonder duidelijke verantwoordelijkheden of automatische herinneringen, een groeiend risico nu het aantal leveranciers, landen en contracten toenam door internationale expansie.
Uitbreiding van het bestaande ISPnext-platform met Contract Management voor centrale vastlegging, rollen en notificaties, en Spend Analytics voor inzicht in uitgaven op basis van bestaande AP-data, gefaseerd uitgerold met eerst focus op fundament, dan versnelling.
Eén centrale plek voor contracten, automatische notificaties bij einddata en verlengmomenten, en groeiend inzicht in uitgaven per leverancier en categorie, met de grootste efficiëntiewinst nog in het vooruitzicht naarmate de organisatie doorgroeit naar de volgende fase.
Versnipperd contractbeheer bij groeiende internationale complexiteit
BERG Toys groeit wereldwijd met steeds meer leveranciers, landen en contracten. Tot voor kort verliep contractbeheer grotendeels handmatig, zonder centrale vastlegging of automatische herinneringen.
-
Contracten verspreid en handmatig beheerd
Tot voor kort verliep contractbeheer bij BERG Toys grotendeels handmatig. Contracten stonden op verschillende plekken opgeslagen en verantwoordelijkheden waren niet altijd duidelijk.
-
Risico's door ontbrekende reminders
Het ontbreken van automatische herinneringen zorgde voor risico's rondom einddata, prijswijzigingen en stilzwijgende verlengingen van contracten.
-
Groeiende complexiteit door internationale groei
Met een steeds grotere internationale voetafdruk nam niet alleen de vraag naar de producten toe, maar ook de complexiteit van interne processen: meer leveranciers, meer landen, meer contracten en hogere volumes.
''We zien duidelijke mogelijkheden om in de toekomst nog efficiënter te werken.''
Van AP Automation naar een breder Source-to-Pay-fundament
Omdat ISPnext al een vertrouwd onderdeel was van het financiële fundament, koos BERG Toys in 2025 voor uitbreiding binnen hetzelfde Source-to-Pay platform, mede op advies van een strategisch Microsoft Dynamics 365-partner.
-
Uitbreiding van een vertrouwd platform
Sinds 2021 gebruikt BERG Toys de AP Automation-oplossing van ISPnext, volledig geïntegreerd met Microsoft Dynamics 365. In 2025 werd besloten de samenwerking uit te breiden met Contract Management en Spend Analytics.
-
Eén centrale plek voor contracten
Met Contract Management werkt BERG Toys aan één centrale plek voor alle contractuele vastlegging, duidelijke rollen, verantwoordelijkheden en goedkeuringsflows, en automatische notificaties bij einddata, verlengmomenten en evaluaties.
-
Spend Analytics op basis van bestaande factuurdata
Spend Analytics bouwt voort op de bestaande AP Automation-data: uitgaven worden inzichtelijk gemaakt op basis van factuurdata, gekoppeld aan leveranciers en contracten.
-
Een gefaseerde aanpak: eerst fundament, dan versnelling
Gemma noemt de aanpak 'realistisch en gefaseerd'. In stap 1 ligt de focus op procesontwerp, datakwaliteit en het betrekken van medewerkers; in stap 2 verschuift de focus naar optimalisatie, automatisering en verdere opschaling. Tijdens het traject zijn ook duidelijke afspraken gemaakt over communicatie en aanspreekpunten, zodat de ondersteuning goed aansluit op de behoeften van BERG Toys.
Eerste stappen naar grip, inzicht en schaalbaarheid
BERG Toys bevindt zich nog in de implementatiefase van Contract Management en Spend Analytics. De eerste stappen zijn gezet richting centrale vastlegging en meer inzicht in uitgaven, de grootste efficiëntiewinst wordt verwacht in de volgende fase.
Wat het BERG Toys oplevert
- Beter bewaakte contractafspraken dankzij centrale registratie en automatische notificaties
- Meer inzicht in uitgaven, uitgesplitst per leverancier, categorie en contract
- Datagedreven beslissingen bij onderhandelingen en supplier management
- Minder handmatige controles door koppeling tussen contracten, uitgaven en AP-data
- Een schaalbaar platform dat meegroeit met internationale expansie
Veelgestelde vragen over Contract Management en Spend Analytics bij BERG Toys
Doorgroei in leveranciers en contracten zorgde voor behoefte aan meer overzicht en inzicht, aanvullend op de bestaande AP-oplossing.
Contractbeheer was grotendeels handmatig, met beperkte centrale vastlegging van afspraken en looptijden.
ISPnext is geïntegreerd met Dynamics 365, waardoor AP-data direct gebruikt kan worden voor Spend Analytics.
Inzicht in uitgaven per leverancier, categorie en contract op basis van factuurdata.
Op dit moment nog beperkt; de grootste winst wordt verwacht in de vervolgfase.
Een efficiënter en schaalbaar proces voor contract- en uitgavenbeheer.
Ontdek wat ISPnext voor jouw organisatie kan betekenen
Download gratis het whitepaper Contract Management in 5 stappen en haal meer waarde uit je contracten.
