Van Wijhe Verf automatiseert factuurverwerking voor meer efficiëntie

Hoewel Van Wijhe Verf al eerder werkte met digitale factuurverwerking, leverde de vorige factuurverwerkingsoplossing onvoldoende gebruiksgemak en inzicht op. De verwerking van inkomende facturen verliep traag en foutgevoelig, wat de efficiëntie van de crediteurenadministratie in de weg stond. “We merkten dat het veel tijd kostte om fouten te achterhalen. Toen een collega met ervaring met de software van ISPnext bij ons begon, viel alles op zijn plek,” aldus Robert. Sinds de livegang van AP Automation op 1 januari 2025, volledig geïntegreerd met Dynamics 365 F&O, zijn de resultaten duidelijk merkbaar. “De implementatie is uiteindelijk goed verlopen. Zo’n traject vraagt inzet van beide kanten, maar we hebben alles in gezamenlijkheid goed neergezet,” zegt Robert.

Van Wijhe Verf verwerkt jaarlijks tussen de 15.000 en 20.000 inkomende facturen. Dankzij de factuurverwerkingssoftware van ISPnext voor finance verlopen deze processen nu een stuk sneller en overzichtelijker. De software biedt real-time inzicht in de status van facturen, waarbij foutmeldingen direct zichtbaar zijn. “We zien meteen waar in het goedkeuringsproces of bij de boeking iets misgaat. Dat maakt het werk voor onze crediteurenafdeling een stuk efficiënter,” licht Robert toe. De organisatie maakt intensief gebruik van functies zoals toerekeningsschema’s, waarmee kosten correct aan de juiste boekingsperiode worden gekoppeld. “Wij gebruiken het toerekeningsschema bijvoorbeeld om kosten die in juli worden gefactureerd nog toe te wijzen aan juni. Dat werkt voor ons heel goed,” legt Robert uit. Ook de vaste templates worden veel ingezet. “Onze collega’s hebben voldoende kennis om deze zelf in te richten, dat versnelt de werking enorm.”

Wat Van Wijhe Verf bijzonder waardeert aan de oplossing van ISPnext is de zelfstandigheid van het platform. “Je merkt dat ISPnext echt een opzichzelfstaand systeem is. Je hebt geen andere tools nodig om ermee te kunnen werken. Dat is absoluut een voordeel,” aldus Robert. De gebruikersvriendelijke interface helpt collega’s op de crediteurenafdeling om inkomende facturen gestructureerd te verwerken. Daarnaast zorgen de automatische workflows voor een vlotte samenwerking met collega’s die verantwoordelijk zijn voor de goedkeuring van facturen. “Het systeem is overzichtelijk. Iedereen weet wat er van hen verwacht wordt en waar ze actie moeten ondernemen,” zegt Robert.

De samenwerking met ISPnext wordt als positief ervaren. Tijdens het implementatietraject werd er goed samengewerkt tussen de projectteams. “Wat ik hoor van mijn IT-collega is dat het proces verder goed verloopt. Het contact is soepel en we kunnen snel schakelen,” aldus Robert. Ook richting de toekomst kijkt de organisatie actief naar mogelijkheden om haar financiële processen verder te moderniseren. “Als ik AI zeg, weet je genoeg,” zegt Robert. “Jullie zijn daar al druk mee bezig en dat vind ik super. De organisatie moet er klaar voor zijn en dat zijn wij. Complimenten voor hoe actief jullie daarin zijn.”

Koninklijke Van Wijhe Verf is een onafhankelijk familiebedrijf en al meer dan honderd jaar actief in de ontwikkeling en productie van hoogwaardige verfproducten. Met een sterke focus op duurzaamheid en innovatie bedient de organisatie diverse markten in binnen- en buitenland. Het bedrijf combineert traditie met modern ondernemerschap en blijft investeren in slimme technologieën die bijdragen aan efficiënter werken, ook binnen de financiële administratie.