Contiweb, toonaangevend ontwikkelaar en producent van droog- en web-handling machines voor de grafische industrie, zette sinds 2021 grote stappen in het optimaliseren van haar financiële processen. Met AP Automation, geïntegreerd in de SAP ECC-omgeving, werd het papierwerk gereduceerd en de Accounts Payable-werkzaamheden sterk vereenvoudigd. In 2023 breidde Contiweb de samenwerking uit met Contract Management, voor een centraal en actueel overzicht van alle contracten.
Facturen werden nog grotendeels op papier verwerkt, wat een inefficiënte inzet van FTE betekende en weinig controle gaf over interne processen. Daarnaast ontbrak een centrale, overzichtelijke opslag voor contracten, waardoor afloop- en verlengdata makkelijk gemist konden worden.
Sinds 2021 verwerkt AP Automation facturen digitaal, geïntegreerd met SAP ECC. In 2023 breidde Contiweb dit uit met Contract Management: een centrale, actuele contractopslag met signalering bij naderende afloop- of verlengdata.
Minder papierwerk en handmatig werk binnen Accounts Payable, een sneller en betrouwbaarder auditproces, en een compleet en actueel overzicht van alle contracten, met tijdige signalering van risico's.
Papieren facturen en versnipperd contractbeheer
Binnen Contiweb ontstond de behoefte om financiële processen te optimaliseren: minder papier, efficiëntere inzet van FTE en meer grip op zowel facturen als contracten.
-
Afhankelijkheid van papieren facturen
Facturen werden grotendeels op papier verwerkt, wat een inefficiënte inzet van FTE betekende en weinig ruimte liet voor controle over de interne processen.
-
Trage terugvindbaarheid bij audits
Het opzoeken en aanleveren van facturen, bijvoorbeeld voor een audit, kostte veel tijd doordat facturen niet centraal en digitaal beschikbaar waren.
-
Geen centrale opslag voor contracten
Er was behoefte aan een centrale, overzichtelijke opslag voor alle contracten, zodat afloop- en verlengdata niet over het hoofd werden gezien.
Van digitale factuurverwerking naar centraal contractbeheer
Contiweb bouwde de samenwerking met ISPnext stapsgewijs uit: eerst met AP Automation voor facturen, later met Contract Management voor contracten.
-
Digitale factuurverwerking met AP Automation (2021)
Sinds 2021 verwerkt Contiweb inkomende facturen digitaal met AP Automation, geïntegreerd in de SAP ECC-omgeving. Dit reduceerde het papierwerk en vereenvoudigde de dagelijkse werkzaamheden binnen Accounts Payable.
-
Uitbreiding met Contract Management (2023)
In 2023 breidde Contiweb de samenwerking met ISPnext uit met de implementatie van Contract Management, als logische vervolgstap op de factuurverwerkingsoplossing.
-
Centrale, actuele contractopslag
Alle contracten zijn nu centraal en overzichtelijk opgeslagen. De zoekfunctie maakt contracten snel terugvindbaar, ook voor collega's die niet dagelijks met contractbeheer bezig zijn.
-
Automatische signalering bij afloop of verlenging
Gebruikers worden tijdig geattendeerd wanneer een contract nadert tot de afloopdatum of verlengd moet worden, zodat risico's vroegtijdig gesignaleerd en acties tijdig ondernomen kunnen worden.
''Met de oplossing van ISPnext hebben we een compleet en actueel overzicht van al onze contracten. Gebruikers worden tijdig geattendeerd op afloop of verlenging, zodat we risico's vroegtijdig zien.''
Minder papierwerk en meer grip op facturen én contracten
De combinatie van AP Automation en Contract Management leverde Contiweb tastbare voordelen op: minder handmatig werk, een sneller auditproces en een compleet contractoverzicht.
Wat het Contiweb oplevert
- Efficiëntere inzet van FTE door minder papieren facturen en handmatig werk
- Sneller en betrouwbaarder auditproces dankzij digitaal terugvindbare facturen
- Compleet en actueel overzicht van alle contracten op één centrale plek
- Tijdige signalering bij naderende afloop- of verlengdata van contracten
- Soepelere samenwerking tussen afdelingen dankzij snel beschikbare contractinformatie
Veelgestelde vragen over AP Automation en Contract Management bij Contiweb
Contiweb is een toonaangevende ontwikkelaar en producent van droog- en web-handling machines voor de grafische industrie en levert wereldwijd geïntegreerde technische oplossingen voor web offset-drukwerk, digitaal inkjet-drukwerk en de productie van verpakkingen.
Contiweb gebruikt sinds 2021 AP Automation voor factuurverwerking, geïntegreerd met SAP ECC. In 2023 breidde het bedrijf dit uit met Contract Management voor centraal contractbeheer.
Contract Management biedt een centrale, actuele opslag met een zoekfunctie, en waarschuwt gebruikers tijdig wanneer een contract nadert tot de afloopdatum of verlengd moet worden, zodat risico's vroegtijdig gesignaleerd worden.
Facturen worden sneller verwerkt en zijn direct terugvindbaar, bijvoorbeeld voor een audit, terwijl de afhankelijkheid van papieren facturen en handmatig werk sterk is afgenomen.
Contiweb ziet de snelheid van factuurverwerking toenemen in belang nu papierfacturen verdwijnen. Dankzij ISPnext kan de organisatie deze overgang naar e-invoicing tijdig en gestructureerd maken.
De samenwerking wordt als doelgericht en positief ervaren: de consultant dacht actief mee tijdens de implementatie, en het supportteam is goed bereikbaar en behulpzaam bij vragen tijdens het dagelijkse gebruik.
Ontdek wat ISPnext voor jouw organisatie kan betekenen
Download gratis het whitepaper AP Automation in 5 stappen en automatiseer je factuurverwerking stap voor stap.
