Inkoop SDCG maakt zorgcontractbeheer overzichtelijker met ISPnext

De samenwerking tussen Inkoop SDCG en ISPnext begon tijdens een ingrijpende beleidsverandering. Door de decentralisatie van de zorg kregen gemeenten de verantwoordelijkheid om zelfstandig contracten af te sluiten met (zorg)aanbieders. Gemeenten in regio Centraal Gelderland hebben dit belegd bij Inkoop SDCG. In die overgangsfase koos Inkoop SDCG voor ISPnext na een aanbestedingstraject. “We zijn begonnen met Vendor Management en Spend Analytics, hoewel we met Spend Analytics inmiddels niet meer werken omdat de gemeenten geen inzicht geven in de financiële gegevens,” vertelt Marieke. “Het ligt niet aan de software, maar aan de structuur van de samenwerking binnen onze regio.”

Na de start met Vendor Management breidde Inkoop SDCG het gebruik van de software verder uit met de oplossing Contract Management. Binnen de organisatie ontstond de behoefte om contractinformatie op te slaan, productinformatie per aanbieder te structureren en inzicht te krijgen in leveranciersgegevens. “Steeds meer processen vinden plaats binnen de applicatie. Er is een grote wens om te werken in dossiervorm, zodat alles per aanbieder overzichtelijk bij elkaar staat en je niet afhankelijk bent van documenten op een netwerkschijf of in een e-mail,” legt Marieke uit. Hoewel collega’s de applicatie nu nog mondjesmaat gebruiken, worden er steeds meer processen in ondergebracht, juist om het gebruik te stimuleren en de centrale toegankelijkheid te vergroten. ISPnext faciliteerde deze ontwikkeling met een oplossing die aansluit op de informatiebehoefte van Inkoop SDCG.

Voor Marieke zelf is vooral Contract Management onmisbaar geworden in haar dagelijkse werkzaamheden. Ze gebruikt de oplossing om inzicht te krijgen in contractproducten, waaronder de bijbehorende wachttijden. Deze informatie is gekoppeld aan de publieke website van Inkoop SDCG via een API, zodat de gegevens automatisch worden weergegeven. “Ik werk veel met dat overzicht om te controleren of alles klopt. Je ziet per aanbieder precies welke producten er zijn, inclusief wachttijd. Dat geeft mij controle en maakt het voor anderen binnen de organisatie makkelijk om informatie te vinden.”

Waar in het begin vooral (zorg)contracten in ISPnext werden beheerd, is het gebruik in de loop der jaren uitgebreid. Inmiddels worden ook contracten buiten het Sociaal Domein via het systeem verwerkt. “Het zijn heel wat contracten om te monitoren, dus het is prettig dat we dit allemaal in één systeem kunnen doen. We bouwen het gebruik nog steeds verder uit.”

De grootste meerwaarde zit volgens Marieke niet zozeer in de interne processen, maar juist aan de kant van de (zorg)aanbieders. Met de inzet van de Supplier Portal zijn zij in staat om zelf hun informatie aan te leveren, te beheren en bij te werken. “Via de Supplier Portal hoeven zij niet telkens iets op te sturen of af te stemmen. Ze kunnen in één keer alles aanbieden, wachttijden wijzigen en hun producten bekijken. Dat gebeurt allemaal op één centrale plek. Voor hen is dat echt een verbetering en voor ons scheelt het veel afstemming en tijd.”

Dankzij de Supplier Portal wordt de werklast verdeeld en wordt voorkomen dat informatie verloren gaat of dubbel wordt aangeleverd. “Daar zit voornamelijk de winst bij ons,” voegt Marieke toe.

De samenwerking met ISPnext verloopt volgens Marieke soepel en laagdrempelig. “Of het nu via de Customer Success Manager is of via de supportdesk, ik krijg snel contact en we schakelen goed met elkaar.” Deze samenwerking gaat verder dan alleen de relatie met ISPnext. De interactie met andere zorgregio’s die met het platform werken is intensief. “We hebben veel contact met andere regio’s. We wisselen ervaringen uit en proberen steeds meer op dezelfde manier te werken. Dat is niet alleen prettig voor onszelf, maar ook voor aanbieders die met meerdere regio’s te maken hebben.”

Momenteel zijn er 42 zorgregio’s in Nederland en vrijwel elke regio gebruikt eigen systemen voor beschikbaarheid, inkoop en contractmanagement. Die versnippering leidt tot onduidelijkheid voor aanbieders. Juist daarom is de samenwerking met andere ISPnext klanten uit het Sociaal Domein zo waardevol. “Tijdens de sessies die ISPnext organiseert leren we van elkaar. We proberen op die manier meer uniformiteit te creëren. Dat zorgt ervoor dat het voor zorgaanbieders wat overzichtelijker wordt.”

Inkoop sociaal domein Centraal Gelderland (SDCG) ondersteunt 11 Gelderse gemeenten bij de inkoop en het contractmanagement binnen de Wmo en Jeugdwet. Als verbindende schakel tussen gemeenten en (zorg)aanbieders coördineert Inkoop SDCG het contractbeheer, het leveranciersmanagement en de monitoring van zorgprestaties. De organisatie zet in op regionale samenwerking, transparantie en het verbeteren van processen, met als doel de kwaliteit en continuïteit van zorg in de regio te waarborgen.