Inkoop sociaal domein Centraal Gelderland (SDCG) ondersteunt 11 Gelderse gemeenten bij de inkoop en het contractmanagement binnen de Wmo en Jeugdwet. Met ISPnext Contract Management, Vendor Management en de Supplier Portal staan contracten, leveranciersgegevens en productstructuren op één centrale plek.
Contract- en leveranciersinformatie stond verspreid over persoonlijke schijven en losse Excelsheets, waardoor processen moeilijk te monitoren en terug te vinden waren.
Stapsgewijze uitbreiding van Vendor Management naar Contract Management en de Supplier Portal, zodat steeds meer processen in één applicatie samenkomen.
Eén systeem voor alle contracten, actuele wachttijden per aanbieder via een API en aanbieders die hun eigen gegevens beheren.
Van decentralisatie naar digitalisering van zorgcontracten
Door de decentralisatie van de zorg kregen gemeenten de verantwoordelijkheid om zelfstandig contracten af te sluiten met (zorg)aanbieders. De gemeenten in regio Centraal Gelderland hebben dat belegd bij Inkoop SDCG. In die overgangsfase koos de organisatie na een aanbestedingstraject voor ISPnext, met de opgave om een groeiend aantal contracten, leveranciersgegevens en documenten beheersbaar te houden.
-
Informatie verspreid over schijven en sheets
Contractgegevens, leveranciersinformatie en documenten stonden op persoonlijke schijven en in losse Excelsheets. Daardoor was het lastig om processen te monitoren en informatie terug te vinden.
-
Groeiend aantal (zorg)contracten
Het aantal contracten met (zorg)aanbieders bleef toenemen. Zonder centrale registratie is dat volume niet te overzien, laat staan te monitoren.
-
Behoefte aan dossiervorming
Binnen de organisatie leefde de wens om per aanbieder in dossiervorm te werken, zodat alles overzichtelijk bij elkaar staat en niemand afhankelijk is van documenten op een netwerkschijf of in een e-mail.
-
Veel afstemming met aanbieders
Aanbieders leverden hun gegevens en wijzigingen steeds los aan. Dat kostte beide kanten veel afstemming en gaf het risico dat informatie verloren gaat of dubbel wordt aangeleverd.
“Het platform van ISPnext werkt heel handig. We hebben zo alle producten in één opslag.”
Stapsgewijs naar één centrale plek voor contracten en leveranciers
Inkoop SDCG begon met Vendor Management en Spend Analytics. Met Spend Analytics werkt de organisatie inmiddels niet meer, omdat de gemeenten geen inzicht geven in de financiële gegevens. Dat ligt niet aan de software, maar aan de structuur van de samenwerking binnen de regio.
Na de start met Vendor Management breidde Inkoop SDCG het gebruik uit met Contract Management. De behoefte was om contractinformatie op te slaan, productinformatie per aanbieder te structureren en inzicht te krijgen in leveranciersgegevens. Steeds meer processen worden in de applicatie ondergebracht, juist om het gebruik te stimuleren en de centrale toegankelijkheid te vergroten.
Waar in het begin vooral (zorg)contracten in ISPnext werden beheerd, verwerkt de organisatie inmiddels ook contracten buiten het sociaal domein via het systeem.
-
Start met Vendor Management
Na een aanbestedingstraject startte Inkoop SDCG met Vendor Management, om de leveranciersgegevens van (zorg)aanbieders centraal vast te leggen.
-
Contract Management voor dossiervorming
Contractinformatie, productinformatie per aanbieder en leveranciersgegevens komen samen in één dossier, in plaats van op een netwerkschijf of in een mailbox.
-
Wachttijden via een API op de eigen website
Het overzicht van contractproducten en de bijbehorende wachttijden is via een API gekoppeld aan de publieke website van Inkoop SDCG, zodat die gegevens automatisch worden weergegeven.
-
Supplier Portal voor de aanbieders
Aanbieders leveren en beheren hun informatie zelf in de Supplier Portal: gegevens aanbieden, wachttijden wijzigen en producten bekijken, allemaal op één centrale plek.
Wat ISPnext Inkoop SDCG oplevert
Inkoop SDCG beheert contracten, leveranciers en productstructuren op één plek. De grootste meerwaarde zit volgens Marieke Bruinsma niet in de interne processen, maar aan de kant van de (zorg)aanbieders, die hun eigen informatie beheren via de Supplier Portal.
Wat het oplevert
- Eén overzichtelijk systeem voor contractbeheer, leveranciersinformatie en productstructuren, in plaats van persoonlijke schijven en losse Excelsheets.
- Inzicht in contractproducten inclusief de bijbehorende wachttijden, met een API-koppeling naar de eigen publieke website.
- Ook contracten buiten het sociaal domein lopen inmiddels via het systeem, dus al het contractbeheer gebeurt op één plek.
- Minder afstemming met aanbieders: via de Supplier Portal leveren zij zelf hun gegevens aan, wijzigen ze wachttijden en bekijken ze hun producten.
- Minder risico dat informatie verloren gaat of dubbel wordt aangeleverd, doordat de werklast wordt verdeeld.
- Korte lijnen met ISPnext via de Customer Success Manager en de supportdesk, plus kennisuitwisseling met andere zorgregio's die met het platform werken.
Veelgestelde vragen over zorgcontractbeheer bij Inkoop SDCG
Inkoop SDCG werkt sinds 2017 met ISPnext, vanaf de periode van de decentralisatie van de zorg. De oplossingen worden stapsgewijs verder uitgerold en steeds breder in de organisatie gebruikt.
De organisatie startte met Vendor Management en Spend Analytics en breidde later uit met Contract Management en de Supplier Portal. Met Spend Analytics werkt Inkoop SDCG inmiddels niet meer, omdat de gemeenten geen inzicht geven in de financiële gegevens.
Aanvankelijk vooral de inkoopafdeling. Inmiddels maken steeds meer collega's uit andere teams actief gebruik van de oplossingen, omdat de behoefte aan centrale dossiervorming groeit.
Naast zorgcontracten beheert Inkoop SDCG sinds een jaar ook andere contracten via het platform. Dat besluit komt voort uit de grote hoeveelheid contracten binnen de organisatie en de behoefte aan centraal beheer daarvan.
Aanbieders hoeven niet telkens iets op te sturen of af te stemmen. Ze kunnen in één keer alles aanbieden, wachttijden wijzigen en hun producten bekijken op één centrale plek. Voor Inkoop SDCG scheelt dat veel afstemming en tijd.
Er is intensief contact met andere regio's die met het platform werken. Tijdens de sessies die ISPnext organiseert wisselen zij ervaringen uit en werken ze toe naar meer uniformiteit, wat het voor zorgaanbieders overzichtelijker maakt. Nederland heeft 42 zorgregio's, die vrijwel allemaal eigen systemen gebruiken voor beschikbaarheid, inkoop en contractmanagement.
Ontdek wat ISPnext voor jouw organisatie kan betekenen
Download gratis: 5 stappen naar grip op contractbeheer voor publieke organisaties.
