Ontdek waarom een ERP-systeem tekortschiet voor procurement en hoe een Source-to-Pay platform processen optimaliseert en kosten bespaart.
De aanname
Veel organisaties gaan ervan uit dat het ERP inkoop wel afdekt.
De praktijk
Een ERP registreert transacties, maar stuurt het inkoopproces niet.
De keuze
Een Source-to-Pay platform vult het ERP aan in plaats van het te vervangen.
In de praktijk zien we het vaak: men probeert de procurement functie in het ERP-systeem en spreadsheets te integreren. Geregeld zien wij het mislukken, maar de reden voor het proberen is simpel. Het ERP systeem is er al en het aanmaken, verzenden en beheren van de inkooporders voor product gerelateerde inkopen werkt goed. Waarom dan niet voor de hele procurement functie (inclusief niet eindproduct gerelateerde uitgaven) toepassen?
Waarom kiezen voor een Source-to-Pay platform boven alleen ERP?
De tooling is toch al aanwezig en er zijn op het oog ‘beperkte meerkosten’ mee gemoeid in zowel tijd, middelen en licenties. Daarnaast hoeven er geen integraties gebouwd te worden. De informatie zit al in het ERP-systeem en medewerkers zijn bekend met het ERP systeem. Kortom een win-win voor de organisatie met een snelle time-to-value. Deze time-to-value blijkt jammer genoeg in de praktijk niet altijd gerealiseerd te worden omdat de verwachte resultaten en business-case niet worden bereikt. Kosten voor licenties en consultancy vallen bijvoorbeeld hoger uit dan gedacht. John Schouten, Director Product Management bij ISPnext, deelt in deze blog 5 redenen om voor de procurement functie een Source-to-Pay platform te kiezen.Source-to-Pay in 7 stappen
Ontdek in zes stappen hoe je inkoop en finance samenbrengt.
De verkeerde keuze
De basisfunctie van een ERP systeem is het verwerken en het samenbrengen van planningsinzet, belangrijke bedrijfsinformatie en processen vanuit de gehele organisatie. Voorbeelden zijn het verwerken en bijhouden van financiële- en voorraad gerelateerde informatie. Dit zijn basisprocessen met een uitwisseling van enorm veel data, maar missen vaak de finesse voor een volledige en volwassen procurement functie. Dit is dan ook de reden dat Source-to-Pay (Source-to-Pay) steeds meer haar intrede doet. Source-to-Pay beslaat het volledige Source-to-Pay proces in samenwerking met de aanwezige ERP systemen.
Er zijn 5 redenen waarom een Source-to-Pay platform dé oplossing is voor Procurement. John Schouten, Director Product Management deelt 5 redenen om voor de procurement functie een Source-to-Pay platform te kiezen.
User ExperienceDe meest voorkomende reden om een Source-to-Pay implementatie met een ERP systeem te stoppen is de gebruikerservaring. Waar een ERP systeem uitblinkt in de verwerking van transacties en opslag van veel data, is aan de User Experience weinig aandacht geschonken. Dit onderdeel is beperkt meegenomen waardoor eindgebruikers eerst getraind moeten worden en handleidingen gebruikt moeten worden om te werken in het ERP systeem. Eindgebruikers ervaren een ingewikkeld systeem, de toegevoegde waarde wordt daardoor niet gezien en men ervaart een enorme administratieve last. Een procurement systeem creëert voor de eindgebruiker een B2C webshop ervaring in een B2B omgeving, waardoor de gehele organisatie het kan omarmen.
IntegratiesSource-to-Pay systemen die in de cloud opereren zijn gemaakt voor het flexibel uitwisselen van data tussen andere systemen en het ERP systeem. Dit gebeurt via webservices of API’s. Een Source-to-Pay systeem kan uit de hoeveelheid data tijdig inzichten geven die anders niet voorhanden zouden zijn. Met deze informatie kan er accuraat gereageerd worden op het beleid of samenwerkingen. Daarnaast is het standaard mogelijk om te verbinden met online marktplaatsen (webshops) waardoor beheer niet in de eigen organisatie komt te liggen. Als een leverancier geen webshop heeft is het beheer van leveranciers catalogi eenvoudig zelf in te richten. Door de digitalisering van het proces in een ERP systeem wordt vaak onterecht verondersteld dat hiermee een mate van automatisering mogelijk wordt. Deze digitalisering gaat zelden gepaard met het elektronisch verwerken van niet eindproduct gerelateerde transacties waardoor de mate van automatisering tegenvalt.
“Procurement oplossingen in de cloud zijn gemaakt voor het flexibel uitwisselen van data tussen het ERP en andere systemen.”
John SchoutenDirector Product Management | ISPnextStrategisch kiezen voor Source-to-Pay
Een ERP systeem is niet meer weg te denken uit het bedrijfsleven en heeft zich in de laatste 40 jaar bewezen als belangrijke schakel voor het verwerken van transacties in diverse bedrijfsprocessen en het opslaan van data. Uit de praktijk blijkt echter dat ERP systemen minder geschikt zijn voor de automatisering en centralisering van de volledige procurement functie. Met een Source-to-Pay platform wordt het gehele procurement proces met bijbehorende taken, applicaties en data gecentraliseerd en geoptimaliseerd in één enkelvoudig ecosysteem. Hierdoor worden inzichten verkregen, kunnen risico’s worden geminimaliseerd en processen gestandaardiseerd en geautomatiseerd.
Start met het managen van alle uitgaven en processen van jouw organisatie. Eén Source-to-Pay platform voor: Vendor Management, Sourcing, Contract Management, Procurement, AP Automation, Spend Analytics en meer.
