Real-time budgetbeheer zonder verrassingen

Budget Management is beschikbaar als uitbreiding binnen AP Automation en Procurement. Wat voorheen alleen achteraf mogelijk was via aparte schermen binnen Spend Analytics, is nu volledig geïntegreerd in de gebruikersinterface van AP Automation en Procurement. Medewerkers krijgen visuele feedback op het moment dat zij een inkoopaanvraag indienen. De vertraging tussen aanvraag en inzicht verdwijnt daarmee volledig. 

De technologie is gebouwd op een compleet herontworpen architectuur van Spend Analytics. Hierdoor is de integratie strak, stabiel en schaalbaar. Volgens John ligt daarin de kracht van deze uitbreiding: “Budgetbeheer werkt pas écht als het onderdeel is van je bestaande proces. Budget Management sluit precies aan op hoe gebruikers nu al werken met ons platform, zonder concessies te doen aan controle of governance.” 

Bij het aanmaken van een aanvraag verschijnt automatisch een duidelijke voortgangsbalk in beeld. Deze toont wat de aanvraag kost, hoeveel van het budget al is besteed en welk bedrag er nog beschikbaar is. Dat zorgt voor directe transparantie en voorkomt dat goedkeurders pas later moeten ingrijpen. 

Wanneer de aanvraag binnen het gestelde budget valt, gaat het proces automatisch verder. Overschrijdt de aanvraag het beschikbare budget, dan wordt deze automatisch geblokkeerd. In dat geval wordt direct een escalatieroute geactiveerd naar de bevoegde budgethouder of manager, zodat de aanvraag pas verdergaat na expliciete goedkeuring. Hierdoor blijft eigenaarschap behouden, worden financiële risico’s beheerst en ontstaat er geen vertraging door correcties achteraf. “Dit voorkomt verrassingen voor alle betrokkenen,” legt John uit. “Gebruikers zien meteen wat de impact is van hun aanvraag.” 

De integratie van Budget Management biedt concrete voordelen voor organisaties die hun budgetcontrole willen versterken. Ten eerste voorkomt het overschrijdingen door visueel inzicht te bieden op het juiste moment. Ten tweede bevordert het de budgetverantwoordelijkheid binnen afdelingen. Medewerkers zien zelf de consequenties van hun uitgaven. “We maken budgetbeheer tastbaar en direct toepasbaar in de dagelijkse praktijk,” aldus John. Voor CPO’s en CFO’s betekent dit meer grip op spend, minder uitzonderingen en een voorspelbaarder uitgavenpatroon. Een derde voordeel is dat alles binnen de bestaande omgeving gebeurt. Gebruikers hoeven geen aparte tools te openen of rapportages te raadplegen. Alles speelt zich af binnen de aanvraagflow. Bovendien is de oplossing flexibel inzetbaar voor zowel centrale als decentrale budgetstructuren. Zo sluit Budget Management aan bij de manier van werken binnen jouw organisatie, ongeacht de mate van complexiteit of het aantal budgethouders.

De noodzaak voor beter budgetbeheer neemt toe. Organisaties staan onder druk om kosten te beheersen en compliant te blijven met interne én externe richtlijnen. Tegelijkertijd wil je dat medewerkers snel en efficiënt kunnen werken. Budget Management brengt die werelden bij elkaar. John vat het samen: “We zien dat finance afdelingen steeds meer data willen gebruiken om proactief te sturen. Deze uitbreiding helpt daarbij. Je krijgt grip op uitgaven, versterkt je budget governance en voorkomt ongewenste overschrijdingen, zonder dat je het proces vertraagt. Dat is waar slimme automatisering het verschil maakt.”