Leveranciersselectie: alles wat je moet weten

Voor veel organisaties zijn leveranciers geen randvoorwaarde, maar een bepalende factor in succes. Ze leveren niet alleen producten of diensten, maar beïnvloeden direct operationele prestaties, innovatiekracht en strategische wendbaarheid. Volgens Dirk Jan Leppers is het dan ook essentieel om leveranciers niet als uitvoerende partijen te benaderen, maar als partners met wie je gezamenlijk waarde creëert. “Een leverancier moet je beschouwen als verlengstuk van je organisatie, niet als losse schakel,” zegt hij.

De juiste leveranciers maken het verschil in consistentie, kostenbeheersing en risicobeperking. Daarom is leveranciersselectie meer dan een operationele stap; het is een strategische keuze die vraagt om duidelijke selectiecriteria en een gestructureerde beoordeling van leveranciersprestaties.

Leveranciersselectie is het proces waarbij je de beste leveranciers kiest op basis van vooraf bepaalde criteria. Denk aan aspecten zoals prijs, levertijd, kwaliteit, duurzaamheid of compliance in de vorm van certificering. Dit is ook het moment om te kijken of de leverancier aansluit bij jou als organisatie en waar je voor staat. Het selectieproces bepaalt wie onderdeel wordt van jouw leveranciersnetwerk en dus direct invloed heeft op jouw organisatiedoelstellingen. “Het gaat niet om de goedkoopste partij, maar om de juiste match op alle vlakken,” aldus Dirk Jan.

Een goed gestructureerd leveranciersselectieproces is objectief, meetbaar en transparant. Het maakt het mogelijk om de juiste vragen te stellen, risico’s tijdig te signaleren en samenwerking duurzaam in te richten. Op onze Sourcing-pagina lees je meer over hoe dit in de praktijk werkt.

Een gestructureerd stappenplan voor leveranciersselectie helpt om objectieve keuzes te maken en zorgt voor een herhaalbaar proces binnen jouw inkoopstrategie. Door vaste stappen te volgen en deze te ondersteunen met sourcing software, vergroot je de kans op succesvolle samenwerking en verlaag je inkooprisico’s. Onderstaand stappenplan is toepasbaar in elke organisatie die grip wil op haar leveranciersnetwerk.

Stap 1: Bepaal je inkoopbehoefte

Breng in kaart wat je precies nodig hebt. Gaat het om producten, diensten of een combinatie? Denk aan volumes, frequentie, technische specificaties en strategische relevantie. Deze inventarisatie vormt de basis voor de volgende stappen in het selectieproces.

Stap 2: Stel selectiecriteria vast

Definieer duidelijke selectiecriteria voor leveranciers. Denk aan leverbetrouwbaarheid, prijs-kwaliteitverhouding, duurzaamheid, certificeringen (zoals ISO of ESG), risicoprofiel, financiële stabiliteit en technologische capaciteit. Gebruik zowel harde data als zachte signalen zoals communicatie en cultuurfit.

Stap 3: Zoek en vergelijk leveranciers

Gebruik sourcing software of andere digitale tools om leveranciers te zoeken en informatie centraal te verzamelen. Vraag offertes op, toets ze aan de hand van je criteria en maak gebruik van digitale leveranciersbeoordeling om appels met appels te vergelijken.

Stap 4: Selecteer de best passende leverancier(s)

Baseer je keuze op een combinatie van objectieve score (aan de hand van je selectiecriteria) en strategische overwegingen zoals partnershippotentie en compliance met jouw ESG-beleid. Zorg dat keuzes transparant zijn vastgelegd, bijvoorbeeld via het Business Spend Management platform.

Stap 5: Leg afspraken formeel vast

Formaliseer de samenwerking via een contract waarin je leveringsvoorwaarden, prestaties, KPI’s en escalatieprocedures opneemt. Zorg dat deze gegevens centraal worden opgeslagen, bij voorkeur gekoppeld aan je sourcing- of contractmanagementsysteem.

Stap 6: Monitor prestaties en evalueer periodiek

Leveranciersselectie stopt niet na ondertekening. Volg prestaties op via dashboards of rapportages, voer periodieke evaluaties uit en blijf toetsen aan je oorspronkelijke criteria. Zo houd je grip op kosten, kwaliteit én risico’s binnen je leveranciersnetwerk.

Zonder duidelijke leveranciersselectie criteria wordt het lastig om beslissingen te verantwoorden, zowel intern als extern. Selectiecriteria bieden een uniforme basis om leveranciers op dezelfde manier te beoordelen en maken het proces reproduceerbaar.

“Je hebt een duidelijk kader nodig om leveranciers eerlijk en gestructureerd te vergelijken,” zegt Dirk Jan. Dergelijke criteria kunnen uiteenlopen van leverbetrouwbaarheid en financiële stabiliteit tot duurzaamheid en technische expertise. Door deze selectiecriteria vooraf vast te leggen, wordt het makkelijker om nieuwe leveranciers toe te voegen én bestaande relaties periodiek te herzien.

Effectieve leveranciersselectie vereist meer dan een lijstje met eisen of een offertevergelijking. Het draait om het vinden van de juiste match, en daarvoor heb je betrouwbare informatie nodig. “Bij een onderbouwde leverancierskeuze kijk je niet alleen naar cijfers, maar ook naar de kwaliteit van de samenwerking,” zegt Dirk Jan.

Harde data zoals leverbetrouwbaarheid, financiële stabiliteit en certificeringen vormen de basis van objectieve beoordeling. Maar zachte signalen zoals communicatie, flexibiliteit en cultuurfit zijn minstens zo belangrijk bij het vaststellen van selectiecriteria voor leveranciers. Door beide soorten data te combineren, ontstaat een vollediger beeld dat leidt tot betere keuzes en duurzame samenwerking.

Onbetrouwbare leveranciers kunnen grote gevolgen hebben voor je keten. Denk aan vertragingen, imagoschade of juridische kwesties. “Als je pas bij een incident ontdekt dat een leverancier niet voldeed, ben je te laat,” waarschuwt Dirk Jan.

Een goed ingericht leveranciersselectieproces fungeert als een eerste filter in risicobeheersing. Door leveranciers vooraf te toetsen op hun stabiliteit, juridische structuur en ESG-criteria, verminder je structureel risico’s. Bovendien stelt een digitale aanpak, waarbij je vanaf het begin de eisen en afspraken vastlegt en toetst, je ook in staat om later in het proces tijdig in te grijpen als prestaties afwijken van deze gemaakte afspraken.

Benieuwd hoe SSC Ons hun leveranciersselectie en contractbeheer heeft ingericht met een professionele Source-to-Pay aanpak? Lees de customer case en ontdek hun werkwijze.

Duurzaamheid speelt een steeds grotere rol binnen leveranciersselectie. Organisaties worden kritisch bekeken op hun volledige ketenverantwoordelijkheid, inclusief de keuzes die zij maken bij leveranciers. “Veel organisaties onderschatten hoe zichtbaar hun leveranciers zijn voor klanten, investeerders en toezichthouders,” zegt Dirk Jan.

Selectiecriteria voor leveranciers bevatten daarom steeds vaker elementen zoals energieverbruik, mensenrechtenbeleid, certificeringen en sociale impact. Door deze ESG-factoren direct mee te nemen in het selectieproces, vergroot je niet alleen compliance, maar versterk je ook je reputatie als verantwoorde organisatie.

Met het Business Spend Management platform van ISPnext digitaliseer je het volledige selectieproces van aanvraag tot contract. Leveranciers kunnen worden beoordeeld op vaste criteria, alle informatie van leveranciers kunnen digitaal worden vergeleken en je werkt vanuit één centrale interface. “Je krijgt niet alleen overzicht, je voorkomt ook subjectieve keuzes,” stelt Dirk Jan.

Daarnaast kunnen procurementteams leveranciers koppelen aan contracten, prestaties monitoren en de integratie maken met processen zoals factuurverwerking. Dat zorgt voor samenhang, snelheid en minder fouten in het totale proces.

Wie leveranciersselectie goed organiseert, bouwt aan langdurige relaties, betere resultaten en lagere risico’s. Het is een strategisch instrument waarmee je als organisatie verschil maakt. “Het verschil zit niet in de software, maar in hoe je het proces slim inricht zodat ze leiden tot de juiste inzichten,” aldus Dirk Jan.

Door selectiecriteria te combineren met digitale workflows ontstaat overzicht, snelheid en zekerheid. Leveranciersselectie (Sourcing) wordt zo niet alleen efficiënter, maar ook waardevoller voor de hele organisatie. Finance en procurement profiteren van één centraal platform dat ook ondersteuning biedt voor compliance.

Wil je weten hoe jouw organisatie datagedreven leveranciersselectie inzet? Of hoe je selectiecriteria voor leveranciers opzet en automatiseert? Bekijk dan onze Sourcing-oplossing of neem contact met ons op voor een vrijblijvende demo.