Was ist digitale Rechnungsverarbeitung?

Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen bringt mehrere Probleme mit sich, darunter Fehler aufgrund falscher Dateneingabe, doppelte Zahlungen und langsame Genehmigungen, was die Beziehungen zu den Lieferanten belastet.

„Manuelle Prozesse kosten nicht nur Zeit, sondern erhöhen auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und finanziellen Risiken“, betont John. Mit der Umstellung auf digitale Rechnungen und Software zur Rechnungsautomatisierung können Unternehmen diese Ineffizienzen beseitigen. Dies beschleunigt die Prozesse, verhindert Fehler und bietet eine bessere Kontrolle über den Kreditorenprozess.

Die digitale Rechnungsverarbeitung zielt darauf ab:

• Abschaffung manueller Prozesse und Automatisierung der Rechnungsverarbeitung
• die Genauigkeit zu verbessern und menschliche Fehler zu reduzieren
• Optimierung des Cashflow-Managements durch Nutzung rechtzeitiger Zahlungen und Skonti
• Echtzeit-Transparenz über finanzielle Verpflichtungen zu schaffen
• Eine digitale Lösung lässt sich nahtlos in bestehende ERP-Systeme integrieren und bietet eine zentrale Stelle für Rechnungsdaten, Validierung und Archivierung. Dies schafft eine solide Grundlage für die Kontrolle und Berichterstattung innerhalb des Kreditorenprozesses.

Eine digitale Rechnungsbearbeitungslösung bietet weit mehr als nur Zeitersparnis. Sie verändert die Finanzverwaltung und verbessert die Kontrolle über das Kreditorenmanagement.

• Kosteneinsparungen entstehen, da die manuelle Verarbeitung abnimmt und die Betriebskosten sinken. Die Mitarbeiter verbringen weniger Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben und mehr mit Analyse und Entscheidungsfindung.
• Bessere Genauigkeit wird durch die automatische Erkennung und Überprüfung von Daten erreicht. Denken Sie an den automatischen Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Quittungen.
• Ein effizientes Cashflow-Management ist dank schnellerer Genehmigungen möglich, so dass Sie Frühzahlerrabatte nutzen und die Liquidität besser verwalten können.
• Der Echtzeit-Einblick in Ausgaben und Verbindlichkeiten bietet einen strategischen Wert. Dashboards bieten einen aktuellen Überblick über den Rechnungsstatus, ausstehende Beträge und Zahlungsfristen.
• Das Risikomanagement wird durch automatische Prüfungen erleichtert, z. B. auf Doppelbuchungen oder Diskrepanzen zwischen Rechnung und Bestellung.

John fügt hinzu: „Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung haben Sie sowohl Ihre Ausgaben als auch Ihre Geschäftsprozesse im Griff. Sie haben immer einen vollständigen Überblick und können schneller handeln.“

Eine Lösung für die digitale Rechnungsverarbeitung nutzt intelligente Technologien wie OCR (Optical Character Recognition), maschinelles Lernen und KI. Dies sind die wichtigsten Schritte innerhalb des Prozesses:

1. Empfang von digitalen Rechnungen
   Rechnungen werden elektronisch per E-Mail, Portal oder EDI zugestellt und automatisch im System erfasst.
   
   
2. Erkennen und Abgleichen von Daten
   Die Software erkennt Daten wie Lieferantenname, Rechnungsnummer und Beträge und gleicht sie mit den entsprechenden Bestellungen, Verträgen oder Quittungen ab.
   
   
3. Validierung und Freigabe
   Die Informationen werden automatisch auf Vollständigkeit und Korrektheit geprüft. Unstimmigkeiten werden sofort gekennzeichnet. Die Rechnung wird dann digital an die entsprechenden Genehmiger weitergeleitet.
   
   
4. Buchung und Zahlung
   Nach der Freigabe werden die Rechnungen automatisch im ERP-System verbucht und in den Zahlungslauf aufgenommen. Dies verhindert manuelle Fehler und beschleunigt den Zahlungsvorgang.

Ein weiterer Vorteil ist der automatische Prüfpfad. Jeder Schritt des Prozesses wird aufgezeichnet, was zur Transparenz und zur Einhaltung von Vorschriften wie der CSRD oder interner Auditanforderungen beiträgt.

Wenn Sie auf eine Software zur Rechnungsautomatisierung umsteigen wollen, ist eine gute Vorbereitung unerlässlich:

1. Analysieren Sie Ihre aktuellen Prozesse
   Erfassen Sie die bestehenden Arbeitsabläufe und Engpässe. Betrachten Sie Fehlerquoten, Durchlaufzeiten und manuelle Vorgänge.
   
   
2. Beteiligen Sie die Akteure
   Arbeiten Sie mit den Bereichen Finanzen, Beschaffung, IT und Compliance zusammen. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten den Zweck und die Vorteile verstehen.
   
   
3. Wählen Sie eine flexible Lösung
   Entscheiden Sie sich für eine Software, die sich problemlos in Ihr ERP-System integrieren lässt und für mehrere Einheiten oder Länder skalierbar ist.
   
   
4. Führen Sie eine schrittweise Einführung durch
   Beginnen Sie mit einem Pilotprojekt, z. B. für eine bestimmte Niederlassung oder Lieferantengruppe. Bewerten Sie die Lösung und erweitern Sie sie dann schrittweise.

John rät: „Bei einer erfolgreichen Implementierung kommt es auf die Zusammenarbeit an. Es ist wichtig, dass die Lösung perfekt auf die Arbeitsweise Ihres Unternehmens abgestimmt ist.“

Achten Sie bei der Auswahl einer Lösung auch auf Funktionen wie die Unterstützung mehrerer Einheiten, automatische Validierungsregeln und Berichtsfunktionen für die Budgetkontrolle und KPIs.

Die Zukunft der Rechnungsverarbeitung liegt in der Automatisierung. Durch die ständige Weiterentwicklung der Software zur Rechnungsautomatisierung werden die Prozesse intelligenter, schneller und genauer. Die digitale Rechnungsverarbeitung gewährleistet einen zukunftssicheren Kreditorenprozess, bei dem Sie nicht nur die Kosten kontrollieren, sondern auch strategische Erkenntnisse gewinnen.

Wenn Sie jetzt in die digitale Rechnungsverarbeitung investieren, profitieren Sie sofort von niedrigeren Kosten, weniger Fehlern und einer besseren Kontrolle über Ihre Finanzprozesse. Darüber hinaus verschaffen Sie Ihrem Team Freiräume, um sich auf wertvolle Aufgaben zu konzentrieren, wie z.B. Analysen, Risikomanagement und die Zusammenarbeit mit Lieferanten.

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