Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden, das Einkauf und Beauftragung der Jugendhilfe für 10 Gemeinden in der Region Haaglanden regelt, musste in kurzer Zeit tausende Pflegeverträge unterzeichnen lassen. Mit Contract Management und der E-Signing-Anwendung von ISPnext wurden 1.850 Verträge innerhalb einer Woche vollständig digital unterzeichnet.
Ein Großteil der Vereinbarungen mit Jugendhilfeanbietern lief 2020 aus. Durch die Corona-Maßnahmen und die enorme Arbeitsbelastung, 200 Gesundheitsdienstleister mit jeweils 12 zu unterzeichnenden Verträgen, musste der Unterzeichnungsprozess so weit wie möglich digital ablaufen.
ISPnext überprüfte über die Audit-Funktion die Daten von rund 185 Anmeldern, erstellte nach der Vergabe alle Verträge mit der richtigen unterzeichnungsberechtigten Person und versandte sie nach der Stillhaltefrist zur digitalen Unterzeichnung über E-Signing.
Alle 1.850 Verträge wurden innerhalb einer Woche vollständig digital unterzeichnet, unterstützt durch Erklärungsvideos, Handbücher und eine eigene Support-Seite.
Tausende Pflegeverträge während COVID-19 digital unterzeichnen lassen
Da ein Großteil der Vereinbarungen mit Jugendhilfeanbietern 2020 auslief, musste Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden neue Vereinbarungen für die kommenden Jahre schließen. Die enorme Arbeitsbelastung und die Corona-Maßnahmen machten einen vollständig digitalen Prozess notwendig.
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Große Menge an zu unterzeichnenden Verträgen
Jeder beauftragte Gesundheitsdienstleister erhielt 12 zu unterschreibende Verträge. Bei 200 registrierten Gesundheitsdienstleistern kamen so 2.400 Verträge zusammen, eine enorme Aufgabe, die kaum anders als digital zu bewältigen war.
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Wenig Zeit durch die Stillhaltefrist
Die Verträge konnten erst nach Ablauf der gesetzlichen Stillhaltefrist versandt werden, wodurch wenig Zeit blieb, um alle Unterschriften rechtzeitig einzuholen.
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Mit traditioneller Unterzeichnung kaum machbar
Eine „nasse“ (zweiseitige) Unterschrift für dieses Volumen innerhalb von sieben Tagen war auf klassischem Weg nahezu unmöglich, insbesondere unter den Corona-Maßnahmen.
Vertragsmanagement und digitale Unterzeichnung mit ISPnext
Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden setzte die E-Signing-Anwendung und die Audit-Funktion von ISPnext ein, um alle beauftragten Gesundheitsdienstleister ihre Verträge digital unterzeichnen zu lassen.
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Überprüfung der Anbieterdaten über die Audit
Nach der Veröffentlichung meldeten sich rund 185 Gesundheitsdienstleister an. Über die Audit-Funktion ließ ISPnext sie ihre Daten überprüfen: Unternehmensname, Name und E-Mail-Adresse der unterzeichnungsberechtigten Person sowie Handelsregisternummer.
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Erstellung der Verträge mit der richtigen Person
Nachdem das Einkaufsteam entschieden hatte, welche Gesundheitsdienstleister beauftragt wurden, erstellte ISPnext alle Verträge mit der korrekten unterzeichnungsberechtigten Person, einschließlich Name und Position.
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Digitale Unterzeichnung über E-Signing
Nach der Stillhaltefrist wurden alle Verträge versandt und digital über die E-Signing-Anwendung unterzeichnet, mit kontinuierlicher Überwachung durch Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden und ISPnext.
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Unterstützung über das Lieferantenportal und die Audit
Die Kommunikation mit Gesundheitsdienstleistern läuft über das Lieferantenportal. Regelmäßige Anfragen nach Änderungen und Dokumenten, wie einer Produktionsbestätigung, laufen schnell und einfach über die Audit-Funktion.
„Durch das regelmäßige und strukturelle Anfragen von Dokumenten und Informationen auf diese Weise arbeiten wir effizienter und unsere Informationen haben eine höhere Qualität. Darüber hinaus erspart es uns viel Zeit, der Prozess bleibt übersichtlich und wir haben unsere Dokumente zentral an einem Ort.“
1.850 Verträge innerhalb einer Woche digital unterzeichnet
Durch kontinuierliche Überwachung und intensive Kommunikation, mit Erklärungsvideos, Handbüchern und einer eigenen Support-Seite, wurden alle 1.850 Verträge innerhalb einer Woche vollständig digital unterzeichnet.
Was es Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden bringt
- Alle 1.850 Verträge innerhalb einer Woche vollständig digital unterzeichnet über E-Signing
- Schnelle und zuverlässige Überprüfung von Gesundheitsdienstleistern über die Audit-Funktion
- Vollständiger Überblick über Verträge, sodass Vertragsmanager genau wissen, wofür sie verantwortlich sind
- Effizienterer und qualitativ besserer Informationsaustausch über das Lieferantenportal
- Dokumente und Informationen zentral an einem Ort statt verteilt über mehrere Systeme
Häufig gestellte Fragen zu Contract Management bei Jeugdhulp Haaglanden
E-Signing ist die digitale Unterschriftenanwendung von ISPnext, mit der Organisationen Verträge rechtsgültig online unterzeichnen lassen können, ohne eine physische (nasse) Unterschrift zu benötigen.
Insgesamt wurden 1.850 Vereinbarungen mit Jugendhilfeanbietern innerhalb einer Woche vollständig digital über E-Signing von ISPnext unterzeichnet.
Über die Audit-Funktion bittet ISPnext Gesundheitsdienstleister, ihren Unternehmensnamen, den Namen und die E-Mail-Adresse der unterzeichnungsberechtigten Person sowie die Handelsregisternummer zu überprüfen, bevor die Verträge erstellt werden.
Die Kommunikation läuft über das Lieferantenportal. Gesundheitsdienstleister erhalten Anfragen nach Informationen oder Dokumenten direkt per E-Mail und können diese selbst hochladen, woraufhin die verantwortliche Person bei Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden eine Benachrichtigung erhält.
Ja. Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden, das Einkauf und Beauftragung der Jugendhilfe für 10 Gemeinden mit zusammen 1,1 Millionen Einwohnern regelt, nutzt ISPnext, um Vertrags- und Lieferantenmanagement im sozialen Bereich ordnungsgemäß durchzuführen.
Vertragsmanager Ed Bötticher beschreibt die Implementierung als reibungslos, mit schneller und kompetenter Beratung und viel Raum für Flexibilität.
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