Gemeinde Gooise Meren schafft Überblick und Kontrolle mit dem Vertragsmanagement von ISPnext

Als Richard Roosjen vor zwei Jahren begann, alle Verträge innerhalb der Gemeinde zu erfassen, stieß er auf eine zersplitterte Landschaft. „Bei zwei Dritteln unserer Lieferanten waren die Verträge nicht transparent“, erzählt er. „Viele Informationen befanden sich auf persönlichen Netzlaufwerken oder in den Postfächern ehemaliger Mitarbeiter.“

Diese Situation ist Maarten Anbeek, Sales Director Benelux bei ISPnext, nur allzu bekannt. „Ohne Übersicht und Einblick kann man keine Kontrolle über die Ausgaben haben. Wichtige Informationen für Audits oder Berichte bleiben dann unauffindbar.“

Die Bestandsaufnahme brachte konkrete Verbesserungsmöglichkeiten ans Licht. So wurden beispielsweise weiterhin Wartungskosten für Gasflaschen gezahlt, die seit Jahren nicht mehr im Einsatz waren. Automatische Vertragsverlängerungen, fehlende Zuständigkeiten und verstreute Vertragsdaten waren die Regel. Auch bei Pflegeverträgen fehlte es häufig an Kontrolle. „Der Fokus liegt dort auf dem Klienten, nicht auf den Ausgaben“, erklärt Roosjen.

Dank des Vertragsmanagements von ISPnext verfügt Gooise Meren nun über eine zentrale Plattform, auf der alle Verträge gespeichert sind. Risiken werden klarer erkennbar, und Vertragsverlängerungen oder Kündigungen werden besser überwacht.

Der Ansatz von Gooise Meren ist pragmatisch und strukturiert. Verträge werden nach Risikoklassen eingeteilt, und jeder Vertrag hat einen verantwortlichen Mitarbeiter, der ihn aktiv verwaltet. Dieser strukturierte Ansatz führt zu sichtbaren Ergebnissen. So wird mittlerweile auch auf Nachhaltigkeitskriterien in Verträgen geachtet: Ein Kreisverkehr, der nachhaltig gebaut werden sollte, stellte sich als nicht nachhaltig heraus, dank aktiver Verwaltung wird dies nun rechtzeitig erkannt.

Die Zusammenarbeit mit ISPnext wird als zugänglich und lösungsorientiert beschrieben. Darüber hinaus teilt die Gemeinde aktiv ihr Wissen mit benachbarten Gemeinden, was den Lerneffekt verstärkt.

In den kommenden Jahren möchte Gooise Meren noch mehr Wert aus der zentralen Plattform ziehen. Das Ziel ist klar: mindestens 95 % aller Verträge rechtzeitig zu verlängern oder zu kündigen, den Einsatz von Rahmenverträgen zu fördern und die Qualität von Ausschreibungen genauer zu überwachen. Innerhalb der komplexen Struktur einer Fusionsgemeinde gibt es hier noch großes Potenzial.

Die Gemeinde Gooise Meren entstand 2016 aus der Fusion von Bussum, Muiden und Naarden. Sie zählt rund 58.000 Einwohner und verfügt über eine vielfältige interne Struktur mit mehreren Abteilungen, die zuvor jeweils ihr eigenes Vertragsmanagement betrieben. Durch den Einsatz von ISPnext arbeitet die Gemeinde nun Schritt für Schritt an einem zentralisierten und zukunftssicheren Vertragsmanagementprozess.