Exact × ISPnext: Echtzeit-Kontrolle von Finanzprozessen

Exakt ist die finanzielle Grundlage für viele Organisationen. Dennoch bleibt die Verwaltung von Verbindlichkeiten, Rechnungen, Genehmigungen und Ausgaben oft fragmentiert. Durch die Kombination von Exact mit ISPnext entsteht ein einheitlicher, Governance-gesteuerter Source-to-Pay-Prozess, bei dem Echtzeit-Synchronisation, Kontrolle und Auditierbarkeit im Mittelpunkt stehen.

Exact wird zur Verwaltung von Stammdaten, Finanzbuchungen, Bestellungen, Belegen und Berichten eingesetzt. Es ist das System-of-Record für finanzielle Integrität, benötigt aber eine zusätzliche Workflow-Struktur, um eine vollständige Kontrolle der Kette zu erreichen.

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Exact × ISPnext im Source-to-Pay-Verfahren

Exact bleibt die Quelle für Stammdaten und Finanzerfassung.
ISPnext kümmert sich um die digitale Governance: Workflows, Abgleich, Genehmigungen, Dateierstellung, Risikosignalisierung und Ausgabenkontrolle.
Zusammen bildet dies einen kontrollierten Prozess von der Anfrage bis zur Zahlung mit Datenkonsistenz in Echtzeit.

Effiziente Rechnungsbearbeitung

Der automatische Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Quittungen beschleunigt die Bearbeitung und reduziert den manuellen Aufwand.

Starke Einhaltung der Vorschriften und geringeres Risiko

Einheitliche Arbeitsabläufe und vollständige Überprüfbarkeit sorgen für eine bessere Einhaltung der Vorschriften und ein geringeres Risiko.

Einblick in den Cashflow in Echtzeit

Stets aktueller Einblick in Verbindlichkeiten und Cashflow für eine bessere Finanzkontrolle.

Exact × ISPnext in der Praxis

Die Verknüpfung nutzt vorhandene Exact-Daten, ohne Prozesse zu duplizieren. Finanz- und Beschaffungswesen arbeiten mit denselben zuverlässigen Daten in einem einzigen kontrollierten Prozess.

1. Analyse

2. Anbindung

3. Synchronisation

4. Automatisierung

5. Kontrolle, Archivierung und Go‑Live

1. Analyse von Prozessen und Datenströmen

Im ersten Schritt wird definiert, welche finanziellen und operativen Prozesse Teil der Exact‑Integration sind. Dazu zählen unter anderem Rechnungsverarbeitung, Lieferantenstammdaten, Buchungen, Bestellungen und Wareneingänge. Eine klare Abgrenzung der Datenströme schafft die Grundlage für eine kontrollierte Automatisierung und verhindert Medienbrüche oder doppelte Datenhaltung.

Aus Governance‑Sicht ist diese Analyse entscheidend: Sie macht Genehmigungsstrukturen, notwendige Kontrollen und potenzielle Risiken transparent. Dadurch wird die Integration von Anfang an in einen steuerbaren Source‑to‑Pay‑Prozess eingebettet.

2. Anbindung über Exact Online APIs

Die technische Anbindung erfolgt über die Exact Online APIs und ermöglicht eine sichere, zuverlässige Echtzeit‑Datenübertragung zwischen Exact und ISPnext. Änderungen in Exact stehen unmittelbar in den Source‑to‑Pay‑Workflows zur Verfügung.

Da die Integration auf Standard‑APIs basiert, bleibt Exact das System‑of‑Record für Finanzdaten. Gleichzeitig werden Individualentwicklungen vermieden, die IT‑Komplexität reduziert und Risiken bei ERP‑Updates minimiert.

3. Synchronisation der Stammdaten

In diesem Schritt werden Stammdaten wie Lieferanten, Sachkonten, Steuerschlüssel, finanzielle Dimensionen und Zahlungsbedingungen in Echtzeit synchronisiert. So arbeiten alle Beteiligten jederzeit mit konsistenten und aktuellen Daten.

Einheitliche Stammdaten sind essenziell für Compliance und Revisionssicherheit. Sie verhindern Buchungsfehler, Abweichungen in Berichten und unnötige Ausnahmen im Genehmigungsprozess und bilden die Basis für korrektes Matching und Zahlungsmanagement.

4. Automatisierung der Rechnungsverarbeitung und des Matchings

Mit der Exact‑Integration wird die Rechnungsverarbeitung automatisiert und Rechnungen werden anhand von Bestell‑ und Wareneingangsdaten gematcht. Je nach Konfiguration werden sowohl 2‑Way‑ als auch 3‑Way‑Matching unterstützt. Abweichungen werden frühzeitig erkannt und gezielt bearbeitet.

Dies reduziert den manuellen Aufwand erheblich und senkt das Fehlerrisiko. Gleichzeitig entsteht ein vollständiges, transparentes Rechnungsdossier, in dem alle Schritte, Prüfungen und Entscheidungen revisionssicher dokumentiert sind.

5. Kontrolle, Archivierung und Go‑Live

Vor dem Go‑Live wird die Integration hinsichtlich Stabilität, Fehlerbehandlung und Zahlungssteuerung geprüft. Dazu gehören unter anderem Stornierungen, Ausnahmebehandlungen und die revisionssichere Archivierung aller relevanten Dokumente.

Nach dem Go‑Live profitieren Unternehmen von einem integrierten Prozess, in dem Exact‑Daten, Workflows und Dokumentation nahtlos zusammenwirken. Das Ergebnis sind nachweisbare Compliance, hohe Auditability und nachhaltige Kontrolle über Finanzprozesse – auch bei steigenden Volumina und wachsender Komplexität.

Für welche Rollen und Abteilungen ist Exact Integration geeignet?

CFOs

Zuverlässige Zahlen und planbarer Cashflow.
Erhalte schneller Einblick in Verbindlichkeiten, Ausgaben und Rechnungsströme. Durch die Verknüpfung von Finanzdaten aus Exact mit ISPnext entsteht mehr Kontrolle über Budgets, Liquidität und Reportings.

CPOs

Volle Kontrolle über Spend und Prozess-Compliance.
Stärke den Einkauf mit aktuellen Spend-Daten, freigegebenen Lieferanten und optimierten Einkaufsprozessen. So verbesserst du die Vertragstreue, verhinderst Maverick Buying und behältst die Kosten im Griff.

Finanzoperationen / AP-Manager

Weniger Ausnahmen, schnellere Verarbeitung.
Automatisiere die Rechnungsverarbeitung und reduziere manuelle Prüfungen zwischen ISPnext und Exact. Dadurch werden Rechnungen schneller, konsistenter und mit weniger Fehlern verarbeitet.

AP Automation in 5 Schritten

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Häufig gestellte Fragen zu Exact & ISPnext

Wird Exact das führende System bleiben?

Ja, Exact bleibt das System für Stammdaten und Finanzbuchungen. ISPnext fügt Workflows, Kontrolle und Steuerung hinzu.

Müssen bestehende Prozesse angepasst werden?

Nein, die Integration baut auf bestehenden Exact-Prozessen auf. ISPnext fügt Struktur und Automatisierung hinzu, ohne Daten zu duplizieren.

Wie komplex ist die Umsetzung?

Die Implementierung ist relativ schnell, da sie vorhandene Daten und Standardverbindungen mit Exact nutzt.

Was geschieht bei Unstimmigkeiten in Rechnungen oder Bestellungen?

Abweichungen werden automatisch gekennzeichnet und durch Workflows verarbeitet, was eine schnelle und kontrollierte Bearbeitung ermöglicht.

Welche Organisationen sind an dieser Integration besonders interessiert?

Für Organisationen, die mit Exact zusammenarbeiten und mehr Kontrolle über ihre Finanzprozesse, die Einhaltung von Vorschriften und ihre Ausgaben wünschen.