Das Waterschap Vallei en Veluwe ist mit mehr als 600 Mitarbeitenden verantwortlich für sichere Deiche, sauberes Oberflächenwasser und gereinigtes Abwasser zwischen IJssel, Nederrijn, Utrechtse Heuvelrug und den Randmeren. Nach einer Marktkonsultation und einem Vergabeverfahren ersetzte es sein bestehendes Vertragsmanagementsystem durch das Contract- und Vendor-Management von ISPnext.
Das Vertragsmanagement wurde durch mehrere Systeme und manuelle Arbeitsweisen unterstützt. Vertragsinformationen waren über Abteilungen verteilt, Verantwortlichkeiten nicht immer eindeutig geregelt und die Transparenz über Laufzeiten und Verpflichtungen begrenzt, was ein aktives Vertragsmanagement und eine strategische Zusammenarbeit mit Lieferanten erschwerte.
Nach einer Marktkonsultation mit fünf Anbietern und einem formellen Vergabeverfahren im Jahr 2024 entschied sich das Waterschap für das Contract- und Vendor-Management von ISPnext. ISPnext begleitete die Implementierung, übersetzte Best Practices in Vorlagen und definierte gemeinsam Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozesse.
Ein zentraler Überblick über Verträge und Verpflichtungen, automatische Benachrichtigungen, die das Vertragsmanagement proaktiv machen, klar geregelte Verantwortlichkeiten und eine strukturelle Absicherung der Rechtmäßigkeit.
Von fragmentierten Vertragsinformationen zu klarer Steuerung
Beim Waterschap Vallei en Veluwe wurde das Vertragsmanagement durch mehrere Systeme und manuelle Arbeitsweisen unterstützt, was ein aktives Vertragsmanagement und eine strategische Zusammenarbeit mit Lieferanten erschwerte.
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Vertragsinformationen über Abteilungen verteilt
Vertragsinformationen waren über verschiedene Abteilungen verteilt, Verantwortlichkeiten nicht immer eindeutig geregelt und die Transparenz hinsichtlich Laufzeiten und Verpflichtungen begrenzt.
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Unzufrieden mit dem bestehenden System
„Wir waren mit unserem bisherigen Vertragsmanagementsystem nicht zufrieden", so Tom Snapper, Vertragsmanager beim Waterschap Vallei en Veluwe.
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Bedarf an einer zentralen Lösung
Der Bedarf war klar definiert: eine zentrale Lösung, in der Verträge und Lieferanten einheitlich erfasst, Prozesse unterstützt und die Rechtmäßigkeit strukturell sichergestellt werden.
„Die Plattform von ISPnext wird von uns mit großer Begeisterung genutzt. Von Beginn an haben wir festgestellt, dass das System gut zu unserer Arbeitsweise passt und tatsächlich zu einem strukturierten und professionellen Vertragsmanagement beiträgt.“
Von der Marktkonsultation zur unternehmensweiten Akzeptanz
Das Waterschap Vallei en Veluwe wählte ISPnext über ein sorgfältiges Auswahlverfahren und ließ sich anschließend von ISPnext begleiten, um Best Practices in eine zu den eigenen Prozessen passende Konfiguration zu übersetzen.
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Marktkonsultation und Vergabeverfahren 2024
Im Jahr 2024 nahm das Waterschap Vallei en Veluwe an einer Marktkonsultation mit fünf Anbietern teil, gefolgt von einem formellen Vergabeverfahren. In der Endphase blieben zwei Anbieter übrig, darunter ISPnext, ausgewählt wegen des konfigurierbaren, flexiblen Ansatzes für Contract- und Vendor-Management, basierend auf bewährten Best Practices im (semi-)öffentlichen Sektor.
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Begleitung während der Implementierung
Die Begleitung während der Implementierung war entscheidend, nicht nur die Bereitstellung der Software, sondern auch die Unterstützung bei der Gestaltung eines Vertragsmanagements, das zur Organisation und ihren Prozessen passt.
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Best Practices in Vorlagen und Prozesse übersetzt
ISPnext übersetzte Best Practices in eine konkrete Systemkonfiguration, entwickelte Vorlagen für unterschiedliche Dossiertypen und definierte gemeinsam Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozesse, für Transparenz, Struktur und breite Akzeptanz.
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Eine Plattform, die mit der Organisation wächst
ISPnext entwickelt sich kontinuierlich auf Grundlage der praktischen Anwendung und der organisatorischen Anforderungen weiter, sodass die Plattform zukunftssicher wirkt und mit dem Waterschap Vallei en Veluwe mitwachsen kann, statt statisch zu bleiben.
Mehr Transparenz, geringere Risiken
Die größte Effizienzsteigerung liegt in der zentralen Übersicht und der aktiven Unterstützung des Vertragszyklus, das Vertragsmanagement wird dadurch proaktiv statt reaktiv.
Was es dem Waterschap Vallei en Veluwe bringt
- Die zentrale Erfassung von Verträgen und Vereinbarungen sorgt für Kontrolle über Laufzeiten, Verlängerungen und Kündigungszeitpunkte
- Automatische Benachrichtigungen machen das Vertragsmanagement proaktiv statt reaktiv
- Klar geregelte Rollen und Verantwortlichkeiten verhindern eine Zersplitterung im Prozess
- Standardisierte Arbeitsweisen, Prozesse und einheitliche Vorlagen unterstützen ein konsistentes, professionelles Arbeiten
- Das Vertragsmanagementsystem bietet ein wichtiges zusätzliches Instrument, um die Rechtmäßigkeit zu steuern und dauerhaft sicherzustellen
- KI-gestützte Vertragsanalyse hilft dabei, Risiken zu erkennen und Vertragsbedingungen schneller zu erfassen.
Häufig gestellte Fragen zu Vertragsmanagement und Rechtmäßigkeit beim Waterschap Vallei en Veluwe
Vertragsmanagement bezeichnet die aktive Steuerung und Verwaltung von Vereinbarungen mit Lieferanten. Für Wasserverbände ist dies entscheidend, um Ausgaben, Rechtmäßigkeit und die Leistungserbringung von Lieferanten in den Bereichen Infrastruktur, Hochwasserschutz und Abwasserreinigung unter Kontrolle zu halten.
Leistungsfähige Software erfasst Verträge, Verpflichtungen und Laufzeiten zentral. Dadurch werden Fehler und unerwünschte Verlängerungen vermieden und die strukturelle Sicherstellung der Rechtmäßigkeit in Beschaffungs- und Finanzprozessen unterstützt.
Durch automatische Benachrichtigungen schafft die Software Transparenz über Verlängerungs- und Kündigungszeitpunkte. So können Maßnahmen rechtzeitig ergriffen und Risiken abgelaufener oder stillschweigend verlängerter Verträge minimiert werden.
ISPnext ist konfigurierbar, praxisorientiert und auf öffentliche Prozesse ausgerichtet. Mit Vorlagen, Rollenmanagement und automatisierten Workflows unterstützt die Lösung ein einheitliches und professionelles Vertragsmanagement.
Zum Projektumfang gehört nicht nur die Bereitstellung der Software, sondern auch eine umfassende Begleitung. ISPnext überträgt Best Practices in eine maßgeschneiderte Systemkonfiguration und unterstützt Organisationen bei der Gestaltung von Prozessen, der Klärung von Verantwortlichkeiten und der Förderung interner Akzeptanz.
Wesentliche Funktionen sind eine zentrale Datenablage, automatische Benachrichtigungen, Vorlagenmanagement, Rollen- und Rechteverwaltung, Audit-Trail sowie die Integration in Finanzsysteme. Dies gewährleistet Transparenz, Kontrolle und Effizienz.
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