Kontrolle über Verträge und Rechtmäßigkeit beim Waterschap Vallei en Veluwe

Beim Waterschap Vallei en Veluwe wurde das Vertragsmanagement durch mehrere Systeme und manuelle Arbeitsweisen unterstützt. Vertragsinformationen waren über verschiedene Abteilungen verteilt, Verantwortlichkeiten nicht immer eindeutig geregelt und die Transparenz hinsichtlich Laufzeiten und Verpflichtungen begrenzt. Dies erschwerte ein aktives Vertragsmanagement und machte eine strategische Zusammenarbeit mit Lieferanten anspruchsvoll.

Der Anlass für die Zusammenarbeit mit ISPnext war konkret und praxisnah:
„Wir waren mit unserem bisherigen Vertragsmanagementsystem nicht zufrieden“, so Tom Snapper. Der Bedarf war klar definiert: eine zentrale Lösung, in der Verträge und Lieferanten einheitlich erfasst, Prozesse unterstützt und die Rechtmäßigkeit strukturell sichergestellt werden.

Im Jahr 2024 nahm das Waterschap Vallei en Veluwe an einer Marktkonsultation mit fünf Anbietern teil. Darauf folgte ein formelles Vergabeverfahren. In der Endphase blieben zwei Anbieter, darunter ISPnext. Besonders überzeugend war die praxisnahe Ausgestaltung des Contract- und Vendor-Managements: konfigurierbar, flexibel und basierend auf bewährten Best Practices im (semi-)öffentlichen Sektor.

Für Waterschap Vallei en Veluwe war die Begleitung während der Implementierung von zentraler Bedeutung. Nicht nur die Bereitstellung der Software stand im Fokus, sondern auch die Unterstützung bei der Gestaltung eines Vertragsmanagements, das zur Organisation und ihren Prozessen passt.

ISPnext begleitete diesen Prozess, indem Best Practices in eine konkrete Systemkonfiguration übersetzt, Vorlagen für unterschiedliche Dossiertypen entwickelt und gemeinsam Rollen, Verantwortlichkeiten sowie Prozesse klar definiert wurden. Dieser Ansatz sorgte für Transparenz, Struktur und breite Akzeptanz innerhalb der Organisation.

Seit dem ersten Tag wird die Plattform von ISPnext sehr positiv wahrgenommen. Tom Snapper erklärt: „Die Plattform von ISPnext wird von uns mit großer Begeisterung genutzt. Von Beginn an haben wir festgestellt, dass das System gut zu unserer Arbeitsweise passt und tatsächlich zu einem strukturierten und professionellen Vertragsmanagement beiträgt.“

Er hebt auch die kontinuierliche Weiterentwicklung der Plattform hervor und merkt an, dass ISPnext sich auf der Grundlage der praktischen Anwendung und der organisatorischen Anforderungen ständig weiterentwickelt. Dadurch wirkt die Plattform zukunftssicher und in der Lage, mit der Organisation zu wachsen, anstatt statisch zu bleiben.

Die größte Effizienzsteigerung liegt in der zentralen Übersicht und der aktiven Unterstützung des Vertragszyklus. Durch die zentrale Erfassung von Verträgen und Vereinbarungen entsteht klare Kontrolle über Laufzeiten, Verlängerungen und Kündigungsfristen. Tom Snapper:
„Durch die zentrale Erfassung von Verträgen und Vereinbarungen haben wir deutlich mehr Kontrolle über Laufzeiten, Verlängerungen und Kündigungszeitpunkte gewonnen.“

Automatische Benachrichtigungen machen das Vertragsmanagement proaktiv statt reaktiv: „Die automatischen Signale sorgen dafür, dass Maßnahmen rechtzeitig und proaktiv ergriffen werden, wodurch das Risiko unerwünschter Verlängerungen oder abgelaufener Verträge erheblich reduziert wurde.“

Darüber hinaus trägt die Plattform zu klar geregelten Verantwortlichkeiten bei:
„Rollen und Verantwortlichkeiten sind eindeutig festgelegt, sodass transparent ist, wer wofür zuständig ist und eine Zersplitterung im Prozess vermieden wird.“ Durch standardisierte Arbeitsweisen, Prozesse und einheitliche Vorlagen unterstützt ISPnext eine konsistente und professionelle Arbeitsweise innerhalb der Organisation. Die intuitive Bedienbarkeit des Systems fördert zudem eine breite Akzeptanz.

Die Zusammenarbeit mit ISPnext wird als zugänglich und professionell wahrgenommen. Tom Snapper: „Auf Fragen und Anliegen wird schnell reagiert, und die Kommunikation ist angenehm und unkompliziert.“ Auch der lösungsorientierte Ansatz wird hervorgehoben: „ISPnext denkt aktiv mit und sucht sichtbar nach Lösungen, die zu unserer Praxis passen.“ Diese Form der Zusammenarbeit entspricht der Rolle, die ISPnext einnimmt: Partner im Contract- und Vendor-Management – nicht lediglich Softwareanbieter.

Für die Finanz- und Einkaufsabteilung bietet die Plattform einen klaren Mehrwert im Hinblick auf Rechtmäßigkeit und Compliance:„Das Vertragsmanagementsystem von ISPnext bietet uns ein wichtiges zusätzliches Instrument, um die Rechtmäßigkeit zu steuern und dauerhaft sicherzustellen.“ Durch die strukturierte Erfassung von Vertragsvereinbarungen, Verpflichtungen und Laufzeiten entstehen mehr Transparenz, Kontrolle und Planbarkeit. Damit unterstützt ISPnext nicht nur das Tagesgeschäft, sondern auch die langfristige Sicherstellung der Rechtmäßigkeit.

Waterschap Vallei en Veluwe ist eine eigenständige öffentliche Behörde und Teil der dritten Verwaltungsebene in den Niederlanden. Es ist verantwortlich für Hochwasserschutz, Wasserqualität und Abwasserreinigung in großen Teilen Mittel- und Ostniederlands. Zusammenarbeit und Innovation stehen im Mittelpunkt der Erfüllung seiner gesellschaftlichen Aufgaben. Mit dem Contract- und Vendor-Management von ISPnext arbeitet das Waterschap Vallei en Veluwe an einem professionellen, zukunftssicheren und rechtmäßigen Vertragsmanagement.