De Connectie übernimmt die Betriebsführung für die Gemeinden Arnhem, Renkum und Rheden. Vertragsinformationen waren schwer auffindbar, veraltet und unzureichend zugänglich. Mit ISPnext Contract Management liegt die Verantwortung nun dezentral bei den Vertragseigentümern selbst.
Vertragsinformationen fragmentiert und schlecht zugänglich, keine klare Eigentümerschaft, abgelaufenes Legacy-System und nachlassende Prozesskontrolle.
ISPnext mit dezentralem Eigentümerschaftsmodell implementiert, intensive Implementierungszusammenarbeit und schneller Go-live.
Alles an einem Ort, klare Eigentümerschaft pro Vertrag und eine zukunftsorientierte Basis für KI und weitere Digitalisierung.
Von fragmentiertem Überblick zur geteilten Eigentümerschaft
De Connectie verwaltet die Betriebsführung für drei Gemeinden: Arnhem, Renkum und Rheden. Vertragsinformationen waren schwer auffindbar, veraltet oder für relevante Stakeholder nicht zugänglich. Die Prozesskontrolle verschlechterte sich. Ein neues System war notwendig, aber die Wahl des richtigen Modells war mindestens genauso wichtig.
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Fragmentierte Vertragsinformationen
Vertragsdaten waren verteilt und nicht konsistent gepflegt. Für Mitarbeitende und Manager war es nahezu unmöglich, schnell und zuverlässig Einblick in den Status laufender Verträge zu erhalten.
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Legacy-System erneuerungsbedürftig
Das bestehende Vertragsmanagementsystem erfüllte die Anforderungen nicht mehr. Die Funktionalität war unzureichend und das System unterstützte keine modernen Ansätze zur Eigentümerschaft und zum aktiven Vertragsmanagement.
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Bedarf an dezentraler Eigentümerschaft
De Connectie suchte nicht nur ein System, sondern einen Ansatz, bei dem die Verantwortung bei den Vertragseigentümern selbst liegt, nicht zentralisiert in einer Abteilung. Dieses dezentrale Modell war ausschlaggebend für die Wahl von ISPnext.
„Das System tut, was es tun soll. Für Vertragseigentümer ist es schön, dass alles an einem Ort ist.“
Gemeinsam zum schnellen Go-live
Nach der Auswahl von ISPnext blieb die Zusammenarbeit intensiv. ISPnext verarbeitete Nutzerfeedback aktiv in die Produktentwicklung. Das funktionale Management wurde vorübergehend zentralisiert, um Anlaufprobleme zu beheben, bevor die Verantwortung auf die Endnutzer überging.
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Dezentrales Eigentümerschaftsmodell
Die Verantwortung für Verträge liegt bei den einzelnen Vertragseigentümern, nicht bei einer zentralen Vertragsmanagementabteilung. ISPnext unterstützt dieses Modell durch aktive Benachrichtigungen und Unterstützung der Eigentümer bei ihren Aufgaben.
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Intensive Implementierungszusammenarbeit
ISPnext und De Connectie arbeiteten während der gesamten Implementierung eng zusammen. Nutzerfeedback wurde direkt in die Produktentwicklung einbezogen, was zu einem schnellen Go-live mit hoher Nutzerzufriedenheit führte.
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Vorübergehend zentralisiertes funktionales Management
Nach dem Go-live wurde das funktionale Management vorübergehend zentralisiert, um anfängliche Fragen und Probleme zu lösen. So konnten Endnutzer reibungslos einsteigen, ohne Prozessunterbrechungen.
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Vorbereitung auf KI und Automatisierung
De Connectie blickt bereits auf KI-Anwendungen in ISPnext voraus. Wenn KI Vertragsdaten automatisch erkennen und erfassen kann, sind erhebliche Zeiteinsparungen möglich, eine realistische Erwartung für die nahe Zukunft.
Kontrolle, Transparenz und bereit für die Zukunft
Seit dem Go-live im Jahr 2025 verfügt De Connectie über einen zentralen, stets aktuellen Vertragsüberblick mit klarer Eigentümerschaft. Die Organisation ist bereit für weitere Digitalisierung und antizipiert bereits KI-Anwendungen.
Was De Connectie davon hat
- Alle Verträge an einem zentralen, stets aktuellen Ort, keine Fragmentierung mehr
- Dezentrale Eigentümerschaft: Vertragseigentümer sind selbst verantwortlich und gut unterstützt
- Schneller Go-live dank intensiver Zusammenarbeit und direkter Nutzerfeedbackverarbeitung
- Zukunftsorientierte Basis für KI-gesteuerte Vertragserkennung und -erfassung
- Eine Plattform für drei Gemeinden: Arnhem, Renkum und Rheden
Häufig gestellte Fragen zum Vertragsmanagement für Behörden
De Connectie ist eine Shared-Service-Organisation, die Betriebsaufgaben für die Gemeinden Arnhem, Renkum und Rheden übernimmt, darunter Einkauf, Ausschreibung, HR, Finanzen und IT. Durch die Zusammenarbeit können die Gemeinden effizienter und professioneller arbeiten.
Bei einem dezentralen Modell trägt jeder Vertragseigentümer selbst die Verantwortung für seinen Vertrag, anstatt dass alles über eine zentrale Vertragsmanagementabteilung läuft. ISPnext unterstützt dies durch automatische Benachrichtigungen und zentrale Bereitstellung aller relevanten Informationen.
Die Implementierung lief in enger Zusammenarbeit zwischen De Connectie und ISPnext. Nutzerfeedback wurde aktiv in die Produktentwicklung einbezogen. Das funktionale Management wurde vorübergehend zentralisiert, um einen reibungslosen Start zu gewährleisten.
De Connectie blickt auf KI-Anwendungen vor, bei denen Vertragsdaten automatisch erkannt und erfasst werden. Dies spart erheblich Zeit bei der Dateneingabe und verbessert die Qualität von Vertragsregistrierungen. ISPnext entwickelt aktiv KI-Funktionen, die daran anknüpfen.
Ja. De Connectie nutzt ISPnext für drei Gemeinden gleichzeitig: Arnhem, Renkum und Rheden. ISPnext unterstützt Multi-Organisations-Umgebungen, in denen jede Einheit ihr eigenes Vertragsportfolio innerhalb derselben Plattform verwaltet.
Ein Shared Service Center wie De Connectie verwaltet Verträge für mehrere Auftraggeber gleichzeitig. ISPnext bietet zentrale Übersicht, standardisierte Arbeitsweisen und dezentrale Eigentümerschaft, was sowohl die Qualität als auch die Effizienz des Vertragsmanagements erheblich verbessert.
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