De Connectie setzt auf Kontrolle und Transparenz mit ISPnext

De Connectie ist für die Durchführung der Betriebsführung für die Gemeinden Arnheim, Renkum und Rheden verantwortlich. Im Rahmen dieser Verantwortung kümmert sich die Abteilung Einkauf und Ausschreibung um das Vertragsmanagement sowohl für die drei Gemeinden als auch für De Connectie selbst. Vertragsinformationen waren oft schwer zu finden, nicht aktuell oder für die richtigen Personen nicht verfügbar. Infolgedessen wurden Erinnerungs-E-Mails regelmäßig ignoriert, neue Verträge nicht immer vorgelegt und die Kontrolle über den Prozess ging nach und nach verloren.

Als CTM, das vorherige System, auslief, startete De Connectie eine mehrfache private Ausschreibung für das Vertragsmanagement. ISPnext ging dabei als bester Anbieter hervor. Ein wichtiger Ausgangspunkt für die Wahl war, dass die Lösung die Verantwortung für Verträge nicht zentralisiert, sondern den Vertragsinhabern selbst überlässt. „Jetzt können alle Vertragsmanager und Vertragseigentümer selbstständig im System arbeiten. Sie filtern ihre eigenen Akten und sehen genau, was innerhalb ihres Verantwortungsbereichs vor sich geht. Das schafft Transparenz und Eigenverantwortung, und genau das hat uns gefehlt“, sagt Maartje.

Nach dem Start blieb die Zusammenarbeit intensiv. „Wir schätzen es sehr, dass ISPnext wirklich mitdenkt. Wenn etwas noch nicht möglich ist, können wir das ganz einfach besprechen. Unsere Vorschläge werden ernst genommen und regelmäßig in die Roadmap aufgenommen.“ Auch die funktionale Verwaltung wurde bewusst vorübergehend beim Projektleiter von De Connectie angesiedelt, damit anfängliche Kinderkrankheiten zunächst zentral behoben werden können. Es ist geplant, diese Verwaltung langfristig an die Nutzer selbst zu übertragen.

Die Software wird inzwischen als übersichtlich und intuitiv empfunden. „Das System tut, was es tun soll. Für Vertragsinhaber ist es schön, dass alles an einem Ort zu finden ist“, sagt Maartje.

Innerhalb von De Connectie werden umfassendere Überlegungen zur weiteren Digitalisierung der Betriebsführung angestellt. Dies gilt auch für den Bereich Vertragsmanagement. Robotisierung ist ein konkretes Thema innerhalb laufender interner Projekte. KI wird noch erforscht, aber die Möglichkeiten wecken Interesse. „Wenn KI tatsächlich Datenpunkte aus Verträgen erkennen und automatisch eingeben kann, würde uns das viel Zeit sparen. Das wäre ein echter Mehrwert”, sagt Maartje.

Es ist jedoch klar, dass das Thema nicht nur im Einkauf eine Rolle spielt. Auch andere Abteilungen, wie beispielsweise die IT, sehen einen Bedarf an besserem Vertragsmanagement. Die Herausforderung besteht dabei vor allem darin, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und juristisches und inhaltliches Wissen zu kombinieren. De Connectie prüft diese Schritte sorgfältig, mit dem Ziel, das Vertragsmanagement weiter zu professionalisieren.

De Connectie ist eine Kooperation zwischen den Gemeinden Arnheim, Renkum und Rheden. Als Durchführungsorganisation übernimmt De Connectie die gesamte Betriebsführung für diese drei Gemeinden. Dazu gehören unter anderem Einkauf, Finanzen, IT und Immobilienverwaltung. Die Organisation ist politikarm und arbeitet aus einer unterstützenden Rolle heraus, wobei die kommunale Politik in eine professionelle Umsetzung übersetzt wird. Mit rund 600 Mitarbeitern bietet De Connectie den teilnehmenden Gemeinden Skaleneffekte und Kontinuität.