Volledige controle in één centrale tool voor Vebego

Vebego had behoefte aan meer controle over uitgaven, leveranciers en contractverplichtingen binnen haar uiteenlopende bedrijven in Nederland. Voorheen was de informatie verspreid over losse spreadsheets en verschillende administratieve systemen zoals SAP. In gesprek met Anton van Aar, Manager Procurement bij Vebego Service Expertise, wordt duidelijk hoe de inzet van Contract Management, Spend Analytics en Vendor Management via ISPnext heeft geleid tot real-time inzicht, betere compliance en centrale beschikbaarheid van inkoopdata voor de hele organisatie.

Risicobeheersing

Anton: ‘’Wij zijn met ISPnext gaan werken omdat wij een schil over de financiële administraties van onze bedrijven heen wilden leggen. Met het doel hier vervolgens de crediteuren- en spendinformatie uit te onttrekken. Zo hebben we over heel Nederland inzicht in de hoeveelheid crediteuren en hoeveel geld we uitgeven.'' Voorheen maakte Vebego gebruik van spreadsheets voor het verwerken van administratie, maar sinds de start met Contract Management en Spend Analytics is de efficiëntie aanzienlijk toegenomen. ‘’Toen wij startten met ISPnext zijn we begonnen met het verzamelen van al onze contracten om te bekijken waarin de contracten zijn voorzien en waarin niet. Zodoende konden we de contract compliance per bedrijf inzichtelijk maken. Dit heeft ons een enorme efficiencyslag opgeleverd en betere informatie ten behoeve van contractmanagement.’’

‘’Daarnaast heeft de software ons ook geholpen op het gebied van risicobeheersing. Met de software van ISPnext hebben we alle documenten met betrekking tot wettelijke verplichtingen op orde gebracht. Dit doen we nu proactief en niet meer reactief. Dat is een positieve verbetering.''

Centrale tool

Niet alleen Vebego maakt gebruik van de oplossingen van ISPnext, maar ook de dochtermaatschappijen. Anton licht toe: ''Zelf werk ik iedere dag met de software; data onttrekken, managementrapportages maken en om de voordelen van centrale inkoop onder de aandacht te brengen. Daarnaast werken onze dochtermaatschappijen ook met de oplossingen. Het is één centrale tool maar het is tenslotte hun data. Met de oplossingen van ISPnext vergroten we het bewustzijn op inkoopperspectief.''

Pipeline - Story - Anton van Aar - Vebego

"Zodoende konden we de contract compliance per bedrijf inzichtelijk maken. Dit heeft ons een enorme efficiencyslag opgeleverd.’’

- Anton van Aar, Manager Procurement | Vebego

Vendor Management

Naast Contract Management en Spend Analytics, werkt Vebego ook met Vendor Management. ''In Vendor Management hebben we workflows ingericht. Deze helpen ons met de audits. Een vervolgstap qua efficiencyverbetering is controle krijgen op de ISO-certificaten. Op het moment dat we deze van de leverancier ontvangen, staat er een einddatum op, maar er is niemand die deze blijft managen.''

Samenwerking

De inkoopafdeling van Vebego zet het Business Spend Management platform in om efficiënter te kunnen werken én het bewustzijn op inkoop te vergroten. Met Vendor Management, Contract Management en Spend Analytics ervaren ze dagelijks het gemak. Anton: ''De samenwerking ervaar ik positief. In het begin hebben we veel contact gehad, dat is nu niet meer nodig. Het contact is prima. De collega's van de supportafdeling van ISPnext zijn altijd bereidwillig om te helpen.''

Over Vebego

Vebego is een Nederlands internationaal opererende familieonderneming op het gebied van facilitaire dienstverlening en zorg.

Contract Management in 5 stappen

Versterk je contractbeheer met onze whitepaper. Deze whitepaper leidt je door vijf cruciale stappen om je contractmanagement te optimaliseren. Van opzetten tot naleving, ontdek hoe je risico's vermindert en efficiëntie verhoogt.