Vebego, ein niederländisches, international tätiges Familienunternehmen in den Bereichen Facility Services und Gesundheitswesen, nutzt ISPnext, um eine zentrale Schicht über die Finanzverwaltungen seiner unterschiedlichen Unternehmen zu legen. Contract Management, Spend Analytics und Vendor Management bieten landesweite Transparenz über Kreditoren, Ausgaben und Vertragsverpflichtungen.
Finanzinformationen fragmentiert über Tabellenkalkulationen und verschiedene Verwaltungssysteme wie SAP je Unternehmensteil, kein landesweiter Überblick über Kreditoren, Ausgaben oder Verträge.
Eine zentrale Schicht über die bestehenden Finanzverwaltungen gelegt mit Contract Management, Spend Analytics und Vendor Management, genutzt sowohl von Vebego selbst als auch von den Tochtergesellschaften.
Landesweite Transparenz über Kreditoren und Ausgaben, Vertrags-Compliance je Unternehmen, proaktive Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen und Workflows für Lieferantenaudits.
Fragmentierte Finanzverwaltung über unterschiedliche Unternehmen
Vebego besteht aus unterschiedlichen Unternehmen in den Bereichen Facility Services und Gesundheitswesen, jedes mit eigener Finanzverwaltung. Vor ISPnext fehlte ein zentraler, landesweiter Überblick.
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Fragmentierte Systeme
„Früher waren die Informationen über einzelne Tabellenkalkulationen und verschiedene Verwaltungssysteme wie SAP verteilt", erzählt Rob Crasborn, Junior Projektmanager bei Vebego Service Expertise.
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Keine landesweite Transparenz
Ohne eine zentrale Schicht über die Unternehmensteile fehlte der Überblick über die Höhe der Kreditoren und Ausgaben in den gesamten Niederlanden.
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Verträge ohne aktive Verwaltung
Von Lieferanten erhaltene Dokumente enthielten zwar ein Enddatum, aber niemand verwaltete diese aktiv, wodurch das Risikomanagement bei gesetzlichen Verpflichtungen reaktiv statt proaktiv war.
"Dadurch konnten wir die Vertrags-Compliance je Unternehmen sichtbar machen. Das hat uns einen enormen Effizienzgewinn gebracht."
Eine zentrale Schicht mit Contract Management, Spend Analytics und Vendor Management
Vebego setzte ISPnext als Schicht über die Finanzverwaltungen seiner Unternehmen ein, mit dem Ziel, Kreditoren- und Ausgabendaten zentral zu erschließen, sowohl für Vebego selbst als auch für die Tochtergesellschaften.
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Zentrale Schicht über Finanzverwaltungen
„Wir haben mit ISPnext angefangen, weil wir eine Schicht über die Finanzverwaltungen unserer Unternehmen legen wollten, um daraus Kreditoren- und Ausgabendaten zu gewinnen. So haben wir landesweit Einblick, wie viele Kreditoren wir haben und wie viel Geld wir ausgeben", so Rob.
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Contract Management als Fundament
Vebego begann damit, alle Verträge zu sammeln, um zu prüfen, was diese abdeckten und was nicht. So wurde die Vertrags-Compliance je Unternehmen sichtbar, mit einem enormen Effizienzgewinn und besseren Informationen für das Vertragsmanagement als Ergebnis.
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Proaktives Risikomanagement
Mit ISPnext brachte Vebego alle Dokumente zu gesetzlichen Verpflichtungen in Ordnung. „Das machen wir jetzt proaktiv statt reaktiv. Das ist eine positive Verbesserung", so Rob.
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Vendor Management und Tochtergesellschaften
Neben Contract Management und Spend Analytics richtete Vebego in Vendor Management Workflows für Lieferantenaudits ein. Nicht nur Vebego selbst, auch die Tochtergesellschaften nutzen die Lösungen, ein zentrales Tool, bei dem die Daten weiterhin den jeweiligen Unternehmensteilen gehören.
Landesweite Transparenz über Kreditoren, Ausgaben und Vertragsverpflichtungen
Vebego verfügt nun landesweit über Transparenz bei Kreditoren und Ausgaben, verwaltet die Vertrags-Compliance je Unternehmensteil und geht proaktiv mit Risikomanagement um.
Was es Vebego bringt
- Eine zentrale Schicht über die Finanzverwaltungen aller Unternehmensteile
- Landesweite Transparenz über die Anzahl der Kreditoren und Höhe der Ausgaben
- Vertrags-Compliance je Unternehmen sichtbar gemacht, ein enormer Effizienzgewinn
- Proaktive statt reaktive Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen
- Workflows für Lieferantenaudits über Vendor Management, mit ISO-Zertifikatsmanagement als nächstem Schritt
Häufig gestellte Fragen zu Contract Management, Spend Analytics und Vendor Management bei Vebego
Vebego ist ein niederländisches, international tätiges Familienunternehmen in den Bereichen Facility Services und Gesundheitswesen. Der Konzern besteht aus unterschiedlichen Unternehmen und Tochtergesellschaften.
Vebego nutzt Contract Management, Spend Analytics und Vendor Management als zentrale Schicht über die Finanzverwaltungen seiner Unternehmensteile.
Indem Vebego mit ISPnext eine Schicht über die bestehenden Finanzverwaltungen und Systeme wie SAP legte, kann das Unternehmen Kreditoren- und Ausgabendaten zentral erschließen, mit landesweiter Transparenz als Ergebnis.
Vebego begann damit, alle Verträge zu sammeln, um zu bestimmen, was diese abdeckten und was nicht. Dies machte die Vertrags-Compliance je Unternehmen sichtbar und brachte einen großen Effizienzgewinn sowie bessere Informationen für das Vertragsmanagement.
Nicht nur Vebego selbst, sondern auch die Tochtergesellschaften arbeiten mit den ISPnext-Lösungen. Es ist ein zentrales Tool, aber die Daten bleiben im Besitz der einzelnen Unternehmensteile, was das Bewusstsein aus Beschaffungsperspektive erhöht.
Vebego hat in Vendor Management bereits Workflows eingerichtet, die bei Audits helfen. Der nächste Schritt zur weiteren Effizienzsteigerung ist die Kontrolle über ISO-Zertifikate, aktuell steht zwar ein Enddatum auf Lieferantendokumenten, aber noch niemand verwaltet dies aktiv.
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