Warum ist es wichtig, die Ausgaben zu verstehen?

In vielen Organisationen bleiben wichtige Lieferanten- oder Kosteninformationen über verschiedene Systeme oder Abteilungen verstreut. Das schafft blinde Flecken. „Wenn man sich auf manuelle Übersichten oder späte Signale verlässt, ist eine Anpassung fast unmöglich“, warnt John. Ein guter Einblick hilft Ihnen, Risiken frühzeitig zu erkennen, seien es Budgetüberschreitungen, Vertragsverletzungen oder Compliance-Probleme.

Die Zusammenführung aller Daten in einer Plattform schafft einen Kontrollpunkt, der kontinuierlich überwacht. Dadurch werden Fehler schneller erkannt und Abweichungen können sofort mit den zuständigen Abteilungen besprochen werden.

Laut John sind die Vorteile nicht nur finanzieller Natur. „Wenn man weiß, wohin das Geld fließt, kann man strategischer einkaufen, besser verhandeln und Prozesse effizienter gestalten.“ Unternehmen können sich auf Folgendes verlassen:

• schnelleres Handeln bei Überschreitungen.
• Geringere Arbeitsbelastung durch automatische Warnmeldungen.
• Bessere Zusammenarbeit zwischen Finanz- und Beschaffungswesen.
• Klarheit über die Lieferantenleistung.
• Mehr Vertrauen in die Entscheidungsfindung auf der Grundlage aktueller Daten.

„Sobald Manager über aktuelle und zuverlässige Daten verfügen, entsteht Vertrauen und Tempo in der Organisation“, betont John.

Immer mehr Organisationen müssen über ihre Nachhaltigkeitsziele Rechenschaft ablegen. Das Verständnis der Ausgaben ist dabei ein unverzichtbarer Baustein. „Wenn man nicht weiß, mit wem man Geschäfte macht, kann man auch keine ESG-Ziele verfolgen“, argumentiert John. Denken Sie an den CO2-Fußabdruck, die Vielfalt in der Kette oder die Einhaltung ethischer Richtlinien.

Durch die Verknüpfung von ESG-Kriterien mit Lieferanten- und Rechnungsdaten wird nachhaltiges Wirtschaften konkret. Und Dashboards mit aktuellen Berichten machen es einfacher, externe Anforderungen zu erfüllen.

Ein häufiger Fallstrick ist, dass sich Unternehmen auf Excel oder separate Tools verlassen, um Einblicke zu erhalten. Das kostet nicht nur Zeit, sondern führt auch zu Fehlern. „Jeder, der fünf Excel-Dateien benötigt, um seine Ausgaben zu erklären, sitzt auf einer Zeitbombe“, stellt John scharfsinnig fest. Die Lösung liegt in zentralen Datenströmen, die automatisch angereichert und validiert werden.

Eine intelligente Plattform sorgt dafür, dass Sie sofort sehen, was Sie wissen müssen, ohne Verzögerung oder manuelle Arbeit. So können sich die Mitarbeiter auf die Analyse und das Handeln konzentrieren, nicht auf die Verwaltung.

Möchten Sie wissen, wie Vebego die volle Kontrolle über seine Beschaffungs- und Lieferantenprozesse erlangt hat? Lesen Sie den Kundenbericht und erfahren Sie, wie das Organisationen mit einem zentralen Tool Einblick in seine Ausgaben erhielt.

Die Technologie spielt eine Schlüsselrolle bei der Gewinnung von Erkenntnissen. „Aber die Technologie muss dem Nutzer dienen“, sagt John. Benutzerfreundlichkeit, Anpassungsfähigkeit und Übersicht sind Voraussetzungen, um wirklich von ihr zu profitieren.

Eine moderne Lösung ist modular und wächst mit der Organisation. Sei es durch Erweiterungen, Rechtsvorschriften oder Aktualisierungen. Ein skalierbarer Ansatz sorgt dafür, dass der Einblick in die Ausgaben nicht stagniert, sobald sich die Umstände ändern.

Schließlich unterstreicht John die Bedeutung der Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen. "Die Finanzabteilung sieht die Zahlen, die Beschaffungsabteilung kennt die Lieferanten. Nur gemeinsam erhält man ein vollständiges Bild." Die Einsicht in die Ausgaben wird so zu einem gemeinsamen Interesse, nicht nur des Controllers, sondern des gesamten Unternehmens.

Eine gemeinsame Plattform macht es einfacher, sich zu beraten, Ziele zu teilen und gemeinsam Verbesserungen vorzunehmen. Dies führt zu besseren Erträgen und mehr Flexibilität in einem sich schnell verändernden Markt.

Fragen Sie sich, wie Ihr Organisationen die Ausgaben besser in den Griff bekommen kann? Fordern Sie gleich eine Demo an und entdecken Sie, wie ISPnext einen klaren Einblick in jeden Schritt Ihres Finanzprozesses bietet.